Zamówienia publiczne 2026 – Intensywne Warsztaty Zamówień Publicznych. Zmiany w procedurach udzielania zamówień, możliwe problemy, kierunki kontroli.

Dzień  – środa, 25 lutego:

do godz. 12.00 – kwaterowanie uczestników według dostępności pokoi, 11.00-18.00 – zajęcia (obiad: 13.00-14.00):

Blok I: Zamówienia publiczne 2026 – od czego zacząć jeśli idzie o zmiany w funkcjonowaniu działów zamówień publicznych?

Blok II: Najnowsze zmiany w przepisach:

1. Nowe progi stosowania ustawy a regulaminy wewnętrzne w jednostkach zamawiających.
2. Zmiana w przesłankach odrzucenia ofert i zasadach zamówień publicznych – elementy kluczowe przy tworzeniu dokumentów zamówienia oraz na etapie ocenie ofert.
3. Certyfikacja wykonawców – plusy i minusy certyfikacji.

Blok III: Zamówienia do progu stosowania Ustawy Prawo zamówień publicznych. Zmiana progu i konieczność aktualizacji regulaminów wydatkowania środków do progu stosowania ustawy PZP. Co przy tej okazji warto zmienić? Przykładowe zapisy regulaminów oraz rozwiązania usprawniające proces zakupowy.

Blok IV: Procedura udzielenia zamówienia publicznego w roku 2026: Prawidłowy opis przedmiotu zamówienia i jego szacowanie.

1. Wzorzec sprawnego prowadzenia procedur: planowanie, prawidłowo przeprowadzony opis przedmiotu zamówienia oraz szacowanie jego wartości.
2. Budżet jednostki a szacowanie wartości zamówienia. Niezbędne informacje dla służb księgowych.
3. Niezbędne zapisy w regulaminach wewnętrznych w zakresie szacowania.
4. Opis przedmiotu zamówienia – współpraca z pracownikiem merytorycznym na etapie przygotowania postępowania i prowadzenia procedury. Dlaczego ten etap jest kluczowy?
5. Kontrola zewnętrzna oraz audyt wewnętrzny etapu sporządzania opisu i szacowania wartości zamówienia. Odpowiedzialność z tytułu naruszeń stwierdzonych na tym etapie procedury.

od godz. 20.30 – kolacja

Dzień – czwartek, 26 lutego:

8.00 – 10.00 – śniadanie, 10.00-18.00 – zajęcia (przerwa obiadowa: 14.00-15.00):

Blok V: Procedura udzielenia zamówienia publicznego w roku 2026: SWZ i projekt umowy.

1. Jak Wykonawca czyta dokument SWZ i co z tego wynika dla Zamawiającego?

2. Rozważna redakcja zapisów specyfikacji. Jak poszczególne zapisy SWZ mogą wpływać na:

• Zbyt małą ilość ofert w procedurze;
• Wystąpienie sytuacji rażąco niskiej ceny wymagającej zbadania lub nieproporcjonalnie wysokich cen w stosunku do cen rynkowych;
• Inne sytuacje problemowe z punktu widzenia zamawiającego.

3. Unikanie niepotrzebnych zapisów a zwiększenie ilości składanych ofert.
4. Przygotowanie specyfikacji warunków zamówienia (SWZ) – zawartość SWZ w procedurze poniżej i powyżej progów unijnych. Optymalizacja warunków udziału i kryteriów oceny pod kątem zasady efektywności wydatków publicznych:

• Zasada efektywności jako fundament procedur zakupowych i uzasadnienie wymagań zamawiającego. Czy kupowanie najtaniej jest zgodne z ustawą o finansach publicznych.
• Warunki udziału w postępowaniu a wymogi stawiane wykonawcom. Odpowiedni poziom jakości a brak wykluczenia wykonawców, którzy są w stanie wykonać zamówienie. Warunki udziału a ryzyko korekt finansowych w zamówieniach współfinansowanych.
• Wzorcowy dobór podmiotowych i przedmiotowych środków dowodowych. Konsekwencje żądania dokumentów niezgodnych z przepisami wykonawczymi.
• Korzystanie z potencjału podmiotów trzecich – podmioty trzecie a obowiązek podwykonawstwa.
• Zapisy dotyczące wadiów. Kiedy warto żądać wadium – argumenty za i przeciw?
• Kryteria oceny ofert – cena 100% – zasady stosowania. Co bada organ kontroli w przypadku zastosowania kryterium ceny przekraczającego 60%.
• Aspekty środowiskowe i społeczne jako element obowiązkowy w zapisach SWZ (DNSH)
• Wydatkowanie środków z KPO a wytyczne w zakresie konkurencyjności.

1. Optymalizacja projektu umowy pod kątem sprawności jej realizacji. Bezpieczne zapisy umów. Co możemy zmienić w naszych projektach – przykłady dobrych rozwiązań?

6. Zapisy umowy utrudniające jej późniejszą realizację Elementy umowy zwiększające i zmniejszające prawdopodobieństwo konfliktu sądowego z Wykonawcą.
7. Zasada współdziałania w praktyce. Ustalenie zasad współpracy a efektywna realizacja.
8. Kontrola zewnętrzna oraz audyt wewnętrzny dokumentu SWZ oraz projektu umowy. Odpowiedzialność z tytułu naruszeń stwierdzonych na tym etapie procedury.

Blok VI: Wznowienie i opcja:

• Prawo opcji, wznowienia, zamówienia podobne – jak stosować w praktyce?
• Przykładowe zapisy dotyczące opcji i wznowień.

Blok VII: Badanie i ocena ofert, wybór oferty najkorzystniejszej.

1. Weryfikacja podmiotowych i przedmiotowych środków dowodowych. Weryfikacja prawidłowości składanych dokumentów.
2. Wadium wniesione przez konsorcjum. Wadium – wniesienie, zwrot, zatrzymanie. W jakiej postaci należy składać wadium wnoszone w formie niepieniężnej? Jakie są zasady zwrotu wadium „z urzędu” a jakie „na wniosek”? Zwrot wadium a możliwość wyboru oferty – zasady postępowania.
3. Oświadczenia oraz dokumenty składane przez podmioty, na których zasobach polega Wykonawca:

• Zasady ograniczania udziału podwykonawców;
• Zasady korzystania z zasobów podmiotów trzecich;
• Podmiot trzeci a obowiązek udziału jako podwykonawca. Czy osoba fizyczna może być podmiotem trzecim w przypadku użyczenia zasobu wiedzy i doświadczenia.

4. Zasady wystosowywania wezwań przez Zamawiającego. Konsekwencje braku precyzji w wezwaniu. Zasady wyznaczania terminów wezwań.
5. Badanie oferty konsorcjum.
6. Powtórzenie czynności badania i oceny ofert. Kiedy należy a kiedy nie wolno unieważniać pierwszego wyboru.
7. Wybór najkorzystniejszej oferty. Odrzucenie oferty – zasady budowania podstawy prawnej i faktycznej. Zaniechanie odrzucenia oferty a możliwe zarzuty organów kontroli.
8. Kontrola zewnętrzna oraz audyt wewnętrzny dokumentu tego etapu procedury. Odpowiedzialność z tytułu naruszeń.

Blok VIII: Zamówienia do i powyżej progu unijnego – kluczowe elementy, na które trzeba zwrócić uwagę.

Blok IX: Tryby negocjacyjne w praktyce:

1. Tryb podstawowy w wariancie drugim krok po kroku – plusy i minusy tego wariantu:

• badanie podmiotowych środków dowodowych,
• uznanie oferty za odrzuconą a odrzucenie oferty,
• zasady prowadzenia negocjacji,
• postępowanie z ofertami dodatkowymi;

2. Dialog konkurencyjny – plusy i minusy:

• zasady kwalifikacji wykonawców do dialogu,
• prowadzenie negocjacji – zasady wypracowania rozwiązań korzystnych dla zamawiającego – dlaczego warto zrobić analizę ryzyka.

 

Blok X: Sytuacje sporne na linii Zamawiający-Wykonawca.

1. Sytuacje sporne na etapie poprzedzającym składanie ofert.

• Błędy zamawiającego związane ze zbiorczym udzielaniem odpowiedzi na pytania Wykonawców.
• Modyfikacje specyfikacji wynikające z działań Zmawiającego lub pytań Wykonawców.
• Co robić kiedy pytanie nie jest pytaniem o wyjaśnienie treści specyfikacji.
• Konsekwencje dla Zamawiającego braku udzielenia odpowiedzi na pytanie złożenie po ustawowym terminie a wskazujące na błąd Zamawiającego – strategie działań Wykonawców a bezpieczeństwo osób odpowiedzialnych w jednostce.

2. Sytuacje sporne po otwarciu ofert:

• Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Zasady stosowania wezwania do wyjaśnień a wezwania do uzupełnienia.
• Oferta niezgodna z warunkami zamówienia.
• Obowiązkowe poprawienie omyłek w ofertach – zakres działań zamawiającego – konsekwencje przedwczesnego odrzucenia oferty w przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE.
• Błędy w zakresie badania i oceny w zakresie występowania rażąco niskiej ceny.
• Kiedy wymagane jest nowe postępowanie o udzielenie zamówienia.
• Krajowa Izba Odwoławcza – postępowanie w przypadku otrzymania odwołania. Skutki unieważnienia czynności a uznania odwołania.
• Odszkodowanie dla wykonawców w przypadku utraty zamówienia – ryzyko podwójnej zapłaty za to samo zamówienie w świetle orzecznictwa Sądu Najwyższego.

3. Czyn nieuczciwej konkurencji w zamówieniach publicznych w tym rażąco niska cena składowa a czyn nieuczciwej konkurencji. Jak konstruować wezwanie do wyjaśnień rażąco niskiej ceny. Kiedy zasadne jest ponowne wezwanie. Ocena złożonych wyjaśnień w świetle orzecznictwa.
4. Zmowa cenowa – strategie postępowania nieuczciwych podmiotów. W jaki sposób rozpoznać zmowę cenową – analiza rzeczywistych przykładów.

od godz. 20.30 – kolacja

Dzień  – piątek, 27 lutego:

do godz. 9.00 śniadanie, 9:00-11.00 – zajęcia; do godz. 11.30 – wykwaterowanie uczestników.

Blok XI: Realizacja umowy o udzielenie zamówienia publicznego.

1. Praktyczne problemy związane z realizacją umowy o udzielenie zamówienia publicznego – przegląd. Kary umowne – możliwości miarkowania kary bez wyroku sądu.

1. Prawne granice kontroli realizacji umowy – prawa i obowiązki Zmawiającego.
2. Zabezpieczenie i obrona interesów Zamawiającego w umowie a możliwe zarzuty organów kontroli w oparciu o nieprecyzyjne zapisy umów.
3. Bezpieczne zmiany umowy w przypadku współfinansowania ze środków UE.

5. Ogłoszenie o wykonaniu umowy a naruszenie dóbr osobistych Wykonawcy – Case Study.

Blok XII: Podsumowanie szkolenia.