poniżej 14.000

Prowadząc co rok rozeznanie cenowe na dostawę środków czystości, gdzie zazwyczaj wpływają dwie oferty firmy X i Y,  spotykam się z problemem, że np. firma X posiada pełen asortyment, który my wskazaliśmy w formularzu cenowym zaś firma Y daje zamienniki, np. nie ma środka udrożniającego KRET ale ma KRECIKA .
Co w takiej sytuacji robić?
Jak porównać te oferty?
Czy w zapytaniu cenowym należy zamieścić informację co Zamawiający zrobi w takiej sytuacji?
My dotychczas rozwiązywaliśmy to w ten sposób, że jeśli jedna z firm składająca ofertę zaproponowała środek zamienny to odejmowaliśmy wartość tej pozycji od wartości ogólnej firmy X i Y (nie braliśmy danej pozycji z formularza do ogólnej wartości oferty).   
Ale nie jestem przekonana o tym, że jest to słuszne rozwiązanie.

Ponadto bywają w ciągu roku takie sytuacje, że panie z obsługi zażyczą sobie jakieś artykuły spoza asortymentu podanego w zapytaniu, na których to dostawę podpisujemy umowę, co w takiej sytuacji. Czy powinniśmy zwrócić się z kolejnym zapytaniem do firm o zakup jednej szczotki do sprzątania na drewnianym kiju czy zamówić w tej firmie, która wcześniej wygrała zapytanie cenowe. Obecnie robimy to w ten sposób , że pani z obsługi składa d0o mnie wniosek na zakup szczotki a ja w uzasadnieniu podawałam informację, że wybrano firmę X zgodnie z zapytaniem cenowym nr ??/2010, jako że w asortymencie nie było danej szczotki, cenę ustalono z panią ?. telefonicznie.