Archiwizacja dokumentów w postępowaniu powyżej progów

To co robimy dotychczas nie ma nic wspólnego z archiwizacją dokumentacji, o której mowa w obowiązujących przepisach prawa. Mało jest jeszcze przedsiębiorstw o ile w ogóle istnieją takie, które posiadają oprogramowanie do elektronicznej archiwizacji. Nawet Archiwum Państwowe obsługujące mój region zamierza uruchomić elektroniczną archiwizację dopiero pod koniec przyszłego roku.
Wszystkie dokumenty włącznie z całą korespondencją mailową czy otrzymaną za pośrednictwem epuap zgrywam na płytkę i dołączam do protokołu. Miałem niedawno kontrolę kilku postępowań , najpierw NIK potem UM  z okresu listopad 2018- kwiecień 2019. Ta druga instytucja zażądała potwierdzeń dat wpływu ofert, informacji o grupie kapitałowej i dokumentów przesyłanych na wezwanie. Dobrze więc po odebraniu tych dokumentów "wydrukować" od razu w formie plików pdf tzw. UPP z epuapu i treść maili do których dołączone były inne dokumenty. To wszystko zgrać potem na wspomnianą płytkę.
Nie bardzo wiem w jakim celu chcesz potwierdzać ilość ofert złożonych na epuap. Podobnie jak było w wersji papierowej uznaję, że złożono tyle ile wpisałem do protokołu.

U mnie taki numer nie przejdzie z prostego powodu. Nikt nie posiada KPE.

To jaki problem zrobić. U mnie dużo osób posiada KPE i jest to przydatne bo zużywa się mniej: papieru; tonerów, teczek na dokumenty
no ale jak nas wirus napadnie będzie gorzej ....

Marcel, proszę, czytaj cały post. W pierwszym zdaniu napisałem przecież, że "To co robimy dotychczas nie ma nic wspólnego z archiwizacją dokumentacji, o której mowa w obowiązujących przepisach prawa". Nie wymieniałem to konkretnych rozporządzeń ale jeśli jest taka potrzeba to mogę. Doskonale wiem, że jest to pseudo archiwizacja ale na dzień dzisiejszy nie mamy innej możliwości. Jak już wcześniej pisałem jestem w trakcie kontroli kilku postępowań tzw. elektronicznych. Inspektorzy UM zaczynają już się zapętlać w jakiś węzeł gordyjski. Ostatnio zarządzano:
1. wydruku z ePUAP, z którego wynikałoby, jaki rodzaj dokumentu ostał złożony
2. zaświadczenia z  US wykonawcy ......... (podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym  - plik na CD oraz wydruk  w wersji papierowej

pomimo tego, że na płytce CD zaświadczenie z US,którego rządają otrzymali

Niestety, elektronizacja nie wszędzie się przyjmuje. Ten urząd pozostał w średniowieczu i wymaga przekazania całości dokumentacji w wersji papierowej i dodatkowo na płytce CD z naciskiem na słowo dodatkowo. Cóż począć, pozostaje tylko zacisnąć zęby i trzymać się zasady, że ten co daje pieniądze ma prawo wymagać. Szkoda tylko lasów na bezsensowne zadrukowywanie stosów papieru.

Nieważne czy cd, czy serwer, żadne z tych rozwiązań nie spełnia w pełni wymogów:
1. ROZPORZĄDZENIA MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
z dnia 30 października 2006 r.w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi
2. ROZPORZĄDZENIA MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
z dnia 2 listopada 2006 r.w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych
3. ROZPORZĄDZENIA PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 27 czerwca 2017 r.
w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych
4. USTAWY  z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne