wcześniej było ok. , nic nie jest ok. komentarz: Jaworska 2018,
Dopuszczone formaty danych. Mając na uwadze zapis zawarty w art. 10a ust. 5 PrZamPubl, wydawałoby się, że wszelkie inne dokumenty przesyłane pomiędzy zamawiającym a wykonawcami mogą mieć zwykłą postać elektroniczną, gdyż w PrZamPubl nie zastrzeżono dla nich żadnej szczególnej formy. W § 4 rozp. Prezesa RM z 27.6.2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1320) zastrzeżono jednak, iż dokumenty elektroniczne przekazywane za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej muszą być sporządzane w jednym z formatów danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. Dz.U. z 2017 r. poz. 570 ze zm.). W oparciu o tę delegację wydane zostało rozp. RM z 12.4.2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2017 r. poz. 2247). W załączniku Nr 2 do tego rozporządzenia określono formaty danych dopuszczonych do stosowania zależnie od rodzaju dokumentów (tekstowych, graficznych, itp.).
7. Oryginał dokumentu elektronicznego. Zauważyć dodatkowo należy, że forma dokumentów składanych przez wykonawców w toku postępowania regulowana jest dodatkowo w § 14 i 15 RodzDokR. W tym miejscu wskazać należy, że przepis § 14 ust. 1 RodzDokR nakłada obowiązek przedkładania oświadczeń, o których mowa w tym rozporządzeniu dotyczących wykonawcy i innych podmiotów, w oryginale (dokumenty inne niż oświadczenia mogą zostać złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem). W sytuacji, gdy zgodnie z art. 10a ust. 5 PrZamPubl oświadczenia mają być sporządzane (a nie tylko doręczane) w postaci elektronicznej, podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to taką postać dokumentu należy uznać za postać oryginalną. Jak wprost wynika z przepisu, oświadczenie czy samego wykonawcy czy innego podmiotu musi zostać sporządzone w formie elektronicznej. Nie będzie uznany za oryginał dokument zawierający np. skan dokumentu uprzednio sporządzonego w wersji papierowej. Taki skan, nawet gdyby został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, byłby jedynie kopią oryginalnego dokumentu. Oryginał miałby bowiem w dalszym ciągu postać papierową (pisemną).
8. Pozostałe dokumenty forma. Zgodnie z § 14 ust. 2 RodzDokR pozostałe dokumenty (inne niż oświadczenia wymienione w RodzDokR) składane są w oryginale lub kopii poświadczonej z oryginałem. Złożenie oryginału w postaci elektronicznej będzie możliwe jedynie w sytuacji, gdy podmiot wydający dany dokument sporządza go w postaci elektronicznej. Jeśli zaś pierwowzór dokumentu będzie miał postać papierową, nie będzie możliwości złożenia tego dokumentu w oryginale, a jedynie w kopii sporządzonej w postaci elektronicznej i potwierdzonej za zgodność z oryginałem poprzez podpisanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Pewną niekonsekwencję w stosowaniu zasady wyłączności użycia środków komunikacji elektronicznej stanowi zastrzeżenie zawarte w § 14 ust. 4 RodzDokR, że potwierdzanie kopii dokumentów za zgodność z oryginałem może zostać dokonane nie tylko w formie elektronicznej, ale i w formie pisemnej. Dodatkowo, w § 15 RodzDokR, przewidziano możliwość żądania oryginału lub kopii dokumentu poświadczonej notarialnie, co szczególnie w tym drugim przypadku wyłącza możliwość złożenia dokumentu w wersji elektronicznej. Należy jednak przyjąć, iż formy inne niż elektroniczne dotyczą jedynie przypadków, gdy w postępowaniu stosowana jest (lub dopuszczona) forma komunikacji inna niż elektroniczna.
9. Dopuszczalny sposób sporządzania elektronicznej kopii dokumentu sporządzonego uprzednio w wersji papierowej określono w § 5 rozp. Prezesa RM z 27.6.2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1320). Przy czym w § 5 ust. 1 tego rozporządzenia podkreślono, iż sporządzenie i przekazanie elektronicznej kopii dokumentu, który nie był w oryginale sporządzony w formie dokumentu elektronicznego, nie jest dopuszczalne w odniesieniu do oświadczeń dotyczących wykonawcy i innych podmiotów, na których zdolnościach i sytuacji polega wykonawca na zasadach określonych w art. 22a PrZamPubl, lub oświadczeń dotyczących podwykonawców.
10. Poświadczanie za zgodność z oryginałem. Zgodnie z § 5 ust. 2 i 3 rozp. Prezesa RM z 27.6.2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1320), w przypadku przekazywania przez wykonawcę elektronicznej kopii dokumentu, podpisanie jej przez wykonawcę albo odpowiednio przez podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca, albo przez podwykonawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne z poświadczeniem przez wykonawcę albo odpowiednio przez podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca, albo przez podwykonawcę elektronicznej kopii dokumentu za zgodność z oryginałem. Poświadczenie za zgodność z oryginałem elektronicznych kopii większej ilości dokumentów może odbyć się w ten sposób, iż opatrzony zostanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym pliku zawierający skompresowane dane (wszystkie kopie dokumentów). Takie łączne poświadczenie nie dotyczy jednak kopii poświadczonych odpowiednio przez innego wykonawcę ubiegającego się wspólnie o udzielenie zamówienia, przez podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca, albo przez podwykonawcę.