Wydatkowanie środków z UE w ramach PO WER

Cześć,

Proszę o wsparcie bardziej doświadczonych kolegów i koleżanek w zakresie wydatkowania środków z UE.
Otóż, zostałem poproszony o pomoc przy procedurze - umowa dotyczy zorganizowania staży dla uczniów pewnej szkoły, którzy mają wyjechać do konkretnej (znanej z nazwy i adresu) jednostki partnerskiej w innym kraju UE - nazwa tej jednostki partnerskiej została wprost wymieniona w treści wniosku o dofinansowanie. Niestety nie mam doświadczenia w wydatkowaniu środków w ramach Programów operacyjnych.

Teraz, kiedy jest już podpisana umowa o dofinansowanie, trzeba powybierać wykonawców poszczególnych usług i pozawierać umowy. Wartość całego dofinansowanie to około 400 tys. złotych, w tym ponad 300 tys. jest zapisanych na koszty pobytu uczniów w jednostce partnerskiej (koszty noclegu w konkretnym ośrodku - również wybranym już na etapie składania wniosku - ośrodek ten należy do jednostki partnerskiej, oraz koszty wyżywienia).

Zatem:
Pytanie 1) czy na te koszty pobytu, który zgodnie z wnioskiem może być zorganizowany w jednym i konkretnym miejscu, należy jakoś przeprowadzić w ramach jakieś procedury? Czy wystarczy jakaś notatka w sprawie tych kosztów?
Pytanie 2) czy pozostałe koszty, które według wniosku stanowią koszty transportu uczniów ze szkoły do miejsca docelowego i z powrotem (autokar) i koszty ubezpieczenia, mogą zostać wydatkowane zgodnie z Regulaminem wewnętrznym szkoły udzielania zamówień poniżej 30 tys. euro - tj. zapytanie ofertowe skierowane do co najmniej 3 wykonawców?