oryginał czy kopia

To zależy od uregulowań wewnętrznych w danej jednostce sektora fianansów publicznych np. w instrukcji obiegu dokumentów fianansowo - księgowych, którą winien opracować główny księgowy (skarbnik gminy).
Ja jestem zwolennikiem aby komplet  oryginału dokumentów dotyczących konkretnego postępowania znajdował się w jednym segregatorze w komórce (u osoby) odpowiedzialnej za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania. Natomiast jak kopie umowy pragnie posiadać główny księgowy, to proszę bardzo.
I jeszcze jedna praktyczna uwaga dotycząca dokumentacji postępowania, której zastosowanie może uchronić przed sytuacją, jak mnie kosztowała sporo zdrowia. Podczas kontroli NIK segregator zawierający kompletną dokumentację postępownaia przekazałem inspektorowi NIK. Po kilku czy kilkunastu dniach Pan inspektor wezwał mnie i stwierdził, że brak oświadczenia ZP-11 mojego szefa. Wiedziałem, że takie oświadczenie mój szef złożył, jednak po przejrzeniu segregatora okazało się, że oświadczenie gdzieś wcieło. Kontrolujący oczywiście ten fakt uwidocznił w protokole kontroli z wnioskiem o skierowanie szefa na Komisję Odpowiedzialności za Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicnzych. Po zakończonej kontroli na biurko,  przy którym pracował Pan inspektor NIK zostało (tak jak po każdej kontroli)sporo róźnych papierów, głównie brudnopisów. Zawsze robiłem tak, że kazałem sprzątnąć te papiery sprzątaczkom. Tym razem sam zająłęm się ich uprzątnięciem. Jakie było moje zdziwienie, kiedy pośród brudnopisów, ujrzałem druk ZP-11 z podpisem mojego szefa. Oczywiście natychmiast zadzwoniłem do Pana Inspektora NIK. Był bardzo zdziwiony i dokonał zmiany w protokole. Od tego czasu dla kazdego postępowania zakładam "Wykaz spraw" i przed przekazaniem kontrolującemu, proszę o sprawdzenie kompletności przekazywanej dokumentacji.