Cześć,
moim zdaniem w przypadku gminnych jednostek organizacyjnych powinno powstać zarządzenie Prezydenta Miasta o przeprowadzeniu wspólnego przetargu na podstawie art. 16 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ewentualnie obowiązującego u Was Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego.
Przykładowo:
"Prezydent Miasta ......... jako organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego wyznacza Urząd Miejski do przeprowadzania postępowań o udzielanie zamówień publicznych w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych w zakresie ...................................., na rzecz następujących jednostek organizacyjnych Gminy Miasta ................................, nie posiadających osobowości prawnej:
1..................
2.................."
Porozumienie to wtedy, gdy w przetargu uczestniczą gminne spółki prawa handlowego czy też np. domy lub ośrodki kultury oraz inne niż gminne jednostki - np. inne gminy. W takim porozumieniu (zawartym na podstawie art. 16 ust 1. ustawy Prawo zamówień publicznych) należałoby wskazać prowadzącego postępowanie, zasady ewentualnych rozliczeń.
Co do pełnomocnictw to raczej już na etapie podpisania umowy.