Archiwizacja, nadawanie znaku sprawy

Witam,
Jak nadajecie nr spraw dla zamóweiń do 14000 euro i tych podlegających ustawie. Czy w obu przypadkach nadajecie ten sam nr klasyfikacji rzeczowej czyli 271. Nie miałabym problemu gdybym robiła tylko zamówienia objęte ustawą, ale zdarza mi się też robić postępowania do 14000 euro zgodnie z wew. regulaminem. Nie wiem czy mam nadawać kolejny nr, czy zakłądac jakąś podteczkę dla tych małych zamówień i jak to ma wtedy wyglądać. Nie stety nie ma u nas osoby odpowiedzialnej za archiwizację, więc mamy taką trochę partyzantkę, a w przyszłym roku chciałabym zeby to było robione prawidłowo. Zaznaczam, że poszczególne komórki robią małe zamówienia samodzielnie.
Dodatkowo jak klasyfikujecie plany zamówień, sprawozdania itp.
Z góry dziękuje za odpowiedź.