Zamówienia publiczne do progu 170 tys. zł krok po kroku. Praktyczne problemy, dobre praktyki, ryzyka i dokumentacja.

Wprowadzenie. Analiza planowanych zmian. Nowy próg 170 000 zł i jego wpływ na planowanie, szacowanie i procedury udzielania zamówień publicznych.

Czy przy zamówieniach do 170 000 zł można działać bez formalnych procedur?

• Obowiązki i ryzyka przy „małych” zamówieniach – teoria kontra praktyka
• Czy regulacje dotyczące udziału wykonawców pochodzących z „państw trzecich niebędących stronami umów międzynarodowych” wprowadzone ustawą z dnia 9 lipca 2025 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi mają zastosowanie do udzielania zamówień poniżej progu stosowania ustawy Pzp, tj. o wartości poniżej 170 000 zł?
• Co w praktyce oznacza „regulaminowe” postępowanie? Jakie zasady trzeba stosować?
• Kiedy trzeba stosować przepisy ustawy Pzp, mimo że wartość zamówienia jest niska?

Ćwiczenie praktyczne: analiza krótkiego opisu przypadku – czy postępowanie było zgodne z zasadami?

Regulacje wewnętrzne – jak je stworzyć lub zaktualizować, żeby nie generowały ryzyka?

• Co powinno się znaleźć w dobrym regulaminie zamówień do 170 000 zł?
• Jak sprawdzić, czy regulamin nie zawiera zapisów niezgodnych z zasadą konkurencyjności?
• Najczęstsze błędy w regulacjach – z przykładami z kontroli

Mini-przegląd: uczestnicy analizują wybrane fragmenty swoich regulaminów (anonimowo) – prowadzący wskazuje dobre i złe praktyki

Ustalanie wartości zamówienia – kiedy powstaje obowiązek sumowania?

• Jak ustalić wartość zamówienia, aby nie narazić się na zarzut obejścia przepisów
• Typowe błędy zamawiających – podział zamówienia wg komórek, etapów lub budżetów
• Odpowiedzialność za błędne oszacowanie wartości

Mini-warsztat: określenie wartości zamówienia na podstawie konkretnego przypadku (dostawy/usługi)

Baza konkurencyjności i małe zamówienia finansowane ze środków zewnętrznych – jak uniknąć korekt i zwrotów?

• Jak dostosować procedurę wewnętrzną do wymagań umowy o dofinansowanie?
• Typowe błędy w projektach: brak konkurencyjności, brak dokumentacji, niejasny opis przedmiotu
• Dobre praktyki w projektach finansowanych z UE i środków krajowych

Checklista do zastosowania od razu: co sprawdzić, zanim zlecisz zamówienie w projekcie?

Jak przeprowadzić postępowanie poniżej 170 000 zł – krok po kroku

• Minimalne wymagania formalne – co musi być w dokumentacji?
• Jak przygotować zaproszenie, ogłoszenie, warunki udziału, kryteria oceny
• Czy można stosować platformy zakupowe? Jak uprościć postępowanie?

Przykład do wspólnej analizy: porównanie dwóch zaproszeń do złożenia oferty – co jest dobrze, co warto poprawić?

Opis przedmiotu zamówienia – jak uniknąć zarzutu nierównego traktowania?

• Jak precyzyjnie i uczciwie opisać dostawę, usługę lub roboty budowlane
• Jak unikać błędów: wskazywanie znaków towarowych, zawężanie rynku, nieczytelne parametry
• Co powinien sprawdzić wykonawca przed złożeniem oferty?

Ćwiczenie: analiza przykładowego opisu przedmiotu zamówienia – co należałoby zmienić?

Umowy w zamówieniach do 170 000 zł – co powinno się w nich znaleźć?

• Kluczowe postanowienia dla bezpieczeństwa obu stron
• Kiedy i jak wprowadzać klauzule waloryzacyjne?
• Czy przy zamówieniach „na kilka miesięcy” wystarczy prosty formularz?

Pakiet wzorów: przykładowe zapisy do umowy dla dostaw, usług i robót budowlanych

Lista kontrolna – co powinien sprawdzić zamawiający i wykonawca?

• Gotowa checklista do dokumentowania zamówienia
• Co powinien zrobić wykonawca, by skutecznie konkurować o zamówienia do 170 000 zł?
• Jak przygotować się do kontroli i uniknąć konieczności składania wyjaśnień lub korekt?

Rejestr umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych – nowy obowiązek Zamawiających.

Dyskusja – odpowiedzi na pytania uczestników szkolenia.