zmiana koordynatora projektu określonego w umowie?

W umowie jest zapis, że można w przypadku losowym zmienić osobę koordynatora. Poinformowaliśmy telefonicznie zamawiającego o takiej sytuacji, jak również powiedzieliśmy, że wyślemy stosowne pismo. Zamawiający odpowiedział, że nie przyjmie takiego pisma. Argumentował także że mogliśmy wcześniej wpisać do oferty kilka osób, na wszelki wypadek. Niestety nie przewidzieliśmy takiej sytuacji... nauczka na przyszłość. A teraz jesteśmy w kropce...

To zamawiający jest w kropce - umowa to przewidywała, z tego co piszesz.

Możecie więc powołać się na zapis w umowie - i zamawiający nie może tego nie przyjąć.

1. Tak, koordynator był oceniany w ofercie, to był warunek udziału w postępowaniu - podaliśmy osobę, jej doświadczenie i oświadczyliśmy, że pracuje u nas na umowie o pracę.
2. W ofercie nie było podanej żadnej osoby do kontaktu, nie było takiego wymogu - podaliśmy adres firmy i główny firmowy mail i telefon.

A zobaczcie co napisał nam prawnik, którego poprosiliśmy o poradę (tam gdzie jest "NN" było nazwisko i imię koordynatora, którego podaliśmy w ofercie):

Sytuacja jest bardzo problematyczna. Tak jak wspominałem Zamawiający określił warunki realizacji zamówienia przez osoby wskazane w wykazie dołączonym do oferty oraz warunki zmiany tych osób. Niestety Zamawiający przewidział, iż zmiany tych osób będą dokonywane w trybie aneksów do umowy (zmian umowy) a na taką czynność muszą wyrazić zgodę obie strony umowy- jeśli Zamawiający nie będzie chciał się na to zgodzić to jest w prawie i nic na to nie poradzimy, ale trzeba mieć na uwadze zapisy §14 umowy, które przewidują jednakowoż tryb zmiany takich osób ? uważam że powinniście Państwo postępować wg jego zapisów (nic innego nam nie zostało) i drogą oficjalną wystąpić do Zamawiającego o taką zmianę ? podając uzasadnienie i załączając niezbędne informację o proponowanej osobie ? Zamawiający również będzie zobligowany do oficjalnego działania.
Na dzień dzisiejszy trzeba jednak wpisać NN do kontaktu, żeby nie zaogniać sytuacji ? ze swojej strony sugerowałbym również zorganizowanie spotkania z udziałem NN i przedstawicieli Zamawiającego, żeby ?po ludzku? wytłumaczyć im co i jak i zapewnić że zamówienie będzie prawidłowo realizowane. Postawa Zamawiającego może wynikać m.in. z faktu, że osoby NN nie widzieli na oczy i sytuacja wygląda nieco w ten sposób że wzięliście Państwo osobę tylko po to żeby spełnić warunek a realizować będzie kto inny?

Co do konsekwencji to zgodnie z §10 ust. 1 pkt 3 lit. e) umowy
?Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w wysokości 8 % łącznej wartości brutto przedmiotu Umowy określonej w § 9 ust. 1 Umowy w przypadku dopuszczenia innych osób niż te, które zostały zgłoszone w ofercie do realizacji poszczególnych elementów przedmiotu zamówienia, które zobowiązane są wykonać tylko  osoby zgłoszone w ofercie?

Mając powyższe na uwadze należy liczyć się z tym że Zamawiający naliczy karę umowną w tej wysokości (jeśli nie naliczy to może się narazić na zarzut naruszenia dyscypliny finansów publicznych).

Ponadto istnieje zagrożenie, iż Zamawiający może w pewnym momencie realizacji, w trybie §17 umowy, podjąć decyzję o odstąpieniu od umowy z przyczyn leżących po Państwa stronie, ze względu na wykonywanie umowy przez osoby niezaakceptowane przez Zamawiającego ? dlatego tak ważne jest również wszczęcie tej oficjalnej procedury dot. zmiany osoby, będzie dodatkowy argument na Państwa korzyść. Odstąpienie to jest ostateczności i myślę że do niego nie dojdzie bo to spory problem dla zamawiającego w szczególności że mają dofinansowanie ze środków UE, ale trzeba mieć taką ewentualność na uwadze.

Ta odpowiedź prawnika wyjaśnia kilka szczegółów, o których nie pisałem lub nie wiedziałem - sprawą zajmuje się koleżanka, która poprosiła mnie abym Was zapytał na forum.
Co sądzicie?

Zmianą istotną byłaby zmiana warunków udziału i doświadczenia koordynatora - a nie zmiana osoby z imienia i nazwiska spełniająca warunki udziału w postępowaniu.

Zamawiający zawsze może się uprzeć

Dlatego szedłbym w kierunku zmiany nie istotnej - zmiana koordynatora z imienia z nazwiska na innego spełniającego warunki udziału w postępowaniu jest nie istotną zmianą - to nie jest zmiana przedmiotu zamówienia.

Zależy od siły waszej argumentacji.

A odstąpienie od umowy w takiej sytuacji ??? - bzdura jakaś.

A niech się upiera - Wy też się upierajcie - podajcie więc kilku koordynatorów od razu.