1 Temat przez

Joanna88

Temat: Wynajem sprzętu audio-video na 5 Wystaw (projekt unijny)

Witam, mam problem ogromny. w latach 2011-2012 w mojej instytucji realizowany był projekt z dofinansowaniem UE. w ramach niego realizowane były wystawy (5), w tym 3 w roku 2011, 2 w 2012 r. W ramach jednej z kategorii usługa wypożyczenia materiałów wystawiennicznych i technicznych były zakupywane materiały potrzebne do montażu prac audio-video, których autorami były artyści, z którymi zawarte zostały odrębne umowy - w ramach art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. c. Powracając do tematu zakpiony sprzęt na  5 wystaw został zakupiony bez stosowania ustawy (art. 4 pkt 8). Tak też zostało przewidziane w studium wykonalności. Jednakże na moment kontroli wydatków poniżej 14 tys euro kontrolujący kwestionują mi owe wydatki. Tłumacząc, że Zamawiający był wstanie oszacować jaki będzie potrzebny sprzęt do danej wystawy i powinien przeprowadzić przetarg, gdy już zbliżał się do progu 14.000 euro.
Jako Zamawiający nie byliśmy w stanie dokładnie oszacować już na początku projektu jakiego sprzętu będziemy potrzebować na wszystkie wystawy. Wszystko to zależało od kuratorów, którzy wybierali artystów z danymi pracami. Takie informacje otrzymywaliśmy przed organizacją danej wystawy. Jednakże zaznaczam, że do 3 pierwszych wystaw sprzęt wynajmowaliśmy u jednej firmy i łącznie przekraczamy 14 tys (64 tys zł netto wychodzi), a do 4 i 5 wystawy była to firma (w tym przypadku nie przekraczam 14 tys euro). Czy już sprzęt do 3 wystawy powinien być zakupiony z przetargu i przy następnych wystawach również tak powinno być robione? Oczywiście teraz dążę do tego, że nie byliśmy w stanie tego dokładnie oszacować. Czy moje myślenie jest dobre? Ktoś inny to robił, a ja teraz mam problem sad Bardzo proszę o pomoc smile Asia

2 Odpowiedź przez

Joanna88

Odp: Wynajem sprzętu audio-video na 5 Wystaw (projekt unijny)

Bardzo proszę o pomoc, czy tak można postąpić?

3 Odpowiedź przez

Marcel

Odp: Wynajem sprzętu audio-video na 5 Wystaw (projekt unijny)

W przypadku, kiedy nastąpią okoliczności nieprzewidziane, będziesz miał do czynienia z zamówieniem niezaplanowanym. Należy potraktować je jako zamówienie odrębne, a nie część zamówienia udzielonego wcześniej. Wartość dla takiego zamówienia należy ustalić odrębnie, w oderwaniu od wartości zamówienia poprzedniego.
Jeśli więc przygotowałeś postępowanie na określony przedmiot zamówienia i następnie udzieliłeś tego zamówienia, po czym wystąpiły okoliczności powodujące, że musisz udzielić następnego zamówienia na ten sam przedmiot, wartość tego zamówienia należy oszacować odrębnie i niezależnie od wartości ustalonej dla pierwszego zamówienia. Ta zasada wynika z faktu, że niemożność przewidzenia określonego zamówienia jest równoznaczna z niemożliwością jego zaplanowania, a tym samym oszacowania i udzielenia łącznie z innymi takimi samymi zamówieniami.
Działanie polegające na szacowaniu odrębnie wartości zamówień, których konieczność udzielenia pojawia się w sposób nieprzewidywalny, nie narazi Cię na zarzut naruszenia zakazu dzielenia zamówienia publicznego w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp (art. 32 ust. 2 ustawy Pzp). Wartość takich zamówień ustalasz odpowiednio do ich zakresu i nie sumujesz ich z wartością zamówień już udzielonych i udzielasz te zamówienia zgodnie z przepisami ustawy Pzp, jakie dla tej wartości należy stosować.
Problemem jednak jest to że wystawy mieliście wcześniej zaplanowane dlatego też zamówienia były wcześniej przewidziane a co za tym idzie sprzęt do nich potrzeby dlatego też tutaj jest sprawa sporna.

4 Odpowiedź przez

kajetan

Odp: Wynajem sprzętu audio-video na 5 Wystaw (projekt unijny)

Cześć,

Pomocna w opisanym problemie powinna być opinia ze strony UZP - odnośnie  szacowania wartości i udzielania zamówień objętych projektem współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej.

Poniżej wyciąg z niej - w zakresie, który moim zdaniem odnosi się do Twojego problemu:

"W pierwszej kolejności przy szacowaniu wartości zamówień udzielanych w ramach przedmiotowego projektu współfinansowanego ze środków UE, konieczne jest wyodrębnienie tych zamówień, których zakres może być oszacowany z góry na cały okres realizacji projektu, i które mogą być udzielone jednorazowo w ramach jednego postępowania. W odniesieniu do tych zamówień ich szacunkowa wartość winna być ustalona z uwzględnieniem wszystkich dostaw, usług lub robót budowlanych przewidywanych do wykonania w całym okresie realizacji programu. Jeżeli ze względów organizacyjnych zamówienia te będą udzielane w częściach w ramach odrębnych postępowań do ustalenia wartości poszczególnych części stosować się będzie art. 32 ust. 4 ustawy PZP. Nie jest zatem możliwe podzielenie takiego zamówienia na części i oszacowanie ich wartości odrębnie dla każdej z części.

Podstawą do wyodrębnia tych zamówień, tj. podstawą do uznania, iż mamy do czynienia z samodzielnymi zamówieniami jest przyjęty okres realizacji projektu, który nakazuje traktować usługi, dostawy lub roboty budowlane, które mają być wykonane w ramach projektu, jako jedno zamówienie. Przy czym warunkiem takiej kwalifikacji jest możliwość oszacowania usług, dostaw lub robót budowlanych, które mają być wykonane i sfinansowane w ramach projektu dla całego okresu jego realizacji. W takim przypadku nie może znaleźć zastosowania zasada sporządzania rocznych planów zamówień publicznych i rocznego szacowania ich wartości. Po pierwsze zasada ta - z wyjątkiem świadczeń powtarzających się okresowo (art. 34 ust. 1 ustawy PZP) - nie została wyrażona wprost w ustawie PZP, lecz wynika z zasad gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych przyjętych na gruncie ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, ze zm.). Po drugie, z uwagi na wyodrębnienie źródła finansowania, już na tym etapie jest możliwe oszacowanie zakresu zamówienia w okresie realizacji projektu, co ma decydujące znaczenie dla ustalenia, iż mamy do czynienia z jednym (samodzielnym) zamówieniem publicznym. Z tych względów podział takiego zamówienia na części i ustalenie ich wartości w perspektywie rocznej stanowić będzie naruszenie art. 32 ust. 2 i 4 ustawy PZP.

Sam fakt realizacji projektu w okresie 2008-2015 r. ze wskazaniem źródła jego finansowania nie powoduje ipso se, że zamówienia udzielane w ramach tego projektu mogą być ab initio oszacowane dla całego okresu jego realizacji. Z charakteru przedmiotu zamówienia może bowiem wynikać, iż na etapie rozpoczęcia projektu nie będzie możliwe oszacowanie usług, dostaw lub robót budowlanych niezbędnych do realizacji projektu w całym okresie, tj. których rozmiar nie jest możliwy do ustalenia w momencie wszczęcia pierwszego postępowania. W tych przypadkach fakt realizacji projektu w ustalonym okresie nie pozwala na wyodrębnienie samodzielnego zamówienia obejmującego cały okres realizacji projektu, tj. nie stanowi kryterium uznania, iż mamy do czynienia z jednym zamówieniem. W konsekwencji w ramach tego samego projektu możemy mieć do czynienia z kilkoma samodzielnymi zamówieniami dotyczącymi tego samego przedmiotu. W takim przypadku nie mamy do czynienia z niedopuszczalnym podziałem zamówienia na części (art. 32 ust. 2 ustawy PZP), lecz z kilkoma odrębnymi i następującymi po sobie zamówieniami publicznymi, których wartość będzie szacowana odrębnie. Innymi słowy podział zamówienia i odrębne szacowanie wartości dla każdej z części może być uzasadnione przyczynami obiektywnymi ? niemożnością oszacowania wszystkich potrzebnych usług, dostaw lub robót budowlanych. "

Na Twoim miejscu udowadniałbym, iż w żadnej mierze nie mogliście ustalić wartości ani nawet zakresu usług czy raczej dostaw związanych z realizacją prac artystów.  Z charakteru przedmiotu zamówienia wynika, iż na etapie rozpoczęcia projektu nie było możliwe oszacowanie usług, dostaw niezbędnych do realizacji projektu w całym okresie, - ich rozmiar nie był możliwy do ustalenia w momencie wszczęcia pierwszego postępowania.
Nie rozumiem tylko, czy udzielając trzech pierwszych wiedzieliście, że przekraczają?  Jeśli tak i nie zrobiliście przetargu - to błąd. Jeśli zorientowaliście się dopiero przy trzeciem, to i tak nie było podstaw, żeby dla niego robić przetarg - chyba że wartość jego samego byłaby większa niż 14000 (ale wnioskuje, że raczej nie).

Poza tym,  jak już się zorientowaliście, że 3 postępowania przekroczyły 14 000 to dalsze powinny być w przetargu pod warunkiem, że ich samodzielnie liczona wartość przekraczałaby 14000- co do zarzutów zaś, że powinniście sumować te zrealizowane z tymi do zrobienia, to nie chce mi się ich komentować. Świadczy to jedynie o poziomie kontroli. NIE wolno tak wink