Wpis w Centralnym Rejestrze Umów JSFP nie jest dowolnym opisem kontraktu. Ustawa wskazuje zamknięty zestaw informacji, które jednostka udostępnia i aktualizuje. Znajdą się wśród nich numer umowy, o ile go nadano, data zawarcia, okres obowiązywania, oznaczenie stron, przedmiot umowy oraz jej wartość.
Do tego dochodzi informacja, czy umowa jest finansowana ze środków europejskich lub innych zagranicznych niepodlegających zwrotowi, status umowy wraz z dniem zakończenia jej obowiązywania, a przy danych utajnionych także podstawa nieudostępnienia informacji i organ, który jawność ograniczył. Gdy wpis jest później aktualizowany, rejestr pokazuje również podstawę tej aktualizacji.
Ten katalog rozporządzenie doprecyzowuje na tyle konkretnie, że część praktycznych wątpliwości znika już na etapie formularza. Największą uwagę trzeba poświęcić wartości umowy, bo to tu najłatwiej o błąd.
Jak ustalić wartość, gdy umowa nie ma końca
Wartość umowy w rejestrze to całkowita wartość określona w umowie. Problem zaczyna się przy umowie zawartej na czas nieoznaczony, gdzie żadnej „całkowitej” wartości z góry nie da się wskazać. Rozporządzenie rozwiązuje to jednoznacznie i każe podać wartość za okres pierwszych czterdziestu ośmiu miesięcy wykonywania umowy. Ta sama zasada działa, gdy wartości w umowie nie określono wprost, a jednostka podaje wysokość środków, które zamierza przeznaczyć na realizację, również licząc pierwsze czterdzieści osiem miesięcy przy umowie bezterminowej.
Kilka reguł przesądza, co wchodzi do tej kwoty, a co nie. Wartość obejmuje opcje i wznowienia, jeśli umowa je przewiduje. Nie uwzględnia się w niej podatku od towarów i usług, więc rejestr operuje kwotą netto. Podaje się ją w złotych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Nie ma przy tym znaczenia, ile jednostka faktycznie wyda w trakcie realizacji, bo wartość odzwierciedla to, co ustalono, a nie to, co finalnie zapłacono.
Strony, przedmiot i status bez zbędnych domysłów
Rozporządzenie porządkuje także pozostałe pola. Przy stronach będących jednostką lub przedsiębiorcą z siedzibą w kraju podaje się nazwę, numery identyfikacyjne oraz adres, przy podmiocie spoza kraju nazwę i adres, a przy osobie fizycznej imię i nazwisko. Okres obowiązywania wskazuje się przez zaznaczenie, czy umowa jest na czas oznaczony, wtedy z podaniem liczby dni, miesięcy lub lat, czy nieoznaczony. Przedmiot opisuje się przez wskazanie zakresu dostaw, usług lub robót budowlanych.
Status umowy przyjmuje jedną z dwóch wartości, aktywna albo nieaktywna. Zmiana statusu na nieaktywny sprawia, że system automatycznie oznacza dzień zakończenia obowiązywania umowy, więc jednostka nie wpisuje tej daty ręcznie w oderwaniu od statusu. Informacja o finansowaniu z określonych środków zagranicznych sprowadza się do odpowiedzi twierdzącej albo przeczącej.
Największe ryzyko pomyłki kryje się w polu wartości, zwłaszcza przy umowach bezterminowych i tam, gdzie w grę wchodzą opcje, wznowienia i podatek. Zanim jednostka zatwierdzi wpis, opłaca się przejść przez każde z tych pól osobno i sprawdzić je względem treści umowy, bo poprawienie danych po publikacji wymaga później odrębnej aktualizacji z podaniem jej podstawy.
#cru #wartośćumowy #finansepubliczne #pzp #jawność
