Naprawy sprzetu komputerowego

Wprowadziliśmy ostatnio regulamin zamówień do kwoty 14 tys. euro. Zapisy stanowią że należy przeprowadzić rozeznanie cenowe z co najmniej dwoma potencjalnymi wykonawcami. No i teraz informatycy pytają mnie jak to zrobić gdy sprawa dot. Naprawy sprzętu komputerowego, gdyż nie są w stanie określić co jest przedmiotem zamówienia bo nie wiadomo za bardzo co sie zepsuło (czy tylko zasilacz, czy moze płyta główna wysiadła, a może wszystko się spaliło). Określić może to tylko ten wykonawca który dany sprzęt dostanie i sprawdzi co się zepsuło.
Czy ktoś ma jakieś wypracowane działania w zakresie Naprawy sprzetu komputerowego? Może zlecacie serwis sprzętu firmom zewnętrznym w drodze przetargu (jakie w takim przypadku określić warunki i jak wykonawcy powinni obliczyć cenę za realizację zamówienia). A może wyłaczyć Naprawy spod wymogów naszego regulaminu?
Wspomnę tylko że takie u nas takie Naprawy w 2007 r. nie przekroczyły kwoty 10 tys. zł.

Za podpowiedzi i pomoc z góry dziękuję.