W świetle prawa spółka cywilna nie jest osobą prawną ani przedsiębiorcą, ale zgodnie z art. 860 § 1 Kodeksu cywilnego umową, przez którą wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności przez wniesienie wkładów. Spółka cywilna jest jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.
Przedsiębiorcami są wspólnicy spółki cywilnej. Dlatego też stroną umów, jakie są zawierane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej, są wspólnicy.
To, czy stroną umów muszą być wszyscy wspólnicy spółki cywilnej, czy też prawo reprezentacji posiadają tylko niektórzy, zależy od treści umowy spółki cywilnej lub uchwały wspólników. W związku z tym, aby mieć pewność co do sposobu reprezentacji spółki cywilnej, zamawiający powinien żądać od wykonawcy, w oparciu o art. 87 ust. 1 ustawy Pzp, wyjaśnień w tym zakresie.
Wspólników spółki cywilnej należy traktować jako wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego. Dlatego też, stosownie do treści art. 23 ust. 2 ustawy Pzp, zobowiązani są oni do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. A zatem jeśli wniosek lub oferta zostaną złożone przez spółkę cywilną bez dołączonego pełnomocnictwa, zamawiający powinien wezwać wykonawcę do jego uzupełnienia.
Jednak problem pojawia się, w sytuacji kiedy wniosek/oferta zostaną podpisane przez wszystkich lub kilku wspólników spółki cywilnej. Wówczas, w pierwszej kolejności zamawiający powinien ustalić, poprzez wezwanie wykonawcy do złożenia wyjaśnień, dlaczego nie dołączono pełnomocnictwa zgodnie z dyspozycją art. 23 ust. 2 ustawy Pzp. Może się okazać, że wspólnicy zastrzegli w umowie spółki lub uchwale wspólników, że dla ważności niektórych czynności prawnych (np. składnia ofert) wymagane jest działanie wszystkich lub kilku wspólników łącznie. Zgodnie bowiem z art. 866 Kodeksu cywilnego każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw, chyba że umowa spółki lub uchwała wspólników stanowią inaczej.
