Komisja, która odrzuca ofertę zbyt łatwo, przegrywa z wykonawcą. Komisja, która na siłę ratuje wadliwą ofertę, przegrywa z jego konkurentem. Między tymi dwiema porażkami biegnie wąska ścieżka, którą Krajowa Izba Odwoławcza wyznacza od lat z dużą konsekwencją.

Zamawiający nie ma tu swobody wyboru. Ustawa zawiera zamknięty katalog przyczyn odrzucenia. Należą do nich między innymi oferta spóźniona, oferta wykonawcy wykluczonego lub niespełniającego warunków, oferta sprzeczna z ustawą albo nieważna i oferta o treści niezgodnej z warunkami zamówienia. Katalog obejmuje też rażąco niską cenę, błąd w obliczeniu ceny, czyn nieuczciwej konkurencji, wadliwe wadium oraz brak zgody wykonawcy na poprawienie omyłki lub przedłużenie związania ofertą. Poza tym katalogiem odrzucenie oferty nie ma podstawy. Wewnątrz niego każda decyzja wymaga nazwanej przesłanki i faktów, które ją wypełniają.

Najwięcej zamieszania wywołują dwie sąsiednie przesłanki. Niezgodność z warunkami zamówienia oznacza, że wykonawca zobowiązał się do czegoś innego, niż zamawiający opisał w dokumentach zamówienia. Niezgodność z ustawą zachodzi wtedy, gdy sama oferta łamie normę ustawową. Jeśli specyfikacja powtarza regułę z ustawy, jedna wada uruchamia obie przesłanki jednocześnie.

Wyjaśnienia nie przepiszą oferty na nowo

Konsorcjum startujące w przetargu Politechniki Lubelskiej na przebudowę domu studenckiego rozpisało w formularzu osiem zakresów prac dla podwykonawców. Udziały zsumowały się do 100%, choć podwykonawca może wykonać wyłącznie część zamówienia. Zamawiający wezwał do wyjaśnień, usłyszał, że konsorcjum znaczną część robót wykona samo, i wybrał tę ofertę. W wyroku z 17 kwietnia 2023 r., sygn. akt KIO 907/23, Izba nakazała ją odrzucić jako sprzeczną zarówno z ustawą, jak i ze specyfikacją. Wyjaśnienia oceniła jako niedozwoloną zmianę treści oferty, a samo wezwanie jako zbędne, bo oferta była jasna. Wykonawca odpowiada za to, co napisał w formularzu, a nie za to, co zamierzał napisać.

Jeszcze boleśniej o znaczeniu podstaw prawnych przekonał się wykonawca z przetargu Zarządu Dróg Wojewódzkich w Krakowie. Specyfikacja wymagała jednakowych cen jednostkowych dla tych samych pozycji w zakresie podstawowym i opcjonalnym. W jednej ze 104 takich par pojawiły się kwoty 147,60 zł i 184,50 zł. W wyjaśnieniach wykonawca sam wskazał, która z nich jest właściwa. Zamawiający odrzucił ofertę jako niezgodną z warunkami zamówienia, a dodatkowo jako sprzeczną z ustawą, bo te wyjaśnienia potraktował jak negocjacje.

Odwołanie zakwestionowało tylko pierwszą podstawę. W wyroku z 3 września 2024 r., sygn. akt KIO 2815/24, Izba je oddaliła. Druga podstawa pozostała niezakwestionowana, a Izba nie orzeka o zarzutach, których odwołanie nie zawiera. Gdy odrzucenie oferty opiera się na dwóch podstawach, wykonawca musi podważyć obie.

Poprawka wygrywa z odrzuceniem, dopóki zamawiający nie musi zgadywać

Omyłka nie daje pretekstu do pozbycia się oferty. Zamawiający musi poprawić oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe oraz inne omyłki, które nie zmieniają istotnie treści oferty. Gdańskie Nieruchomości odrzuciły ofertę, w której cztery z siedmiu kosztorysów podawały ceny jednostkowe z trzema miejscami po przecinku, i unieważniły postępowanie. Wyrokiem z 28 kwietnia 2023 r., sygn. akt KIO 1077/23, Izba cofnęła obie czynności i nakazała zaokrąglić ceny według zasady zapisanej w specyfikacji. Spór dotyczył 108,22 zł przy ofercie wartej ponad 9,6 mln zł. Taką ofertę zamawiający może odrzucić dopiero wtedy, gdy wykonawca nie zgodzi się na poprawkę.

Obowiązek poprawiania kończy się tam, gdzie zamawiający musiałby zgadywać. Spółka Wodociągi i Kanalizacja w Dzierżoniowie rozbudowywała oczyszczalnię ścieków. W specyfikacji uznała tabelę ceny za treść oferty i wymagała w niej wartości cząstkowych dla wybranych pozycji. Jeden z wykonawców zostawił te komórki puste. Brakujących kwot nie dało się odczytać z żadnego innego dokumentu, więc zamawiający nie mógł ich wpisać ani wezwać do uzupełnienia. W wyroku z 23 września 2024 r., sygn. akt KIO 3075/24, Izba przyznała mu rację i oddaliła odwołanie.

Wymóg pewności działa jednak w obie strony. Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad kilka razy wzywała wykonawcę do wyjaśnień w sprawie oferty na zaprojektowanie i budowę odcinka drogi ekspresowej S17. Następnie odrzuciła ofertę na podstawie profilu niwelety i tabeli wzmocnień podłoża, które wykonawca przedstawił jako wstępne założenia do wyceny. Wyrokiem z 13 lutego 2024 r., sygn. akt KIO 199/24, Izba nakazała unieważnić odrzucenie oferty. Niezgodność musi być oczywista i niewątpliwa, a zamawiający nie może jej wyinterpretować z danych, które nie opisują pełnego rozwiązania projektowego. Izba przypomniała też, że błahy, czysto formalny powód ani błąd możliwy do poprawienia nie uzasadniają odrzucenia.

Oferty z elementami ICT przechodzą od kwietnia przez dodatkowe sito

Od 3 kwietnia 2026 r. zamawiający odrzuca także ofertę, która obejmuje produkt, usługę albo proces ICT wskazany w rekomendacji Pełnomocnika Rządu do Spraw Cyberbezpieczeństwa jako szkodliwy dla podstawowego interesu bezpieczeństwa państwa. Tę zmianę wprowadziła nowelizacja ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa z 23 stycznia 2026 r. Wcześniej przepis mówił wyłącznie o urządzeniach informatycznych i oprogramowaniu. Dziś posługuje się definicjami z unijnego aktu o cyberbezpieczeństwie, które obejmują również usługi i procesy. Pełnomocnik publikuje rekomendacje w swoim Biuletynie Informacji Publicznej.

Zupełnie nowa przesłanka dotyczy dostawcy wysokiego ryzyka. Minister właściwy do spraw informatyzacji może decyzją uznać za takiego dostawcę podmiot dostarczający sprzęt lub oprogramowanie, razem z całą jego grupą kapitałową, jeśli zagraża on podstawowemu interesowi bezpieczeństwa państwa. Decyzja wymienia typy produktów oraz rodzaje usług i procesów ICT. Minister ogłasza ją w Monitorze Polskim i publikuje w swoim biuletynie. Oferta z takim rozwiązaniem wypada z przetargu niezależnie od ceny i jakości. Podmioty zobowiązane na gruncie ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa nie mogą też wprowadzać tych rozwiązań do użytku. Rozwiązania już używane wycofują w ciągu siedmiu lat, a przy funkcjach krytycznych dla bezpieczeństwa sieci w ciągu czterech.

Okresu przejściowego nie ma. Urząd Zamówień Publicznych w komunikacie z 23 marca 2026 r. wskazał, że obie przesłanki obejmują postępowania wszczęte przed 3 kwietnia i wtedy jeszcze niezakończone. Przy rekomendacjach wynika to wprost z przepisu przejściowego. Przy dostawcy wysokiego ryzyka urząd wywodzi ten skutek z braku takiego przepisu. Brzmienie obu przesłanek nie ogranicza kręgu zamawiających, którzy je stosują, a orzecznictwo nie wypowiedziało się jeszcze o żadnej z nich.

Listy dostawców wysokiego ryzyka na razie nie ma. Ministerstwo Cyfryzacji poinformowało w sierpniu 2026 r., że nie wszczęło żadnego postępowania i nie wydało żadnej decyzji. Prezydent podpisał nowelizację, ale skierował ją do Trybunału Konstytucyjnego w trybie kontroli następczej, co nie wstrzymuje jej stosowania. Brak listy nie zwalnia jednak komisji z pracy. Przy ofertach z elementami ICT komisja ma powód, by na dzień badania ofert sprawdzić biuletyn Pełnomocnika i Monitor Polski, a wynik odnotować w dokumentacji. Wykonawca, który zna pochodzenie oferowanego sprzętu i oprogramowania, łatwiej wykaże, że ta przesłanka go nie dotyczy. Szczegóły nowych obowiązków przedstawia wcześniejsze omówienie nowelizacji KSC.

#odrzucenieoferty #zamówieniapubliczne #pzp #kio #cyberbezpieczeństwo