Rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów rozróżnia dwa typy tzw. referencji. Referencje dla dostaw i usług mają potwierdzać należyte ich wykonanie. Dla robót budowlanych ustawodawca użył sformułowania ?wykonane zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i prawidłowo ukończone?. Potwierdzeniem, że dane prace zostały wykonane prawidłowo, bez opóźnień, zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i prawidłowo ukończone mogą być:
protokoły odbioru,
potwierdzenia odbiorców danych zamówień,
listy referencyjne,
świadectwa przejęcia, a także
inne dokumenty, z których wynika, że prace wymienione w wykazie zostały należycie wykonane.
Dokumenty świadczące o należytym wykonaniu zamówień wystawiają ich odbiorcy. Mają one, co do zasady, weryfikować i dokumentować należyte wykonanie zamówienia zrealizowanego dla innego podmiotu. Nie muszą w pełni opisywać zakresu robót, dostaw, czy usług, tak jak wykaz. Nie muszą także zawierać tych samych informacji co w wykazie. Muszą jednak być z pracami wskazanymi w wykazie identyfikowalne.
Odbiorcy danych zamówień nie są również zobligowani przywoływać w treści dokumentu literalnego sformułowania ?wykonane należycie? czy ?wykonane zgodnie z zasadami sztuki budowlanej?. Celem referencji jest wyłącznie potwierdzenie prawidłowości wykonanych zamówień (KIO/UZP 703/09, KIO/UZP 709/09, KIO/UZP 1190/08, KIO/UZP 51/09, KIO/UZP 569/09 oraz KIO/UZP 1352/08).
Ponadto referencje muszą umożliwiać identyfikację podmiotu wystawiającego dokument i osoby wystawiającej czy podpisującej daną referencję, a ta powinna być upoważniona przez podmiot do wystawiania tego typu dokumentów.
