Czy stosować przetarg czy też nie... Proszę o pomoc BARDZOOOOO!

Od sierpnia br. rozpoczynamy projekt finansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego (Kapitał ludzki). Projekt zakłada min szkolenia dla uczniów szkoły gastronomicznej. Szkolenia polegać będą na praktycznej nauce zawodu. Uczniowie będą mieć zapewnione produkty na podstawie których przyrządzać będą potrawy. Szkolenia kończą się w trzecim kwartale 2010 r. Na każde szkolenie zaplanowane mamy w budżecie 3000 zł co przekładając się na 20 spotkań (patrz cały okres trwania projektu)daje 60000 zł. Projekt zakłada dwa identyczne cykle szkoleniowe dla dwóch różnych 50 os grup. Specyfika przeprowadzanych szkoleń jest b. zróżnicowana co przekłada się na zamawiane produkty. nie jesteśmy na samym początku w stanie przewidzieć jakie produkty będą nam potrzebne do każdego z szkoleń. Trudno przecież kalkulować ile marchewek, lub szczypt cynamonu będzie potrzebne do szkolenia które odbędzie się na samym końcu. Tego typu produkty będziemy kupować na bieżąco. Przynajmniej tak planujemy. Proszę poradźcie mi jak mogę postąpić w tej sytuacji by nie naruszyć przepisów. czy muszę przeprowadzić przetarg? Co zrobić w tej jakże zawiłej sytuacji. Przecież w SIWZ nie wpiszę 10 kg ziemniaków, 2 wina wytrawne czerwone, 4 ryby mintaje itd... Suma 60000 zł przekracza magiczne 14000 Euro o jakieś 3 tyś zł (oczywiście po odliczeniu podatku VAT średnio 7%) czy mogę traktować tą kwotę w ujęciu rocznym czy też muszę zaplanować 14000 Euro na cały okres trwania projektu (trzy lata kalendarzowe) Mam nadzieję, że jakoś udało mi się przedstawić tą sytuację i że ktoś podpowie mi co zrobić. Będę b. wdzięczny.
Pozdrawiam
Kuba