Za ustaloną wartość zamówienia odpowiada także kierownik zamawiającego
Zgodnie z art. 18 ust. 1 Pzp kierownik zamawiającego odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia. Ponieważ kierownik zamawiającego odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, posiada uprawnienia do dokonywania wszelkich czynności związanych przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania.
Ustalanie wartości zamówienia jest czynnością związaną z przygotowaniem postępowania. Wartość zamówienia ustala ten, komu kierownik zamawiającego powierzył dokonanie takiej czynności. Osoba lub osoby, które dokonały ustalenia wartości zamówienia wskazuje się w protokole postępowania.
Jeżeli ustalenia wartości zamówienia dokonuje członek komisji przetargowej, kierownik zamawiającego w dokumencie, w którym powołał komisję przetargową do przygotowania postępowania albo przygotowania i przeprowadzenia postępowania, wskazuje imię i nazwisko osoby, której powierza dokonanie takiej czynności. Powierzenie członkowi komisji przetargowej ustalenia wartości zamówienia jest jednocześnie dokonaniem indywidualizacji odpowiedzialności tej osoby za wykonywaną czynność ustalenia wartości zamówienia. W takim przypadku, za ustalenie wartości zamówienia z naruszeniem przepisów Pzp odpowiada kierownik zamawiającego oraz członek komisji przetargowej, któremu kierownik zamawiającego powierzył dokonanie takiej czynności.
Jeżeli przedmiotem zamówienia jest wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy - Prawo budowlane, wartość zamówienia ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym. Ustawodawca nie wymaga od kierownika zamawiającego znajomości metod sporządzania kosztorysu inwestorskiego. Nie oznacza to, że kierownik zamawiającego po otrzymaniu kosztorysu inwestorskiego, przyjmuje bezkrytycznie jego treść, a w konsekwencji określoną w nim wartość zamówienia. Zatwierdzenie wartości zamówienia określonej w kosztorysie inwestorskim następuje wprost lub w sposób dorozumiany. Kierownik zamawiającego może złożyć swój podpis na dokumencie kosztorysu inwestorskiego z adnotacją, że akceptuje lub zatwierdza określoną w nim wartość zamówienia.
Kierownik zamawiającego może również - po zapoznaniu się z wartością zamówienia określoną w kosztorysie inwestorskim - uznając, że wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp - wyrazić zgodę na przekazanie ogłoszenia o zamówieniu (obowiązkowego) Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej w celu opublikowania ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej i wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia.
Zatwierdzenie wartości zamówienia jest ważną czynnością. Wartość zamówienia stanowi bowiem podstawę podjęcia decyzji o wyborze właściwej procedury. Warto zauważyć, że niedopuszczalne jest zarówno zaniżenie, jak i zawyżenie wartości zamówienia.
Ryzyko niezapoznania się z treścią kosztorysu inwestorskiego obciąża kierownika zamawiającego. Jeżeli kierownik zamawiającego nie posiada wiedzy z zakresu badania kosztorysu inwestorskiego, może zlecić podmiotowi zewnętrznemu zbadanie, czy kosztorys inwestorski został sporządzony zgodnie z przepisami Pzp, uwzględnia rozmiar i zakres robót budowlanych (przedmiot zamówienia publicznego) oraz sposób wykonania robót określony w specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych. Nie można zatem przyjąć, że wystarczy że kierownik zatwierdzi ustalenie wartości szacunkowej zamówienia. Podstawę do sporządzania kosztorysu inwestorskiego stanowią bowiem: dokumentacja projektowa, specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót budowlanych, założenia wyjściowe do kosztorysowania, ceny jednostkowe robót podstawowych. Przy ustalaniu cen jednostkowych robót należy stosować w kolejności: ceny jednostkowe robót określone na podstawie danych rynkowych, w tym danych z zawartych wcześniej umów lub powszechnie stosowanych, aktualnych publikacji lub kalkulacje szczegółowe.
Oznacza to, że dokonując oceny sporządzonego kosztorysu inwestorskiego, kierownik zamawiającego sprawdza: czy kosztorys inwestorski uwzględnia zakres robót określony w projekcie budowlanym i sposób wykonanych tych robót określony w specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych, czy ceny jednostkowe robót zostały określone na podstawie danych rynkowych, w tym danych z zawartych wcześniej umów lub powszechnie stosowanych, aktualnych publikacji lub kalkulacji szczegółowych.
Brak wiedzy w tym zakresie nie stanowi usprawiedliwienia. Kierownik zamawiającego może bowiem powierzyć dokonanie takiej czynności innej osobie. Dopiero po ustaleniu, że wartość zamówienia określona w kosztorysie inwestorskim została ustalona zgodnie z przepisami Pzp i uwzględnia rozmiar lub wielkość robót stanowiących przedmiot zamówienia, kierownik zamawiającego zatwierdza tak ustaloną wartość zamówienia. Oczywiście, z uwzględnieniem pozostałych przepisów art. 32-35 Pzp. Chyba, że na podstawie art. 18 ust. 2 zdanie drugie Pzp powierzy dokonanie takiej czynności pracownikowi zamawiającego.
Warto także zauważyć, że prawidłowe ustalenie wartości zamówienia ma znaczenie przy wyjaśnianiu rażąco niskiej ceny. Decyzję o odrzuceniu oferty, która zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia, podejmuje kierownik zamawiającego.
