Rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów rozróżnia dwa typy tzw. referencji. Referencje dla dostaw i usług mają potwierdzać należyte ich wykonanie. Dla robót budowlanych ustawodawca użył sformułowania ?wykonane zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i prawidłowo ukończone?. Potwierdzeniem, że dane prace zostały wykonane prawidłowo, bez opóźnień, zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i prawidłowo ukończone mogą być:
- protokoły odbioru,
- potwierdzenia odbiorców danych zamówień,
- listy referencyjne,
- świadectwa przejęcia, a także
- inne dokumenty, z których wynika, że prace wymienione w wykazie zostały należycie wykonane.
Co powinny zawierać referencje?
Dokumenty świadczące o należytym wykonaniu zamówień wystawiają ich odbiorcy. Mają one, co do zasady, weryfikować i dokumentować należyte wykonanie zamówienia zrealizowanego dla innego podmiotu. Nie muszą w pełni opisywać zakresu robót, dostaw, czy usług, tak jak wykaz. Nie muszą także zawierać tych samych informacji co w wykazie. Muszą jednak być z pracami wskazanymi w wykazie identyfikowalne.
Odbiorcy danych zamówień nie są również zobligowani przywoływać w treści dokumentu literalnego sformułowania ?wykonane należycie? czy ?wykonane zgodnie z zasadami sztuki budowlanej?. Celem referencji jest wyłącznie potwierdzenie prawidłowości wykonanych zamówień (KIO/UZP 703/09, KIO/UZP 709/09, KIO/UZP 1190/08, KIO/UZP 51/09, KIO/UZP 569/09 oraz KIO/UZP 1352/08).
Ponadto referencje muszą umożliwiać identyfikację podmiotu wystawiającego dokument i osoby wystawiającej czy podpisującej daną referencję, a ta powinna być upoważniona przez podmiot do wystawiania tego typu dokumentów.
Jeżeli referencje są niepodpisane lub nieczytelnie podpisane, lub masz wątpliwość czy wystawiła je właściwa osoba skorzystaj z dyspozycji art. 26 ust. 4 ustawy Pzp i w tym trybie wyjaśnij swoje wątpliwości. Możesz też skorzystać z art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, jednak tę drogę, ze względu na konsekwencje (wykluczenie wykonawcy, zatrzymanie wadium), potraktuj jako ostateczną, w przypadku braku dokumentu spełniającego Twoje warunki - zob. także wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 7 stycznia 2011 r. (sygn. akt 2745/10, 2762/10).