Kwestia czy osoba, którą będzie dysponował wykonawca do realizacji zamówienia, jest podwykonawcą czy też nie, jest zależna od formy stosunku jaki ich wiąże. Wykonawca może taką osobę czasowo zatrudnić np. na czas wykonania zamówienia (na czas określony) i będzie ona jego pracownikiem lub podpisać z nią umowę np. zlecenia i określić ją mianem podwykonawcy. To może być różnie rozwiązane w poszczególnych przypadkach.
Za niezbędne należy uznać uregulowanie, we wzorze umowy, kwestii rozliczenia z wykonawcą w momencie kiedy będzie realizował zamówienie przy pomocy podwykonawcy. Po nowelizacji Kodeksu cywilnego podwykonawca, któremu wykonawca, po rozliczeniu z zamawiającym, nie wypłacił wynagrodzenia, może zwrócić się o jego wypłatę do zamawiającego. Ten, pomimio, że wypłacił już całość wykonawcy, będzie musiał zapłacić podwykonawcy, a dopiero potem dochodzić swoich roszczeń o zwrot wypłaconych pieniędzy od wykonawcy. Żeby tego uniknąć należy umieścić odpowiednie zapisy we wzorze umowy. Choćby taki, że zamawiający wypłaci wynagrodzenie wykonawcy po przedstawieniu dokumentów/oświadczenia podwykonawcy, potwierdzajacego, że zostało mu wypłacone jego wynagrodzenie.