Zasadnicze zmiany dotyczą przepisu § 14 rozporządzenia i obowiązującej od dnia 18 października 2018 r. elektronizacji zamówień publicznych.
Zmiana § 14 ust. 2 rozporządzenia jest konsekwencją zmienionego z dniem 18 października 2018 r., przepisu art. 10a ust. 5 Pzp, z którego wynika, że nie wszystkie oświadczenia składane w postępowaniu o udzielenie zamówienia muszą być sporządzane, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ale jedynie te oświadczenia, o których mowa w art. 25a Pzp, w tym jednolity europejski dokument zamówienia.
Zgodnie bowiem z art. 10a ust. 5 Pzp oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a, w tym jednolity dokument, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Po zmianie § 14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w tym rozporządzeniu, składane są w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego lub w elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia poświadczonej za zgodność z oryginałem.
Zgodnie natomiast z § 14 ust. 4 zdanie pierwsze rozporządzenia poświadczenie za zgodność z oryginałem elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia, o której mowa w § 14 ust. 2 rozporządzenia następuje przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
W praktyce będzie to elektroniczne odwzorowanie oryginalnego oświadczenia lub dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej, czyli skan oświadczenia lub dokumentu papierowego, a następnie potwierdzenie za zgodność z oryginałem przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Dopuszczenie możliwości składania poświadczonych oświadczeń jako elektronicznej kopii dokumentów (tj. skanów oryginalnych oświadczeń sporządzonych w postaci papierowej) przyczyni się do odformalizowania i sprawnego prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia.
Zgodnie natomiast z § 14 ust. 2a rozporządzenia w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, w których, zgodnie z wyborem zamawiającego, nie została dopuszczona możliwość składania dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w rozporządzeniu, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, dokumenty lub oświadczenia składane są w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. W takim przypadku poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje przez opatrzenie kopii dokumentu lub kopii oświadczenia, sporządzonych w postaci papierowej, własnoręcznym podpisem.
Zgodnie z § 14 ust. 2b rozporządzenia w przypadkach, o których mowa w art. 10c ust. 1 Pzp (gdy zamawiający odstąpi od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej przy składaniu ofert), dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w tym rozporządzeniu, mogą być składane za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, osobiście lub za pośrednictwem posłańca. W takim przypadku poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje przez opatrzenie kopii dokumentu lub kopii oświadczenia, sporządzonych w postaci papierowej, własnoręcznym podpisem.
Należy również zauważyć, że nawet w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia, w których komunikacja zamawiającego będzie odbywać się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, możliwe będzie z uwagi na treść § 10 ust. 2 rozporządzenia, skorzystanie przez zamawiającego z posiadanych oświadczeń lub dokumentów (o ile są one jeszcze aktualne) przekazanych przez wykonawcę w tradycyjnej formie. Zgodnie bowiem z § 10 ust. 2 rozporządzenia w przypadku wskazania przez wykonawcę oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w § 2, § 5 i § 7 tego rozporządzenia, które znajdują się w posiadaniu zamawiającego, w szczególności oświadczeń lub dokumentów przechowywanych przez zamawiającego zgodnie z art. 97 ust. 1 Pzp, zamawiający w celu potwierdzenia okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 1 i 3 Pzp, korzysta z posiadanych oświadczeń lub dokumentów, o ile są one aktualne.
Zmiana § 15 rozporządzenia jest konsekwencją przywrócenia możliwości składania, obok oryginału, także kopii oświadczeń potwierdzonych za zgodność z oryginałem. Po zmianie, zgodnie z § 15 rozporządzenia , zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w rozporządzeniu, wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości.
Zmiana § 16 ust. 1 rozporządzenia precyzuje, że dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w tym rozporządzeniu, sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.
Zgodnie natomiast § 2 rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 16 października 2018 r., w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, których wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, prowadzonych przez zamawiających innych niż centralny zamawiający, wszczętych w okresie od dnia 18 października 2018 r. do dnia 31 grudnia 2019 r., w których, zgodnie z wyborem zamawiającego, nie została dopuszczona możliwość składania dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w rozporządzeniu, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, stosuje się przepisy rozporządzenia w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 16 października 2018 r., z tym że dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w rozporządzeniu, składane są w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, a poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje przez opatrzenie kopii dokumentu lub kopii oświadczenia, sporządzonych w postaci papierowej, własnoręcznym podpisem.
Do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 16 października 2018 r. stosuje się przepisy dotychczasowe.
