ZAMÓWIENIA PUBLICZNE W II PÓŁROCZU: „Jak bezpiecznie przeprowadzić postępowania, sprawnie wydać środki, zrealizować umowy i zamknąć rok w zamówieniach?”

KOŃCÓWKA ROKU BUDŻETOWEGO – PLANOWANIE I PRAWIDŁOWA KWALIFIKACJA ZAMÓWIENIA:
a) dodatkowe środki i nowe potrzeby zakupowe w II półroczu,
b) jak ustalić właściwy reżim prawny zamówienia:
• do 170 000 zł netto,
• powyżej 170 000 zł i poniżej progów unijnych,
• powyżej progów unijnych,
• zamówienia wyłączone spod Pzp;
c) agregowanie potrzeb różnych komórek organizacyjnych,
d) jak prawidłowo przewidywać zwiększenie zakresu zamówienia już na etapie przygotowania postępowania?
CASE STUDY „Otrzymaliśmy dodatkowe środki pod koniec roku – co możemy zrobić i jaką procedurę zastosować?”

SZACOWANIE WARTOŚCI I PRZYGOTOWANIE POSTĘPOWANIA – JAK NIE POPEŁNIĆ BŁĘDU JUŻ NA STARCIE?
a) szacowanie wartości zamówienia z należytą starannością,
b) jak ustalić wartość zamówienia przy zmieniających się potrzebach,
c) możliwość zmiany ilości poszczególnych pozycji asortymentowych,
d) zwiększenie wartości umowy – kiedy jest dopuszczalne, a kiedy generuje ryzyko,
e) co decyduje o tym, czy stosujemy regulamin, procedurę krajową czy unijną?
f) zamówienia powtarzające się i podobne – jak ustalić, czy podlegają łącznemu szacowaniu,
g) zamówienie w częściach a niedopuszczalne dzielenie zamówienia,
h) jak prawidłowo udokumentować szacowanie,
i) OPZ – najczęstsze błędy i ryzyka,
j) warunki udziału i kryteria oceny ofert – jak zachować proporcjonalność,
k) przedmiotowe środki dowodowe – kiedy ich żądać?

PROWADZENIE POSTĘPOWANIA – OD WSZCZĘCIA DO WYBORU WYKONAWCY:
a) Zamówienia do 170 000 zł
• prawidłowe stosowanie regulaminu,
• konkurencyjność i dokumentowanie wyboru wykonawcy,
• najczęstsze błędy.
b) Zamówienia objęte Pzp
• procedura krajowa a procedura powyżej progów unijnych,
• przygotowanie dokumentacji,
• terminy,
• komunikacja z wykonawcami,
• zmiany dokumentów zamówienia,
• pytania i wyjaśnienia.
c) Pilne zamówienia w końcówce roku
• presja czasu a zastosowanie trybu niekonkurencyjnego?
• zamówienie z wolnej ręki i negocjacje bez ogłoszenia,
• prawidłowe dokumentowanie przesłanek.
CASE STUDY „Jest listopad – musimy udzielić zamówienia. Czy możemy zastosować tryb niekonkurencyjny?”

BADANIE I OCENA OFERT – NAJCZĘSTSZE PROBLEMY PRAKTYCZNE:
a) prawidłowa kolejność czynności przy badaniu ofert,
b) wyjaśnianie treści oferty,
c) poprawianie omyłek,
d) rażąco niska cena,
e) podmiotowe i przedmiotowe środki dowodowe,
f) wykluczenie wykonawcy i odrzucenie oferty,
g) najczęstsze błędy Zamawiających,
h) certyfikacja wykonawców obowiązująca od 12 lipca 2026 r. – jak stosować nowe rozwiązania w praktyce?

UMOWA I JEJ REALIZACJA – CO MOŻNA ZMIENIĆ, A CZEGO NIE?
a) konstrukcja umowy zabezpieczającej interes Zamawiającego,
b) termin realizacji a koniec roku budżetowego,
c) zmiana terminu,
d) zmiana zakresu zamówienia,
e) zwiększenie lub zmniejszenie wynagrodzenia,
f) ceny jednostkowe i zmiana ilości asortymentu,
g) niewykorzystane środki po wyborze oferty,
h) zmiany przewidziane w umowie a zmiany wymagające podstawy ustawowej,
i) waloryzacja,
j) rozliczenie i dokumentowanie wykonania umowy.
CASE STUDY „Szacunek 200 tys. zł, oferta 160 tys. zł – czy można wykorzystać pozostałe środki?”
oraz:
CASE STUDY „Umowa zawarta w listopadzie – wykonawca nie zdąży zrealizować zamówienia do 31 grudnia. Co robimy?”

Sprawozdawczość i zamknięcie roku:
a) zamówienia do 170 000 zł a sprawozdawczość,
b) zamówienia objęte Pzp,
c) zamówienia wyłączone spod Pzp,
d) najczęstsze błędy.

Dyskusja – odpowiedzi na pytania uczestników szkolenia.