aktualizacje oprogramowania

Witam, W jaki sposób szacujecie aktualizacje oprogramowania. Chodzi mi o sytuację, że robię przetarg na oprogramowanie a mam również do zaktualizowania oprogramowanie inne już przez nas posiadane  w danym roku. Chodzi o programy tożsame przedmiotowo. Zawsze mam problem z szacowaniem oprogramowania, ich aktualizacji.