Powiadomić czy nie???

ale z drugiej strony umowa, którą Wykonawca podpisał nie była tajemnicą.

Pomieszanie pojęć, prawie groch z kapustą. Po pierwsze co ma  warunek 1) do 2)? Czyżby oddanie do użytku odbywało się przez zgłoszenie do odbioru??? A co gdyby zgłosił np. miesiąc wcześniej?
3) nie widzimy umowy, zatem wy musicie dokładniej popatrzeć co naprawdę zapisano.
4) Poinformować to za mało! Musi wyrazić zgodę oraz (prawdopodobnie) ZAPŁACIĆ.
5) Potrącanie z faktury może być kwestionowane. Ciekawe np. jak wyobrażacie sobie nie zapłacić pełnej kwoty faktury przy dofinansowaniu z udziałem pieniędzy unijnych

Wszystko zależy od zapisów umownych, zagłębić się w nie i postąpić zgodnie z nimi, często jest tak że w umowie jest wprost napisane że za kary umowne nastąpią z  potrącenia wynagrodzenia wykonawcy, nie wiem jak jest u was z tymi i innymi sprawami (forma zapisu).

1)    Wykonawca płaci Zamawiającemu kary umowne:
a)    za opóźnienie w wykonaniu przedmiotu umowy w wysokości 0,1% wynagrodzenia brutto ustalonego w § ......... ust. ............. umowy za każdy dzień opóźnienia.

Samo zgłoszenie/zawiadomienie to nie wszystko!
Może okazać się, że wykonawca ma wszelkie dokumenty, z których wynika, że 31. zakończył wykonywanie zgodnie z umową i jest pozwolenie na użytkowanie.

Kochani, po to właśnie jest cały odbiór i trwa on czasem wiele dni, by takie sprawy wyjaśnić (czy na pewno zakończono, co i kiedy zakończono, na ile dni przekroczono, co naprawdę wykonano, co zostaje do uzupełnienia itd.).

Rozumiem mniej więcej sytuację, ale zakończenie i odbiór to jakby odrębny temat.
Ja na razie trzymam się podstawowego wątku, czyli kar umownych. Kary powinny wynikać z ustaleń poczynionych w toku odbioru i najlepiej powinny być konkretnie zapisane w protokole.

Egzemplarz protokołu dostanie wykonawca w stosownym czasie, więc dodatkowe powiadamianie w zasadzie ZBĘDNE, co nie wyklucza korespondencji według uznania.