Wartość zamówienia uzupełniającego należy liczyć od wartości szacunkowej zamówienia podstawowego.
Zamówienia uzupełniające muszą polegać na powtórzeniu zamówień tego samego rodzaju co zamówienie podstawowe. Pamiętaj, iż możesz ich udzielić, tylko w przypadku gdy udzieliłeś zmówienia podstawowego w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, przewidziałaś taką możliwość w ogłoszeniu o zamówieniu i siwz dla zmówienia podstawowego oraz są one zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego.
Po ustaleniu wartości szacunkowej zamówienia oraz jego przedmiotu, jeżeli wszystkie warunki udzielenia zamówienia uzupełniającego przewidziane w ustawie Pzp zostały przez Ciebie spełnione, to zapraszasz do negocjacji mających na celu udzielenie zamówienia dotychczasowego wykonawcę zamówienia podstawowego. Wraz z zaproszeniem do negocjacji zobowiązany jesteś przekazać wykonawcy informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania (np. opis przedmiotu zamówienia), w tym istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy lub wzór tejże umowy. Od wartości zamówienia uzależniona jest też konieczność powołania komisji przetargowej (analogicznie do postępowań prowadzonych w każdym innym trybie).
Następnie w terminie i miejscu wyznaczonym przez Ciebie przeprowadzane są negocjacje z wykonawcą mające na celu ustalenie treści przyszłej umowy. Do negocjacji powinny przystąpić osoby posiadające stosowne umocowania stron do działania w ich imieniu. Jeżeli dojdziesz do porozumienia z wykonawcą, to zawieracie umowę w sprawie zamówienia publicznego (o ustalonej wcześniej treści). Najpóźniej wraz z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego wykonawca zobowiązany jest złożyć oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Jeżeli jednak wartość zamówienia jest równa lub przekracza progi unijne, tj.:
125.000/193.000 euro lub 387.000 euro dla dostaw lub usług w zależności od rodzaju jednostki,
4.845.000 euro dla robót budowlanych,
również dokumenty potwierdzające spełnianie tych warunków (wymagane oświadczenia lub dokumenty określasz uprzednio w zaproszeniu do negocjacji).
