Jaka procedura przetargowa ?

Witam,
mam do zrobienia przetarg na zakwaterowanie i wyżywienie ok 600 osób na imprezie kulturalnej. Problemem jest to że do końca nie wiadomo ile osób przyjedzie i na ile noclegów dana osoba zdecyduje się zostać (impreza trwa 4 dni). Ze względu na koszty interesują nas głównie kwatery prywatne, w pensjonatach będzie zakwaterowanych  ok 100 osób - powiedzmy VIP. Przeciętny właściciel kwatery dysponuje ok 20 - 30 miejscami więc tych kwater wychodzi masa, dodatkowo większość kwater nie zapewnia posiłków więc w grę wchodzą dodatkowe miejsca wyżywienia. Dodam, że całość noclegi + wyżywienie przekracza 14000 euro. Jak, że tak powiem ugryźć temat ? Przetarg nieograniczony chyba raczej odpada, wątpię żeby właściciele kwater bawili się w składanie ofert mając u progu innych chętnych klientów (miasteczko jest turystyczne). Wydaje mi się, że jedynym sensownym wyjściem jest zamówienie z wolnej ręki (usługi niepriorytetowe art 5 ust 1). właściwie dwa oddzielne przetargi w formule zamówienia z wolnej ręki, oddzielnie na wyżywienie i noclegi; oddzielnie żadne nie przekracza 14 000. Co o tym sądzicie ? Proszę o pomoc.