Udzielanie pełnomocnictw załączanych do oferty budzi wiele wątpliwości. Czy wymagane jest wyłącznie w oryginale, bądź w postaci odpisu lub kopii poświadczonej przez notariusza? Czy dopuszcza się złożenie kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę, która go udzieliła?
Odpowiadając na powyższe pytanie ? bezpieczniej żądać w siwz, by wykonawca przedstawił oryginał pełnomocnictwa lub jego kopię poświadczoną notarialnie. Jeśli wykonawca nie ma możliwości osobistego złożenia oferty, może wyznaczyć pełnomocnika. Sprawa pełnomocnictwa nie została na gruncie ustawy Pzp doprecyzowana i w praktyce budzi dość duże wątpliwości.
W praktyce zdarza się, że pełnomocnik składający ofertę w imieniu wykonawcy sam poświadcza kserokopię udzielonego mu pełnomocnictwa ?za zgodność z oryginałem?. Dość często jest to następstwem zapisu siwz, gdzie zamawiający dopuszczają możliwość składania pełnomocnictwa w formie kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną przez wykonawcę. Właśnie taka sytuacja była rozstrzygana przez Sąd Okręgowy w Warszawie w dość kontrowersyjnym wyroku z 31 stycznia 2007 z. (sygn. V Ca 85/07). W sprawie tej konsorcjum firm wraz z ofertą złożyło kopie pełnomocnictw poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę umocowaną. Zamawiający odrzucił ofertę tego konsorcjum na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 oraz 9 ustawy Pzp jako niespełniającą wymogów formalnych w zakresie pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo nie było bowiem ani oryginałem, ani odpisem poświadczonym za zgodność z oryginałem notariusza. Zamawiający dopuścił jednak taką formę w siwz. Wobec tego konsorcjum wniosło protest, a następnie odwołanie do Prezesa UZP. Zespół Arbitrów uwzględnił odwołanie i podzielił argumenty konsorcjum (sygn. UZP/ZO/0-2933/06). W uzasadnieniu wyroku arbitrzy wskazali, że forma pełnomocnictwa zależy od woli zamawiającego. Jeżeli zatem zamawiający umożliwił złożenie pełnomocnictwa w formie kserokopii poświadczonej za zgodność przez pełnomocnika, nie mógł odrzucić oferty. Sprawa trafiła do Sadu Okręgowego. Sąd nie zgodził się ze stanowiskiem Zespołu Arbitrów. Orzekł, że kopia nie wystarczy, a wykonawcy startujący w postępowaniach o udzielenie zamówienia powinni dołączać do oferty swego mocodawcy:
?oryginały pełnomocnictwa lub
?kopie poświadczone notarialnie.
Jednocześnie zaznaczył, że ta zasada odnosi się także do sytuacji, gdy zamawiający dopuszcza inną formę pełnomocnictwa w siwz. Sąd Okręgowy stwierdził również, że forma pełnomocnictwa podlega ocenie na postawie przepisów Kodeksu cywilnego oraz Kodeksu postępowania cywilnego (w związku z art. 14 ustawy Pzp odsyłającym w sprawach nieuregulowanych przez ustawę Pzp do Kodeksu cywilnego). Nie dotyczy tych zagadnień natomiast rozporządzenie w prawie rodzajów dokumentów. A zatem uwzględniając powyższe orzeczenie, najbezpieczniejszy zapis zamieszczany w siwz dotyczący formy pełnomocnictwa powinien brzmieć: Pełnomocnictwo powinno być złożone w oryginale lub w formie kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza.
Konieczność ustanowienia pełnomocnika ustawy Pzp wprost przewiduje jedynie w stosunku do wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia. Przepisy nie zobowiązują podmiotów ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia do zachowania szczególnej formy udzielanego pełnomocnictwa. Nie ma więc przeszkód prawnych do tego, by każdy z wykonawców sporządził odrębne pełnomocnictwo. Oczywiście wykonawcy mogą tez przedstawić jedno pełnomocnictwo, pod którym podpiszą się osoby uprawnione do reprezentowania wszystkich konsorcjantów. Generalnie zasadą jest, że z takiego pełnomocnictwa musi wynikać, kto, kogo i do czego umocowuje.
http://wiadomosci.nf.pl/News/14461/Pelnomocnictwo-zalaczane-do-oferty-w-jakiej-formie/pelnomocnictwo-siwz-zamowienia-publiczne/
