PRAKTYCZNE WARSZTATY ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH (CASE STUDY): Uproszczenie procedur zamówieniowych a usprawnienie procesu zakupowego. Praktyczne warsztaty zamówień publicznych – znaczenie przepisów Dyrektywy w procesie zamówieniowym.

Dzień  – środa, 15 maja:

do godz. 11.00 – kwaterowanie uczestników według dostępności pokoi, 11.00-18.00 – zajęcia (obiad: 13.00-14.00):

1. Nowe regulacje prawne i ich konsekwencje dla Zamawiających i prowadzonych procedur w roku 2024. Dlaczego kompleksowa znajomość Dyrektywy jest konieczna w codziennej pracy osób przygotowujących i prowadzących procedury.
2. Praktyczne wskazówki w zakresie wewnętrznych procedur zakupowych – skutki przeregulowania procedur a niewydolność zakupowa jednostki.
3. Wewnętrzne regulacje w jednostce
4. Odpowiedzialność w zamówieniach publicznych – CASE STUDY – rodzaje odpowiedzialności w zamówieniach publicznych – bezpieczne zamówienia publiczne.
5. Stosowanie właściwych przepisów w procedurze krajowej i unijnej w świetle wyników kontroli. CASE STUDY
6. Przygotowanie do postępowania jako jeden z najważniejszych etapów postępowania na dostawy, usługi roboty budowlane i jego wpływ na dalsze losy procedury – analiza:

• Opis przedmiotu zamówienia – jak prawidłowo opisać przedmiot zamówienia – najczęściej spotykane nieprawidłowości. Kiedy zapis „lub równoważny” nie jest wystarczający. CASE STUDY
• Szacowanie wartości zamówienia – w tym ustalenie wartości zamówienia na roboty budowlane tego samego rodzaju na różnych obiektach, a podział zamówienia. Ryzyka związane z opinią Urzędu Zamówień Publicznych. Udzielania zamówienia na roboty budowlane w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania. Sposób szacowania i udzielania zamówień w przypadku konieczności szybkiego wydatkowania środków. CASE STUDY.
• Opcja i zamówienia podobne – plusy i minusy przyjętych rozwiązań. Przykładowe zapisy i zasady stosowania. Konsekwencje błędów na etapie przygotowania a możliwość skorzystania z prawa opcji i zamówień podobnych na etapie realizacji. CASE STUDY.
• Elektroniczne środki komunikacji – kluczowe pojęcia i zasady postępowania poniżej i powyżej 130.000 zł. Zasady składania i badania oświadczeń i dokumentów w postępowaniu. CASE STUDY.

7. Czas niezbędny na przeprowadzenie procedury – przykładowe rozwiązania – zasady bezpiecznego skracania terminu składania ofert . Pilna potrzeba udzielenia zamówienia a natychmiastowe wykonanie – zasady postępowania.
8. Przygotowanie specyfikacji warunków zamówienia (SWZ) – zawartość SWZ – elementy obligatoryjne i fakultatywne poniżej i powyżej progów unijnych:

• Zmiany dotyczące warunków udziału w postępowaniu. Wymogi stawiane wykonawcom. CASE STUDY.
• Dowody należytego wykonania umowy. Podmiotowe środki dowodowe – zasady ich badania i uzupełniania. CASE STUDY.
• Przesłanki wykluczenia wykonawców w świetle Dyrektywy klasycznej – kluczowe regulacje z punktu widzenia wykonawcy składającego ofertę oraz zamawiającego zamieszczającego ogłoszenia o zamówieniu.
• Wzorcowy dobór i weryfikacja podmiotowych i przedmiotowych środków dowodowych.
• Zakres dokumentów, jakie przedstawia wykonawca na potwierdzenie spełniania warunków podmiotowych, w sytuacji, w której korzysta z potencjału podmiotów trzecich. Zasady weryfikacji i uzupełniania.
• Kryteria oceny ofert – cena 100%. Co bada organ kontroli w przypadku zastosowania kryterium ceny przekraczającego 60%.
• Konsorcja w praktyce. Najczęściej popełniane błędy przez wykonawców i ich wpływ na ocenę prawidłowości złożonej oferty. Ważne zapisy umowy konsorcjum oraz zasad rozliczania i płatności członków konsorcjum.
• Wadium – wniesienie, zwrot, zatrzymanie. W jakiej postaci należy składać wadium wnoszone w formie niepieniężnej? Jakie są zasady zwrotu wadium „z urzędu” a jakie „na wniosek”? Zwrot wadium a możliwość wyboru oferty – zasady postępowania.

9. Dopuszczenie korzystania z zasobów innych podmiotów a podwykonawstwo. Oświadczenia oraz dokumenty składane przez podmioty, na których zasobach polega Wykonawca:

• Zasady korzystania z zasobów podmiotów trzecich
• Podmiot trzeci a obowiązek udziału jako podwykonawca. Czy osoba fizyczna może być podmiotem trzecim w przypadku użyczenia zasobu wiedzy i doświadczenia.
• Zasady składania i weryfikacja dokumentów podmiotów trzecich.

10. PODSUMOWANIE DNIA. ODPOWIEDZI NA PYTANIA UCZESTNIKÓW SZKOLENIA.

od godz. 20.30 – kolacja

Dzień – czwartek, 16 maja:

8.00 – 10.00 – śniadanie, 10.00-18.00 – zajęcia (przerwa obiadowa: 14.00-15.00):

1. Procedura – zasady postępowania po wszczęciu procedury:

• W jaki sposób Wykonawcy czytają dokumenty postępowania? Proces podejmowania decyzji w postępowaniu po stronie Wykonawcy.
• Jak sprawdzić czy Twoje dokumenty postępowania są zawiłe? Mierniki skuteczności prowadzonych postępowań. Konsekwencje zawiłych i nieprecyzyjnych zapisów dokumentacji postępowania.
• Udzielanie odpowiedzi na pytania do treści SWZ. Brak obowiązku udzielenia odpowiedzi na pytania do SWZ/opisu potrzeb i wymagań, a informacja o nieprawidłowości w postępowaniu. CASE STUDY.
• Pytania do treści SWZ jako źródło informacji w postępowaniu dla organów kontroli. Praktyczne konsekwencje. CASE STUDY.
• Badanie i ocena ofert – dozwolone wyjaśnienia treści oferty i niedozwolone negocjacje treści ofert. Obowiązki zamawiającego na etapie badania i oceny ofert. Poprawa omyłek w ofertach – konsekwencje braku dokonania poprawy. CASE STUDY.
• Odrzucenie oferty – zasady budowania podstawy prawnej i faktycznej.
• Rażąco niska ceny – jak konstruować wezwanie do wyjaśnień rażąco niskiej ceny. Kiedy zasadne jest ponowne wezwanie.

2. Unieważnienie postępowania. Przesłanki unieważnienia postępowania do i po otwarciu ofert. Odpowiedzialność w przypadku niezgodnego z przepisami unieważnienia postępowania.
3. Weryfikacja zapisów dokumentów zamówienia w odniesieniu do listy sprawdzającej – CASE STUDY okiem kontroli.
4. Umowy w zamówieniach publicznych – wstęp – zasady tworzenia i zmiany umów
5. PODSUMOWANIE DNIA. ODPOWIEDZI NA PYTANIA UCZESTNIKÓW SZKOLENIA.

od godz. 20.30 – kolacja

Dzień  – piątek, 17 maja:

do godz. 9.00 śniadanie, 9:00-11.00 – zajęcia, 11.00 – II śniadanie; do godz. 11.30 – wykwaterowanie uczestników.

1. UMOWY W ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH W OBLICZU OSTATNICH PROBLEMÓW:

• Umowy: obligatoryjne postanowienia – przykłady, Obligatoryjne kary umowne, zasada waloryzacji wynagrodzenia, zabezpieczanie należytego wykonania umowy, aneksowanie umów, odstąpienie od umowy, unieważnienie umowy. Podwykonawstwo.
• Umowa o podwykonawstwo – definicja, elementy składowe. Możliwość ograniczenia podwykonawstwa. Czy całe zamówienie może być kluczowe?
• Uprawnienie zamawiającego w zakresie sprzeciwu co do treści umowy o podwykonawstwo.
• Informacje odnośnie podwykonawstwa w swz po zmianach oraz przesłanki braku zgody zamawiającego na podwykonawstwo.
• Obowiązki i uprawnienia wykonawców przy zatrudnieniu podwykonawców oraz obowiązki informacyjne po stronie wykonawcy.
• Udział podwykonawcy w realizacji zamówienia – wymagania obowiązkowe, fakultatywne?
• Zmiany w zakresie płatności za realizację zamówienia – dowody zapłaty wymagalnego wynagrodzenia podwykonawcom.
• Prawne skutki zawarcia umowy w wyniku procedury przeprowadzonej z naruszeniem przepisów.
• Raport z realizacji zamówienia. Publiczny rejestr umów – nowy obowiązek jednostek publicznych.

2. ODPOWIEDZI NA PYTANIA UCZESTNIKÓW SZKOLENIA. PODSUMOWANIE SZKOLENIA.