Dokumentacja pracy komisji

W mojej "jednostce" sprządza się protokoły posiedzenia komisji (z każdego posiedzenia osobno). Mamy to uregulowane wewnętrznie. Jednym słowem - każda czynność komisji musi u nas być udokumentowana.

nie jestem zwolennikiem tworzenia dokumentów dla zasady. komisja podpisuje listę obecności a pozostałe dokumenty to ZP

ja mam podobnie jak jacek0707- zawsze notaka z każdego posiadzenia komisji a posiedzenie przed każdą czynnością jaką podejmuje ZAMAWIAJACY w toku postepowania  i tak dla przykładu wchodzą zapytania do siwz "posiedznie i notatka  i projekt odpopwidzi spodządzony przez- komisję do Akceptacji zgodnie z regulamianem" - KWITOLOGIA Gigant - dla przykładu w postępowaniu , które zostało unieważnione - przed złożeniem ofert - miałąm takich "posiedzeń" 8 SZTUK I 8 NOTATEK - KOMISJA LICZYŁA 9 OSÓB - GWARANTUJE ,ŻE POŁOWA CZŁONKÓW KOMISJI NIE KUMAŁA TEGO CO SIĘ DZIEJE a tylko podpisywała się na protokołąch z posiedzenia KOMISJI
- COS ZA COŚ kwitologia i robota dla Sekretarza - ale i tworzenie współnego frontu odpowiedzialności :-)

A ja wręcz przeciwnie...

I dzięki temu robie znacznie więcej...

Robię w "zamówieniach" od niedawna i staram się trochę zmniejszyć biurokrację. Moi poprzednicy przyjęli zasadę, że trzeba chronić się przez kwity i strasznie się w tym wyspecjalizowani. Najmniejszy przetarg bez odrzucenia, wykluczenia, uzupełniania o wartości 50 tyś. euro ma dużo ponad 150 stron. Dokumenty wpinane są po 2 razy np. projekt SIWZ podpisany przez członków komisji i SIWZ podpisana przez Kierownika. Projekt umowy z załącznikami po wycenie i jako załącznik SIWZ. Poza tym protokoły, wnioski robi się notatki z rozmów telefonicznych, drukuje zrzuty ekranowe itd.
W tym wszystkim dochodzę do wniosku, który pojawił się wyżej, że niedobrze jest, gdy tylko jedna osoba z komisji wogóle wie co się dzieje, a reszta jest, bo jest. I tak ja robię wszystkie kwity i druki, a oni mi to wszystko podpisują.

Pozdrowienia dla wszystkich archiwistów.

No nie mów, że zamierzasz kontynuować niegospodarność swoich poprzedników objawiającą się chociazby marnowaniem papieru i tonera...

niestety mój poprzednik tez przyjmował taką zasadę- tony niepotrzebnych papierów, chyba wychodził z założenie że lepiej napisać więcej niż zeby miało czegos zabraknąć

za dużo papieru to biurokracja, ale brak jednego to powazny PROBLEM

nora

Podobnie jak "mama" druki ZP, protokół z każdego posiedzenia komisji (najczęściej 2 - ustalenie warunków i wybór oferty, ewentualnie unieważnienie), no chyba, że coś się pokręci i trzeba przedstawiać sprawę Zarządowi, albo uzupełniać dokumenty.
Nie popieram niepotrzebnej biurokracji i "kwitologii", ale widzę że niektórzy jeszcze tak robią (niekoniecznie dlatego, że sami tego pragną, po prostu w myśl zasady "przełożonych", że na wszystko trzeba mieć podkładkę).

Ja wypełniam tylko druki ZP, przecież tam jest wszystko, kto odrzucony, wykluczony, wybrany. Na końcu podpisuje się cała komisja. Czy brak protokołów dodatkowych o których piszecie może skutkować jakimiś następstwami (protokół z posiedzeń komisji, z otwarcia, wyboru).