zamówienia uzupełniające - wolna ręka

Mam takie pytanie:
W zeszłym roku odbył się przeterg nieograniczony na wykładzinę, zamawiający przewidział zamówienia uzupełniające. W tym roku okazało się, że tej wykładziny jest jeszcze za mało(błąd w rachunkach) ale  brakuje niewiele, koszt takiej dostawy to około 5000,00 zł zrobiono zamówienie z wolnej ręki ale poniżej progu 30 tys.
1.Czy na takie zamówienie należy mieć umowę czy faktura wystarczy?
2. Czy o też zamieścić informację o udzieleniu zamówienia na BZP? czy jakaś inna dokmetacja?
Bo wydaje mi się, że można to traktować pomijając procedury. Proszę o informację, gdyż laik ze mnie:)