Parafa czy podpis - cechy podpisu własnoręcznego

Parafa czy podpis - cechy podpisu własnoręcznego:

Po wejściu w życie nowelizacji z dnia 22 czerwca 2016r. w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych i niezakończonych przed dniem 18 października 2018 r., a w przypadku postępowań prowadzonych przez centralnego zamawiającego - przed dniem 18 kwietnia 2017 r. oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej albo - za zgodą zamawiającego - w postaci elektronicznej, podpisane odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 18 pkt 4 nowelizacji z dnia 22 czerwca 2016 r.). Jednocześnie przepisem art. 1 pkt 89 lit. b nowelizacji z dnia 22 czerwca 2016 r., został uchylony art. 82 ust. 2 Pzp, zgodnie z którym ?Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej albo, za zgodą zamawiającego, w postaci elektronicznej, opatrzoną bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu?.

Minimalne wymagania dla zachowania formy pisemnej określa art. 78 § 1 k.c. W przypadku oświadczenia woli jest to złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym jego treść. W obowiązującym ustawodawstwie nie ma wyraźnego wskazania, jaka ma być treść podpisu własnoręcznego oraz w jaki sposób podpis ten powinien być złożony. Odpowiedzi na to pytanie należy poszukiwać, mając na uwadze całokształt materiału normatywnego oraz dyrektywy wynikające z języka, a także z funkcji, jaką pełni przepis mówiący o podpisie. podpis jest charakterystycznym dla danej osoby znakiem graficznym wywodzącym się z jej imienia i nazwiska. podpis ma również określony cel, ponieważ jest potwierdzeniem złożonego oświadczenia i aby skutecznie takie potwierdzenie stanowić, musi spełniać podstawowy wymóg - musi pozwalać na identyfikację osoby, która bądź w imieniu własnym, bądź w imieniu reprezentowanego przez siebie podmiotu określone oświadczenie woli złożyła. Tożsamości osoby podpisującej oświadczenie ma dodatkowe znaczenie ze względu na konieczność weryfikacji zdolności osoby podpisującej do prawidłowej reprezentacji danego podmiotu.

Na zagadnienie kształtu własnoręcznego podpisu zwrócił uwagę Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 30 grudnia 1993 r., III CZP 146/93 oraz wyroku z dnia 24 czerwca 2009 r., I CSK 447/08.

W uchwale z dnia 30 grudnia 1993 r., III CZP 146/93, Sąd Najwyższy stwierdził, że ?Nie można zatem formułować ogólnych wskazań co do długości lub kształtu podpisu, poza tym, że ma on stanowić napisane nazwisko, niekoniecznie czytelnie, ale w sposób charakterystyczny dla osoby podpisanej. Istotne jest bowiem to, by napisany znak ręczny - przy całej tolerancji co do kształtu własnoręcznego podpisu - stwarzał w stosunku do osób trzecich pewność, że podpisujący chciał podpisać się pełnym swoim nazwiskiem oraz że uczynił to w formie, jakiej przy podpisywaniu dokumentów stale używa. Takiej pewności nie stwarzają same inicjały, czyli Parafa, toteż nie mogą być one uznane za podpis wystawcy weksla. podpis nieczytelny stanowi wyraz woli napisania nazwiska jedynie wówczas, gdy podpisujący w taki właśnie sposób pisze swoje nazwisko, składając podpisy na dokumentach. Dlatego też podpis nieczytelny powinien być złożony w formie zwykle używanej przez wystawcę weksla, a więc w formie, która jest tym samym znana szerszemu kręgowi osób. Tak wykonany podpis, choć nie daje się odczytać, wyraża napisane nazwisko a zarazem pełni funkcję identyfikacyjną.?

W uchwale III CZP 146/93, Sąd zwrócił również uwagę, że ?Składając podpis na dokumencie obejmującym oświadczenie woli, podpisujący wyraża wolę wywołania określonych skutków prawnych i daje jednocześnie wyraz temu, że dokument zawiera ostateczną, a nie jedynie projektowaną treść danego oświadczenia, że oświadczenie to jest zupełne, oraz że pochodzi od osoby podpisanej. Powyższe funkcje podpisu nie pozostają bez znaczenia dla rozumienia treści tego pojęcia. Można bowiem przyjmować, że skoro podpis jest napisanym znakiem ręcznym określonej osoby, to powinien on wskazywać tę osobę, a więc przedstawiać nie tylko jej charakter pisma, ale i dane, które ją indywidualizują. Należą do nich, między innymi, imię i nazwisko, przy czym funkcję indywidualizującą pełni przede wszystkim nazwisko.?

W wyroku z dnia 24 czerwca 2009 r., I CSK 447/08, Sąd Najwyższy uznała natomiast, że ?Na podstawie wypowiedzi doktryny i orzecznictwa można wskazać pewne minimalne przesłanki prawne podpisu. Nazwisko nie musi więc być w pełnym brzmieniu, dopuszcza się używanie skrótu, który nawet nie musi być w całości czytelny. Powinien się jednak składać z możliwych do stwierdzenia liter, umożliwiających identyfikację podpisującego, a także pozwalając na porównanie i ustalenie przez powtarzalność, że ma postać zwykle używaną, nawet gdy jest mało czytelny; chodzi więc o cechy indywidualne i powtarzalne (orz. SN z dnia 23 marca 1932 r. III l Rw 515/32, Zb. Urz. 1932, poz. 67; uchwala z dnia 28 kwietnia 1973 r. III CZP 78/72, OSNC 1973, nr 12, poz. 207; uchwała 7 sędziów SN z dnia 30 grudnia 1993 r. III CZP 146/93, OSNC 1994, nr 5, poz. 94; wyrok z dnia 8 maja 1997 r. II CKN 153/97, Lex nr 55391; postanowienie z dnia 17 sierpnia 2000 r. II CKN 894/00, Biul. SN 2000, nr 10, poz. 14).?

W postanowieniu z dnia 17 czerwca 2009 r., IV CSK 78/09, Sąd Najwyższy stwierdził, że ?Przy braku ustawowej definicji podpisu, określenie cech, jakim powinien odpowiadać znak graficzny, aby można go było uznać za podpis, jest przedmiotem wypowiedzi judykatury i doktryny. Pomimo zróżnicowania poglądów, można wyznaczyć pewne wspólne minimum w zakresie oznaczania tych cech. Zasadniczo podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko. Nie jest konieczne, aby było to nazwisko w pełnym brzmieniu, gdyż dopuszczalne jest jego skrócenie, nie musi ono być także w pełni czytelne. podpis powinien jednak składać się z liter i umożliwiać identyfikację autora, a także  stwarzać możliwość porównania oraz ustalenia czy został złożony w formie zwykle przezeń używanej; podpis więc powinien wykazywać cechy indywidualne i powtarzalne (por. m.in. orzeczenie Sądu Najwyższego z dnia 23 marca 1932 r., III 1 Rw 515/32, Zb.Urz. z 1932 r., poz. 67 i cyt. uchwałę z dnia 30 grudnia 1993 r., III CZP 146/93).?

W uchwale z dnia 28 kwietnia 1973r., III CZP 78/72, Sąd Najwyższy uznał, że ?w utrwalonej praktyce obrotu za ważny podpis uważa się nie tylko podpis imieniem i nazwiskiem lub podpis samym nazwiskiem, lecz także ? i najczęściej ? skrót podpisu (podpis nieczytelny), którego wystawca zwykle używa przy podpisywaniu dokumentów i który jest godłem jego podpisu.?

W wyroku KIO 888/17, Krajowa Izba Odwoławcza odniosła się natomiast do zagadnienia miejsca złożenia podpisu oraz znaczenia parafy. W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej ?znamienne znaczenie w rozpoznawanej sprawie ma to, że wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu zostały podpisane przez określone osoby - co najważniejsze, podpis złożony na wniosku odpowiada ugruntowanej na podstawie orzecznictwa wykładni tego czym ma charakteryzować się podpis. Natomiast kolejne dokumenty w tym Jedz-e nie zostały podpisane przez umocowane osoby, bowiem w miejscach, gdzie złożenie tego podpisu było wymagane nie widnieje podpis, a jakiś znak graficzny, który w zasadzie nie może zostać uznany za nic innego jak tylko parafę. Co do miejsca złożenia podpisu na dokumencie oczywiście idealnie byłoby, gdyby  podpis został złożony pod treścią, jednakże nie istnieje również taki przepis, który nakazywałby dla skuteczności podpisu złożenie go bezpośrednio, w określonej odległości, pod treścią. Jednakże i w tym zakresie Sąd Najwyższy wskazał między innymi, że ?parafę odróżnia od podpisu przede wszystkim funkcja. Parafa stanowi bowiem sposób sygnowania dokumentu, mający świadczyć o tym, że jest on przygotowany do złożenia podpisu. Nawet wówczas, gdy parafujący zamiast inicjałów zamieści na dokumencie swój pełny podpis, jego znak zachowa znaczenie przygotowania dokumentu do złożenia na nim podpisu. O merytorycznym znaczeniu znaku bowiem przesądzi w takim wypadku treść dokumentu". (uchwała SN z dnia 30 grudnia 1993 r., sygn. akt: III CZP 146/93). W przypadku Konsorcjum S.T. w ocenie Izby dokument Jedz S.T.S.P. spółka z o.o. nie został podpisany przez umocowaną do reprezentacji osobę, a jedynie co najwyżej został parafowany. Nie ma znaczenia w ocenie Izby, że ta sama osoba, która jest uprawniona w imieniu danego podmiotu do podpisania dokumentów parafuje te dokumenty, nie istnieje bowiem takie prawo, które by tego zabraniało. Izba wskazuje, że  w Oświadczeniu Pana A.Ł. z dnia 25 maja 2017 roku (dowód nr 6) wskazał Pan Ł., że ?znak graficzny widniejący w prawym dolnym roku wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (?) w tym na formularzu JEDZ S.T.S.P. spółka  z o.o. jest moim własnoręcznym podpisem nieczytelnym, którym stale się posługuję  i opatruję nim podpisywane przez siebie dokumenty.? Jednakże nie ulega wątpliwości, że wniosek został podpisany pełnym imieniem i nazwiskiem składającego podpis,  a jednocześnie parafowany w prawym dolnym rogu dokumentu. Tak samo zostało podpisane oświadczenie, o którym mowa powyżej tj. imieniem i nazwiskiem oraz jednocześnie postawieniem znaku graficznego, który w ocenie Izby może być uznany jedynie za parafę.  Potoczne rozumienie podpisu, przekonanie podpisującego się, że znak graficzny, którym się posługuje stanowi podpis nie może i nie stanowi usprawiedliwienia dla braku podpisu na dokumencie. W zasadzie potwierdziło to również stanowisko Zamawiającego, który wskazał, że jedynie badanie wniosku o dopuszczenie do udziału w postepowaniu w zakresie całokształtu złożonych dokumentów pozwoliło na zidentyfikowanie osoby, tym samym postawiony znak graficzny na Jedz-u nie pozwolił na identyfikację osoby podpisującej dokument. Uwzględniając całą powyższą argumentację Izba uznała zarzut za zasadny.?