Zamówienia publiczne u progu 2025 roku. Najlepsze praktyki w oparciu o przełomowe orzecznictwo i wnioski organów kontroli.

Wprowadzenie. Specyfika zamówień udzielanych na przełomie roku. Planowane zmiany w przepisach.  Wyzwania w związku z zamówieniami współfinansowanymi ze środków UE.

Optymalny dokument Specyfikacji Warunków Zamówienia – najlepsze praktyki – elementy kluczowe pod względem uniknięcia zwrotu dotacji:

1. Przygotowanie specyfikacji warunków zamówienia (SWZ) – zawartość SWZ – elementy obligatoryjne
   i fakultatywne poniżej i powyżej progów unijnych:

• Opis przedmiotu zamówienia – współpraca z pracownikiem merytorycznym na etapie prowadzenia procedury (CASE STUDY);
• Warunki udziału w postępowaniu a wymogi stawiane wykonawcom. Odpowiedni poziom jakości a brak wykluczenia wykonawców, którzy są w stanie wykonać zamówienie. CASE STUDY.

• Dowody należytego wykonania. Podmiotowe środki dowodowe – zasady ich badania i uzupełniania. CASE STUDY

• Wzorcowy dobór i weryfikacja podmiotowych i przedmiotowych środków dowodowych. Konsekwencje żądania dokumentów niezgodnych z przepisami wykonawczymi. Weryfikacja prawidłowości składanych dokumentów.
• Zakres dokumentów, jakie przedstawia wykonawca na potwierdzenie spełniania warunków podmiotowych, w sytuacji, w której korzysta z potencjału podmiotów trzecich.
• Kryteria oceny ofert – cena 100% – zasady stosowania. Co bada organ kontroli w przypadku zastosowania kryterium ceny przekraczającego 60%.
• Konsorcja w praktyce. Wpływ w tym obszarze na ocenę prawidłowości złożonej oferty.
• Wadium – wniesienie, zwrot, zatrzymanie. W jakiej postaci należy składać wadium wnoszone w formie niepieniężnej? Jakie są zasady zwrotu wadium „z urzędu” a jakie „na wniosek”? Zwrot wadium a możliwość wyboru oferty – zasady postępowania.

2. Dopuszczenie korzystania z zasobów innych podmiotów a podwykonawstwo. Oświadczenia oraz dokumenty składane przez podmioty, na których zasobach polega Wykonawca:

• Zasady ograniczania udziału podwykonawców.
• Zasady korzystania z zasobów podmiotów trzecich.
• Podmiot trzeci a obowiązek udziału jako podwykonawca. Czy osoba fizyczna może być podmiotem trzecim w przypadku użyczenia zasobu wiedzy i doświadczenia.
• Zasady składania i weryfikacja dokumentów podmiotów trzecich.

Zasady postępowania Zamawiającego po wszczęciu procedury – jak uniknąć błędów:

• Udzielanie odpowiedzi na pytania do treści SWZ. Brak obowiązku udzielenia odpowiedzi na pytania do SWZ/opisu potrzeb i wymagań, a informacja o nieprawidłowości w postępowaniu. CASE STUDY
• Badanie i ocena ofert – dozwolone wyjaśnienia treści oferty i niedozwolone negocjacje treści ofert. Obowiązki zamawiającego na etapie badania i oceny ofert. Poprawa omyłek w ofertach – konsekwencje braku dokonania poprawy. Konsekwencje przedwczesnego odrzucenia oferty w przypadku zamówień współfinansowanych. CASE STUDY
• Odrzucenie oferty – zasady budowania podstawy prawnej i faktycznej. Zaniechanie odrzucenia oferty a możliwe zarzuty organów kontroli.
• Rażąco niska ceny – jak konstruować wezwanie do wyjaśnień rażąco niskiej ceny. Kiedy zasadne jest ponowne wezwanie. Ocena złożonych wyjaśnień w świetle najnowszego orzecznictwa.

Umowy w praktyce – zagadnienia związane z redakcją umowy jako załącznika do SWZ oraz realizacją już podpisanych umów:
• Zapisy umowy utrudniające jej późniejszą realizację – przykłady.
• Zabezpieczenie i obrona interesów Zamawiającego a możliwe zarzuty organów kontroli w oparciu o nieprecyzyjne zapisy umów.
• Sytuacje sporne – kiedy wymagane jest nowe postępowanie o udzielenie zamówienia.
• Bezpieczne zmiany umowy w przypadku współfinansowania ze środków UE.

Podsumowanie szkolenia. Odpowiedzi na pytania uczestników szkolenia.