Opóźnienie w dostawie a pilna potrzeba zakupu

Mam umowę (z art. 39 ustawy) na dostawę "medykamentów" w okresie 12 m-cy. Składam zamówienie, wykonawca dostarcza prawie wszystko oprócz jednej pozycji i wnosi pismo, że w chwili obecnej ma trudności z dostawą tej pozycji i nie wiadomo kiedy będzie. Szpital musi to mieć już, więc aptekarka kupuje w innej firmie w sobotę (wartość niewielka bo ok. 1500zł). Faktura  z pismem trafia do mnie we wtorek. Rozumiem, że jest to zakup z WR art. 67 ust.1 pkt 3, ale dokumentów na WR nie ma bo towar z f-rą już jest . Czy w takim przypadku trzeba uzupełnić wszystkie dokumenty wymagane w WR (zaproszenie do negoc., oświadczenie z art. 22, a co z umową?, a ogłoszenie do BZP?
Co o tym myślicie?