Ja potraktowałabym to jako zakup nagły, niezaplanowany i nieprzewidziany, czyli odrębne zmówienie, którego watość nie przekracza 14 000 euro i dokonuję zkupu bez stosowania ustawy PZP.
Ostatnio u mnie w pracy padło podobne pytanie i oto odpowiedź jakiej udzieliłam:
w świetle obowiązujących przepisów, całkowicie brak jest podstaw prawnych do przyjmowania, iż przepisy ustawy Prawo Zamówień Publicznych stosuje się w przypadku, gdy łączna wartość dostaw/usług określonego rodzaju w skali roku liczona narastająco przekroczy netto 14 tys. EUR.
Podstawą do dokonania kwalifikacji danego zakupu może być wyłącznie plan zamówień publicznych w jednostce, sporządzony w oparciu o plan finansowy. Z takiego planu winno wynikać, czy dany wydatek jest zaplanowany jako jedna oddzielna inwestycja (wg łącznej szacunkowej wartości netto jednego konkretnego zamówienia) realizowana jednorazowo, czy też jest to zamówienie udzielane w częściach (wg łącznej szacunkowej wartości netto wszystkich części zamówienia publicznego). Podstawą do zaplanowania wydatków na zamówienia publiczne jest odpowiednia kwalifikacja na dostawy towarów (wg grup we Wspólnym Słowniku Zamówień) oraz kupowane usługi (wg kategorii w załączniku nr 3 do Wspólnego Słownika Zamówień).
Zatem w odniesieniu do zakupu, o który Pani pyta:
1. jeżeli jest to zakup wynikający z Planu zamówień publicznych na 2008r, a łączna wartość dla grupy dostaw obejmujących meble przekracza kwotę 54.279,40 zł netto (tj. 14.000 euro) w skali roku to należy stosować przepisy ustawy PZP i ogłaszać przetarg nieograniczony lub ograniczony, chociaż poszczególny zakup nie przekracza kwoty 14 tys. EUR; zgodnie ze specyfiką dostawy mebli należałoby bowiem przyjąć, że nawet jeśli dostawa taka jest realizowana odrębnie od innych tego samego rodzaju, to jest to część jednego zamówienia publicznego (czyli zamówienie publiczne udzielane w częściach);
2. jeżeli jest to zakup nieprzewidziany i niezaplanowany, traktujemy go jako osobne zamówienie i dokonuje go Pani bez stosowania ustawy PZP (przy założeniu, że planowanie odbyło się z należytą starannością).
W związku z tym jednak, iż dostawy poniżej 14 tys. EUR muszą być realizowane zgodnie
z zasadami dyscypliny finansów publicznych, proponuję, aby po telefonicznym rozeznaniu rynku u co najmniej 3 wykonawców realizujących w ramach prowadzonej przez siebie działalności powyższą dostawę- zakup, wybrała Pani najkorzystniejszą ofertę i dokonała zakupu.
Po przeprowadzonym rozeznaniu sporządza Pani notatkę służbową, która zawiera:
? dane wykonawców, do których wykonano telefon lub wysłano e-maila z zapytaniem ofertowym,
? datę otrzymania oferty lub przeprowadzonej rozmowy telefonicznej,
? cenę,
? inne postanowienia oferty ( jeżeli takie wystąpiły)
? którą ofertę wybrano,
? i uzasadnienie wyboru danego wykonawcy.
Notatkę tą zatwierdza Pani jako pracownik merytoryczny i kierownik zamawiającego.
Mam nadzieję, że moja odpowiedź trochę ci pomoże 
O obowiązku planowania zamówień publicznych mówi art.13 PZP.
Oprócz powyższego nie mogłaś przewidzieć, że meble się rozpadną i że otrzymacie dodatkowe pieniądze.
Pozdrawiam