"Oferta składana w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego powinna być podpisana przez osobę lub osoby do tego umocowane (zob. też wyrok KIO z dnia 20 marca 2015 r., KIO 438/15 wskazujący na to jako oczywistą ogólną zasadę). Zamawiający zawsze zatem sprawdza, czy osoba lub osoby podpisujące ofertę są do tego umocowane.
Podkreślić należy, że informacje zawarte w KRS lub CEiDG dotyczące wykonawcy zamawiający może samodzielnie uzyskać, ponieważ są one dostępne za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych rejestrów. Może więc w nich sprawdzić, czy ofertę podpisała osoba bądź osoby do tego umocowane (uprawnione do reprezentacji wykonawcy). Zasadne wydaje się pobranie przez zamawiającego ze strony internetowej ww. informacji tj. wydrukowanie i włożenie do dokumentacji postępowania. Jeżeli okaże się, że np. osoba, która podpisała ofertę nie jest wymieniona odpowiednio do przypadku w KRS lub CEiDG, właściwym instrumentem do eliminowania tego rodzaju wątpliwości przez zamawiającego jest wezwanie do uzupełnienia dokumentu pełnomocnictwa, do czego wyraźnie nawiązuje art. 26 ust. 3a ustawy Pzp.
Nie jest więc dopuszczalne pozostawienie wątpliwości co do kwestii umocowania do podpisania oferty i przyjęcie na siebie przez zamawiającego ryzyka, że nie będzie pewności co do prawidłowego złożenia oferty. ....."
Autor: Andrzela Gawrońska-Baran ?radca prawny, doktor nauk prawnych, była wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych, w latach 2010-2016 dyrektor departamentu zamówień publicznych w dużej instytucji zamawiającej