zmiana okoliczności

Witam, mam następujące pytanie.
Wszczęłam postępowanie o udzielenie zamówienia - zamówienie poniżej 14 tys. więc wysłane zostały zapytania ofertowe. Po wysłaniu zapytań podpisaliśmy umowę na realizację projektu dofinansowanego z Uni. W budżecie tego projektu jest pozycja analogiczna z tym wcześniejszym zamówieniem. Czy ustalając procedurę dla tego nowego zamówienia muszę dodać do niego wartość tego zamówienia poniżej 14 tys. bo ono jeszcze nie zostało zrealizowane ani nie została jeszcze podpisana umowa. Na jednym ze szkoleń powiedziano nam że dopiero po podpisaniu umowy o zamówienie publiczne ono "schodzi z planu zamówień", a do podpisania umowy jest jakby częścią większego zamówienia. Mógłby mi ktoś to wytłumaczyć?

Jest jeszcze jedna kwestia. Co w sytuacji  gdy wiem że postępowanie o zamówienie z nowego projektu będzie wszczynane za parę miesięcy? Na tym samym szkoleniu dowiedziałam się, że to nie istotne, że szacować mam w momencie, w którym wiem, że to zamówienie będzie, czyli np. podpisania preumowy lub umowy, że wtedy pojawia się to zamówienie w moim planie zamówień. Trochę to dla mnie dziwne skoro szacowanie nie może być zrobione dawniej niż 3 mies. przed wszczęciem post. Szkoleniowiec wytłumaczył się że tak na to patrzą kontrolerzy i już. Może są osoby które takie kontrole przeszły i mają jakieś doświadczenia w tym zakresie? Z góry dziękuję za pomoc.