Kiedy pytam zamawiających, w którym momencie przygotowują analizę potrzeb i wymagań, najczęściej słyszę, że wtedy, gdy specyfikacja jest już napisana, a wartość oszacowana. Trudno się dziwić, skoro ustawa nie narzuca ani formy, ani terminu, a wymaga jedynie, żeby dokument powstał przed wszczęciem postępowania. Problem polega na tym, że przy takiej kolejności analiza opisuje decyzje już podjęte, zamiast pomóc je podjąć, i staje się dokładnie tym, za co bywa krytykowana, czyli kolejną kartką do protokołu.
Obowiązek dotyczy zamawiających publicznych i zamówień w progach unijnych, z krótkim marginesem dla spraw naprawdę pilnych, kiedy zamawiający sięga po wolną rękę albo negocjacje bez ogłoszenia z powodu okoliczności, których nie dało się przewidzieć.
Skąd w ogóle wziął się ten obowiązek
Warto pamiętać, że ten przepis nie spadł z nieba razem z nową ustawą. Poprzedziły go ustalenia kontrolerów, którzy od lat powtarzali to samo, że urzędy kupują, bo tak było w zeszłym roku. Najwyższa Izba Kontroli badała lata 2012 do 2014 i w sześciu z dziewięciu jednostek, które w ogóle sporządzały plany zamówień, nie znalazła śladu wcześniejszego rozpoznania potrzeb ani rachunku kosztów i korzyści. Uzasadnienie zakupu pojawiało się dopiero we wniosku o wszczęcie postępowania, a więc w momencie, w którym nikt już niczego nie kwestionował.
Stąd taka, a nie inna zawartość analizy. Najpierw zamawiający sprawdza, czy potrzebę zaspokoi własnymi zasobami, bo bywa, że zespół informatyków albo spółka komunalna zrobią to taniej niż wykonawca z przetargu. Później rozgląda się po rynku, zbiera alternatywne sposoby realizacji, szacuje ich orientacyjną wartość i dopiero na tej podstawie rozstrzyga o podziale na części, trybie, miejscu dla aspektów społecznych, środowiskowych i innowacyjnych oraz o ryzykach. Ta ostatnia część zwykle wygląda najsłabiej, a przydaje się najbardziej, bo ryzyka spisane na początku wracają potem jako gotowe zapisy wzoru umowy.
Od stycznia dochodzi pytanie o konkurencję
Nowelizacja dołożyła dwa elementy i oba wynikają z tego samego zmartwienia, czyli z liczby postępowań, w których startuje jeden wykonawca albo nikt. Rozeznanie rynku obejmuje teraz także aspekt podniesienia konkurencyjności, a przy przetargu nieograniczonym, przetargu ograniczonym, negocjacjach z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnym i partnerstwie innowacyjnym analiza potrzeb i wymagań musi wskazać konkretne warunki, które mają wykonawców do startu zachęcić. W praktyce chodzi o rzeczy, o których zamawiający i tak myślą, choć rzadko zapisują, czyli o proporcjonalne warunki udziału, dopuszczenie ofert częściowych, kryteria pozacenowe, termin możliwy do dotrzymania czy zaliczkę dla firm bez grubej poduszki finansowej. Urząd Zamówień Publicznych zebrał te zmiany w krótkim komunikacie o nowych wymogach.
O jednym trzeba pamiętać na przełomie roku, bo tutaj potykają się nawet dobrze zorganizowane zespoły. Znaczenie ma moment wszczęcia postępowania, a nie data podpisania dokumentu, więc analiza przygotowana w grudniu, ale wykorzystana do ogłoszenia opublikowanego w lutym, wymaga uzupełnienia o nowy element.
Zmieniły się przy okazji progi unijne, od których zależy cały obowiązek. Kurs przeliczeniowy spadł do 4,31 zł, a próg dla robót budowlanych do 5 404 000 euro, więc w złotówkach granica obniżyła się na tyle wyraźnie, że część zamówień prowadzonych wcześniej w procedurze krajowej wchodzi teraz w reżim unijny razem z obowiązkiem analizy. Podwyższenie krajowego progu do 170 000 zł nie ma z tym nic wspólnego, choć obie zmiany weszły w życie tego samego dnia i bywają mylone.
Dobre uzasadnienie w złym miejscu
Zamawiający przygotowujący dużą inwestycję komunikacyjną we Wrocławiu opisał rzetelnie, dlaczego nie dzieli zamówienia na części, i zrobił to dokładnie tam, gdzie kazała mu intuicja, czyli w analizie. Dokumentu nie opublikował, w specyfikacji nie zamieścił do niego odesłania, a wykonawcy o jego istnieniu nie wiedzieli. Prezes Urzędu zakwestionował to w kontroli uprzedniej, zamawiający wniósł zastrzeżenia, a Izba uznała, że analiza pozostaje narzędziem zarządczym i nie zastępuje dokumentów, w których opisuje się warunki zamówienia.
Dla jednostek wydających pieniądze unijne ta sama sprawa ma jeszcze jeden wymiar, bo brak uzasadnienia rezygnacji z podziału na części w dokumentach zamówienia mieści się w taryfikatorze jako nieprawidłowość zagrożona korektą w wysokości 5% wartości zamówienia. Przy kontrakcie za czterdzieści milionów mówimy o dwóch milionach straconych na czymś, co wymagało przeklejenia jednego akapitu do specyfikacji.
Dlatego dobrze zrobiona analiza potrzeb i wymagań kończy się nie podpisem, tylko przeniesieniem wniosków do dokumentów, które zobaczy rynek.
#zamowieniapubliczne #pzp #analizapotrzebiwymagan #przetargi #zamawiajacy
