Nie możesz dowolnie i w każdej sytuacji stosować procedury negocjacji z ogłoszeniem. Zaistnienie natomiast jednak choćby jednej z 5 omówionych poniżej przesłanek, wskazanych w art. 55 ustawy Pzp, jest wystarczające do wszczęcia postępowania w tym trybie.
Pierwszą sytuacją, w której możesz skorzystać z trybu negocjacji z ogłoszeniem, jest przypadek, kiedy to w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego, ograniczonego albo dialogu konkurencyjnego:
wszystkie oferty odrzuciłeś i pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione (art. 55 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp).
Negocjacje z ogłoszeniem możesz zastosować również wtedy gdy charakter dostaw, usług lub robót budowlanych lub związane z nimi ryzyko uniemożliwia wcześniejsze dokonanie ich wyceny (art. 55 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp). Przesłanka ta dotyczy sytuacji, gdy np. nie masz możliwości przygotowania kosztorysu czy programu funkcjonalno-użytkowego.
Inaczej mówiąc, z negocjacji z ogłoszeniem możesz skorzystać, gdy ze względów obiektywnych nie da się dokonać wyceny zamówienia za pomocą określonych w ustawie metod ustalania tej wartości, w taki sposób aby wykonawcy mogli dokonać prawidłowej kalkulacji ceny ofertowej. Niemożność określenia ceny musi wynikać z charakteru dostaw, usług lub robót budowlanych.
Negocjacje z ogłoszeniem będziesz mógł także zastosować, wówczas gdy nie możesz z góry określić szczegółowych cech zamawianych przez Ciebie usług, w taki sposób, aby móc wybrać najkorzystniejszą ofertę w przetargu nieograniczonym lub ograniczonym (art. 55 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp).
Z negocjacji z ogłoszeniem będziesz mógł także skorzystać, gdy przedmiotem Twojego zamówienia są roboty budowlane prowadzone wyłącznie w celach:
badawczych,
doświadczalnych lub
rozwojowych,
Negocjacje z ogłoszeniem wolno Ci zastosować, także wtedy gdy wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne
I coś o dialogu:
Jeżeli nie do końca wiesz, jakie wymagania i parametry powinien spełniać przedmiot zamówienia, zastosuj dialog konkurencyjny. W opracowaniu koncepcji pomogą Ci wówczas wykonawcy przystępujący do postępowania. Musisz jednak pamiętać, że postępowanie w tym trybie trwa znacznie dłużej niż w podstawowych procedurach (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 2 października 2008 r.; sygn. akt KIO/UZP 993/08).
Zamawiający wszczął postępowanie w trybie dialogu konkurencyjnego o udzielenie zamówienia na usługi telekomunikacyjne. Podjął decyzję o zastosowaniu tej procedury, aby mieć możliwość:
przeprowadzenia dialogu z wykonawcami działającymi w branży,
uzyskania profesjonalnej wiedzy na temat objęty przedmiotem zamówienia,
modyfikacji swych wymagań w sporządzonej specyfikacji w następstwie dialogu z wykonawcami.
Jeden z uczestników postępowania wniósł protest m.in. na wybór trybu udzielenia zamówienia.
Zamawiający oddalił protest w tym zakresie. Wskazał, że wszyscy wykonawcy zainteresowani udziałem w postępowaniu prowadzonym w trybie dialogu konkurencyjnego mogli do tego postępowania przystąpić. Byliby oni równo traktowani, a wymagania przedmiotowe zostałyby ostatecznie określone dopiero w siwz ? po rozmowach z wykonawcami spełniającymi warunki podmiotowe. Zdaniem zamawiającego zastosowanie w przedmiotowym postępowaniu dialogu konkurencyjnego uzasadniały:
złożony charakter zamówienia powodujący brak możliwości opisu przedmiotu zamówienia w sposób, który uwzględniałby potrzeby usługobiorców i zapewniał jak największą liczbę potencjalnych wykonawców,
niemożność określenia uwarunkowań prawnych i finansowych wykonania zamówienia,
brak w jednostce zamawiającego specjalistów w dziedzinie objętej przedmiotem zamówienia,
możliwość dialogu ze specjalistami wykonawców, którzy tego rodzaju usługi już wykonywali, a tym samym zapewnienia konkurencyjności i pełnego zaspokojenia potrzeb zamawiającego,
opracowanie ostatecznej wersji opisu potrzeb i wymagań zamawiającego w siwz dopiero po przeprowadzeniu dialogu ze specjalistami.
Wykonawca wniósł odwołanie na rozstrzygnięcie protestu. W odwołaniu, tak jak i w proteście, zakwestionował prawidłowość zastosowania dialogu konkurencyjnego.
KIO wskazała, że aby mieć możliwość zastosowania dialogu konkurencyjnego, muszą zaistnieć łącznie 2 przesłanki z art. 60 b ustawy Pzp:
Nie jest możliwe udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego, ponieważ ze względu na szczególnie złożony charakter zamówienia zamawiający nie jest w stanie właściwie opisać przedmiotu zamówienia (art. 30 i 31 ustawy Pzp) lub obiektywnie określić uwarunkowań prawnych lub finansowych wykonania zamówienia.
Cena nie jest jedynym kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty.
Kwestią sporną w przedmiotowym postępowaniu było istnienie przesłanki pierwszej. Aby można było mówić o jej istnieniu, musi wystąpić nie tylko niemożność udzielenia zamówienia w trybie przetargowym. Dodatkowo przedmiot zamówienia musi mieć złożony charakter. Należy ustalić, czy dokonanie opisu przedmiotu zamówienia jest możliwe przez zamawiającego z uwzględnieniem jego działalności i możliwości organizacyjnych oraz charakteru zamówienia.
KIO orzekła, że zamawiający przed wszczęciem postępowania przeprowadził rozpoznanie rynku. Jednak uzyskana przez niego wiedza nie była na tyle szeroka, aby mógł określić jednoznacznie przedmiot zamówienia, a w konsekwencji przeprowadzić postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego.
Istotą dialogu konkurencyjnego jest możliwość modyfikacji przez zamawiającego wymagań co do przedmiotu zamówienia na podstawie wiedzy uzyskanej w trakcie dialogu.
