kwota przeznaczona a plan finasowy

witam i proszę o pomoc w sprawie zamówień których termin realizacji jest dłuższy niż rok budżetowy. jesteśmy spólką miasta więc u ksiegowej dowiedziałm się że nasz plan rzeczowo-finasowy to jest nasz dokument wewnętrzny i nikt go nie będzie oglądał (nie było jeszcze kontroli z RIO i w ogóle ZP). Do tego księgowa nie czai co to jest "ta" kwota którą zamawiajacy może przeznaczyć na realizację zamówienia. Dla mnie jest to kwota która zabezpiecza całe zamówienie czyli okres obowiązywania umowy, dla niej mimo iż umowa trwa np do kwietnia następnego roku kasa na zamówienie obowiazuje do grudnia (???). Do tego księgowa pisze w jednym z dokumentów dot. przetargu, że mamy środki na podstawie planu finasowego na dany rok i nic o tych 4 miesiącach w roku następnym na który tego planu nie mamy.  Jak to działa w waszych spółkach? hepl!