Przetarg na sprzątanie na 24 miesiące. Zamawiający wymaga, aby wykonawca zatrudniał na umowę o pracę 10 osób w pełnym wymiarze czasu pracy, a na każde wezwanie okazywał umowy i dowody opłacenia składek do ZUS. Do tego dochodzi długa lista usług dodatkowych. Przed otwarciem ofert zamawiający publikuje kwotę na sfinansowanie zamówienia: 1,3 mln zł brutto. Wykonawcy siadają do kalkulacji i szybko widzą, że ta suma nie wystarczy nawet na wynagrodzenia.
Po odjęciu 23% VAT z budżetu zostaje 1 056 911 zł netto. Podzielona na 10 etatów i 24 miesiące daje 4403,79 zł miesięcznie na osobę. To mniej niż samo minimalne wynagrodzenie brutto, które w 2026 roku wynosi 4806 zł, a od 1 stycznia 2027 roku wzrośnie do 4950 zł. Składki pracodawcy, środki czystości, sprzęt, nadzór i zysk zostają poza tym rachunkiem.
Ile naprawdę kosztuje etat przy sprzątaniu
Pracodawca płaci więcej, niż widnieje w umowie o pracę. Do płacy minimalnej dolicza składki emerytalną, rentową i wypadkową oraz wpłaty na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Przy typowej stopie wypadkowej daje to około 20,5% ponad pensję. Za pracowników uczestniczących w PPK dochodzi jeszcze 1,5%.
| Miesięcznie na 1 etat | 2026 | 2027 |
|---|---|---|
| Płaca minimalna brutto | 4806 zł | 4950 zł |
| Koszt pracodawcy bez PPK | 5790,28 zł | 5963,77 zł |
| Koszt pracodawcy z PPK | 5862,37 zł | 6038,02 zł |
Kwota około 5965 zł na etat, która pojawia się w wycenach takich przetargów, niemal dokładnie odpowiada kosztowi pracodawcy w 2027 roku. Umowa podpisana na przełomie roku przypadnie w całości albo prawie w całości na nowe stawki. Zestawienie dla 10 etatów i pełnych 24 miesięcy wygląda tak.
| Wariant kosztu ludzi | Netto | Brutto | Brakuje do 1,3 mln zł | Budżet pokrywa |
|---|---|---|---|---|
| 24 miesiące po stawkach 2027 | 1 431 305 zł | 1 760 505 zł | 460 505 zł | 74% |
| 24 miesiące po stawkach 2027 z PPK | 1 449 125 zł | 1 782 424 zł | 482 424 zł | 73% |
| 12 miesięcy 2026 i 12 miesięcy 2027 | 1 410 486 zł | 1 734 898 zł | 434 898 zł | 75% |
Przy założeniu, że cały czas pracy tych osób przypada na ten obiekt, luka sięga od 435 do 482 tys. zł. Gdy wykonawca dołoży rezerwę na zastępstwa urlopowe i chorobowe, budżet pokryje już tylko około dwóch trzecich kosztów ludzi. Ciekawie wypada test odwrotny. Przy płacy minimalnej 3600 zł, obowiązującej od lipca 2023 roku, ten sam zespół kosztowałby około 1,28 mln zł brutto. Ogłoszona kwota pasuje więc do realiów sprzed trzech lat.
Kwota z budżetu i wartość zamówienia to dwie różne liczby
Ustawa wyraźnie oddziela wartość zamówienia od kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na jego sfinansowanie. Wartość zamawiający ustala z należytą starannością, bez VAT, jako realne wynagrodzenie wykonawcy za cały okres umowy. Kwota na sfinansowanie zamówienia wynika z planu finansowego jednostki i nie ma z wartością formalnego powiązania. Urząd Zamówień Publicznych wprost przyznaje, że obie liczby mogą się różnić, a ogłoszenie kwoty przed otwarciem ofert chroni wykonawców przed manipulowaniem wynikiem postępowania.
Sam rozjazd budżetu z rynkiem nie narusza przepisów i trudno go skutecznie zaskarżyć. W orzecznictwie brak rozstrzygnięcia, które uznałoby zaniżoną kwotę za samodzielne naruszenie albo nakazało zamawiającemu jej podwyższenie. Krajowa Izba Odwoławcza przyjmuje, że decyzja o dołożeniu pieniędzy należy wyłącznie do zamawiającego, a wykonawca nie ma roszczenia o zmianę cudzego budżetu. Wartość zamówienia rządzi się jednak ostrzejszymi regułami. Zamawiający nie może zasłonić się brakiem wiedzy o rynku, a podwyżkę płacy minimalnej na 2027 rok, ogłoszoną we wrześniu 2026 roku, powinien uwzględnić już przy szacowaniu.
Gdy budżet jest za niski, każda strona ryzykuje coś innego
Kwota na sfinansowanie zamówienia po otwarciu ofert może wzrosnąć, nie może spaść. Jeśli najkorzystniejsza oferta przekracza budżet, a zamawiający nie znajdzie dodatkowych środków, unieważnia postępowanie. Rzetelnie wycenione oferty w tym przetargu zmierzają dokładnie w tę stronę.
Mniej widoczny skutek dotyczy rażąco niskiej ceny. Zamawiający musi wezwać do wyjaśnień, gdy cena jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o VAT albo od średniej złożonych ofert. Jeśli wartość odpowiada budżetowi, pierwszy z tych progów zaczyna działać dopiero przy cenie około 910 tys. zł brutto. To około 3083 zł netto na etat miesięcznie, mniej niż płaca minimalna. Zaniżona wartość przenosi całą ochronę przed dumpingiem na porównanie z innymi ofertami i na czujność komisji przetargowej.
Przy usługach zamawiający, który wzywa do wyjaśnień, zawsze pyta o zgodność ceny z przepisami o płacy minimalnej oraz z prawem pracy i zabezpieczenia społecznego. Wykonawca odpowiada pełną kalkulacją i dowodami. Izba nakazała odrzucić ofertę na sprzątanie, której wyjaśnienia nie rozbijały kosztów wynagrodzeń na pensję, podatek, składki i dofinansowanie, a samo powołanie się na wsparcie z PFRON uznała za gołosłowne.
Wykonawca, który liczy na waloryzację, powinien znać jej granice. Umowa zawarta na ponad 12 miesięcy musi przewidywać zmianę wynagrodzenia przy wzroście płacy minimalnej, jednak klauzula obejmuje zmiany nieznane w dniu składania oferty. Stawkę 4950 zł na 2027 rok rząd przyjął 14 września 2026 roku. Izba podtrzymała już odrzucenie oferty, która pomijała znaną podwyżkę, a Urząd Zamówień Publicznych w opinii z listopada 2026 roku przypomniał, że wynagrodzenie nie rośnie automatycznie i wykonawca musi wykazać wpływ zmiany na swoje koszty.
Przed terminem składania ofert wykonawca może zapytać, czy 10 etatów ma w całości pracować na obiekcie, czy zamawiający wymaga jedynie zatrudnienia tych osób w pełnym wymiarze. Od odpowiedzi zależy, czy luka liczy się w setkach tysięcy złotych. Zamawiający z twardym budżetem ma bezpieczniejsze rozwiązanie niż publikowanie kwoty na sfinansowanie zamówienia, której rynek nie spełni. Może zmniejszyć zakres usług, liczbę etatów albo okres umowy.
#zamówieniapubliczne #rażąconiskacena #płacaminimalna #usługisprzątania #pzp
