Opcje wyszukiwania

Witam, mam problem ogromny. w latach 2011-2012 w mojej instytucji realizowany był projekt z dofinansowaniem UE. w ramach niego realizowane były wystawy (5), w tym 3 w roku 2011, 2 w 2012 r. W ramach jednej z kategorii usługa wypożyczenia materiałów wystawiennicznych i technicznych były zakupywane materiały potrzebne do montażu prac audio-video, których autorami były artyści, z którymi zawarte zostały odrębne umowy - w ramach art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. c. Powracając do tematu zakpiony sprzęt na  5 wystaw został zakupiony bez stosowania ustawy (art. 4 pkt 8). Tak też zostało przewidziane w studium wykonalności. Jednakże na moment kontroli wydatków poniżej 14 tys euro kontrolujący kwestionują mi owe wydatki. Tłumacząc, że Zamawiający był wstanie oszacować jaki będzie potrzebny sprzęt do danej wystawy i powinien przeprowadzić przetarg, gdy już zbliżał się do progu 14.000 euro.
Jako Zamawiający nie byliśmy w stanie dokładnie oszacować już na początku projektu jakiego sprzętu będziemy potrzebować na wszystkie wystawy. Wszystko to zależało od kuratorów, którzy wybierali artystów z danymi pracami. Takie informacje otrzymywaliśmy przed organizacją danej wystawy. Jednakże zaznaczam, że do 3 pierwszych wystaw sprzęt wynajmowaliśmy u jednej firmy i łącznie przekraczamy 14 tys (64 tys zł netto wychodzi), a do 4 i 5 wystawy była to firma (w tym przypadku nie przekraczam 14 tys euro). Czy już sprzęt do 3 wystawy powinien być zakupiony z przetargu i przy następnych wystawach również tak powinno być robione? Oczywiście teraz dążę do tego, że nie byliśmy w stanie tego dokładnie oszacować. Czy moje myślenie jest dobre? Ktoś inny to robił, a ja teraz mam problem Bardzo proszę o pomoc Asia