Każdy, kto prowadził postępowanie na usługę ciągłą, zna ten scenariusz. W SWZ wpisane są konkretne daty — od 1 stycznia do 31 grudnia. Procedura idzie zgodnie z planem, aż nagle wpada odwołanie. KIO rozpatruje sprawę, mija termin startowy, a zamawiający zostaje z dokumentacją, która opisuje rzeczywistość sprzed dwóch miesięcy. Usługa musi być świadczona bez przerwy, więc na okres przejściowy zawiera się umowę z wolnej ręki. A gdy wreszcie można podpisać właściwą umowę — okazuje się, że daty z SWZ już nie pasują.
Źródłem kłopotu jest sposób, w jaki zamawiający sformułował termin realizacji. Pzp przewiduje, że termin powinien być wyrażony w jednostkach czasu — miesiącach, tygodniach, dniach — a nie konkretnymi datami kalendarzowymi. Konkretną datę wolno wpisać tylko wtedy, gdy stoi za tym obiektywna przyczyna, na przykład konieczność rozliczenia dotacji albo koniec roku budżetowego. Gdyby w SWZ widniał zapis „12 miesięcy od dnia zawarcia umowy”, umowa automatycznie obowiązywałaby od daty podpisania i nie byłoby o czym dyskutować. Wpisanie dat zamknęło zamawiającemu tę furtkę.
Nie oznacza to jednak, że sytuacja jest bez wyjścia. Orzecznictwo KIO od lat stoi na stanowisku, że upływ terminu wskazanego w dokumentacji nie blokuje zawarcia umowy. Nie jest to wada postępowania. Nie jest to powód do unieważnienia. Zamawiający może podpisać umowę z nowym terminem — pod warunkiem że zmiana nie zmienia charakteru całego zamówienia.
I tu pojawia się najważniejsze rozróżnienie — czy przesunięcie dat to zmiana istotna, czy nieistotna. Zmiana istotna to taka, która mogłaby sprawić, że do przetargu zgłosiliby się inni wykonawcy albo złożono by inne oferty. Przy usługach ciągłych — catering, ochrona, sprzątanie, obsługa informatyczna — przesunięcie „okna czasowego” o dwa miesiące przy identycznym zakresie i identycznym wynagrodzeniu z reguły niczego nie zmienia. Wykonawca, który był gotowy świadczyć usługę od stycznia, jest tak samo gotowy od marca. Te usługi nie mają charakteru sezonowego, a przesunięcie nie wpływa ani na koszty realizacji, ani na sposób wykonania zamówienia.
Jeden element wymaga jednak szczególnej uwagi — termin realizacji nie może stanowić kryterium oceny ofert. Jeśli wykonawcy dostawali za niego punkty, przesunięcie daty po wyborze oferty zmienia element, za który przyznano punktację. KIO zajęła w tej sprawie jednoznaczne stanowisko — taka zmiana jest niedopuszczalna. Przy usługach ciągłych termin rzadko bywa kryterium, ale warto to zweryfikować przed podjęciem jakichkolwiek kroków.
Rozwiązanie wygląda nieco inaczej w zależności od tego, czy postępowanie prowadzone jest poniżej progów unijnych (tryb krajowy), czy powyżej (tryb unijny). W postępowaniach krajowych zamawiający ma większą elastyczność — krótsza procedura, mniejsze ryzyko kontroli, a przesłanki zmiany umowy stosuje się odpowiednio. Termin związania ofertą wynosi maksymalnie 30 dni, co przy dwumiesięcznym opóźnieniu oznacza, że niemal na pewno upłynął — a to wymaga uzyskania pisemnej zgody wykonawcy na zawarcie umowy. W postępowaniach unijnych procedura jest bardziej sformalizowana, termin związania ofertą to 90 lub 120 dni, kontrola ex ante ze strony Prezesa UZP może dodatkowo skomplikować sprawę, a każda zmiana warunków zamówienia jest badana pod lupą. Niezależnie od trybu mechanizm prawny jest ten sam — zamawiający może przesunąć termin, jeśli zmiana nie jest istotna — ale w postępowaniach unijnych dokumentacja uzasadniająca musi być znacznie bardziej szczegółowa, a ryzyko zakwestionowania przez organy kontrolne proporcjonalnie wyższe.
Najsilniejszą pozycję daje zamawiającemu klauzula przeglądowa — zapis w SWZ lub wzorze umowy dopuszczający zmianę terminu na wypadek przedłużenia procedury przetargowej lub odwoławczej. Takie klauzule są powszechne i powinny znajdować się w każdej dokumentacji na usługi ciągłe. Jeśli klauzula jest — sprawa jest prosta. Jeśli jej nie ma — zamawiający opiera się na argumencie, że przesunięcie ma charakter nieistotny i nie wymaga szczególnej podstawy prawnej. Zmianę można przy tym wprowadzić jeszcze przed podpisaniem umowy — nie trzeba najpierw podpisywać na starych warunkach, a potem aneksować. Skoro prawo pozwala zmieniać umowę już zawartą, to tym bardziej można dostosować warunki umowy, która dopiero ma być podpisana.
Osobna sprawa to umowa pomostowa z wolnej ręki na okres przejściowy. KIO akceptuje to rozwiązanie, gdy ciągłość usługi nie może być przerwana, a postępowanie konkurencyjne trwa równolegle. Warunki są trzy — umowa pomostowa musi obejmować krótki okres (dwa miesiące spokojnie się mieści), zamawiający nie może być sam sobie winny opóźnienia, a wolna ręka pełni wyłącznie funkcję „pomostu” do czasu zakończenia właściwej procedury. Odwołanie do KIO formalnie nie jest okolicznością „wyjątkową”, ale Izba wielokrotnie wskazywała, że przy usługach, których ciągłość jest krytyczna, takie podejście jest uzasadnione i nie budzi zastrzeżeń.
Zamawiający ma do wyboru dwa realne warianty. Pierwszy — umowa na pełne 12 miesięcy od marca 2026 do końca lutego 2027. Zachowuje cały zakres zamówienia i pełne wynagrodzenie, ale wymaga zabezpieczenia budżetu na początek następnego roku. Drugi — umowa na 10 miesięcy, od marca do grudnia 2026. Zamyka się w roku budżetowym, ale oznacza obniżenie wynagrodzenia i wymaga zgody wykonawcy na skrócenie zakresu. Unieważnienie postępowania nie wchodzi w grę — Pzp nie przewiduje takiej przesłanki dla opóźnień wynikających z odwołań, a orzecznictwo konsekwentnie to potwierdza.
Niezależnie od wybranej ścieżki zamawiający powinien sporządzić notatkę służbową z chronologią zdarzeń i uzasadnieniem, dlaczego przesunięcie terminu nie zmienia charakteru zamówienia. Jeśli upłynął termin związania ofertą — a przy dwumiesięcznym opóźnieniu w trybie krajowym to niemal pewne — konieczna jest pisemna zgoda wykonawcy na zawarcie umowy. To jednocześnie dobry moment, żeby uzgodnić nowy termin realizacji.
Warto przy okazji przemyśleć treść przyszłych SWZ. Zapis „12 miesięcy od zawarcia umowy” zamiast konkretnych dat sprawia, że cały opisany problem po prostu nie powstaje — niezależnie od tego, ile potrwa procedura i ile odwołań po drodze wpłynie.
#zamówieniapubliczne #pzp #zmianaumowy #terminrealizacji #usługiciągłe #wolnaręka #kio #noweprzetargi
