Pytać wolno, dopisywać już nie
Badanie i ocena ofert zaczyna się zwykle od pytań. Zamawiający może poprosić wykonawcę o wyjaśnienie treści oferty, ale wyjaśnienie służy odczytaniu tego, co wykonawca już napisał. Ustawa zakazuje negocjacji dotyczących złożonej oferty i jakiejkolwiek zmiany jej treści. Izba konsekwentnie traktuje dopisanie brakującej ceny, producenta czy parametru jako zmianę oferty, a nie jej objaśnienie. Komisja, która przyjmie takie tłumaczenia, naraża cały wybór na unieważnienie.
Zakres pytań wyznaczają dokumenty zamówienia. Zamawiający nie może w wezwaniu zbierać informacji, których wcześniej nie zażądał w specyfikacji. Może natomiast pytać więcej niż raz, jeśli treść oferty nadal budzi wątpliwości, bo przepis o wyjaśnieniach nie limituje liczby wezwań. Ustawa nie przewiduje też osobnej sankcji za milczenie wykonawcy. Kto jednak nie odpowie, zostawia komisji lekturę samej oferty i przyjmuje jej skutki.
Poprawka służy błędom wykonawcy, nie zamawiającego
Oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe zamawiający poprawia sam, a wykonawcę tylko zawiadamia. Zgoda nie jest tu potrzebna. Poprawka rachunkowa często zmienia cenę, a sama ta zmiana jej nie wyklucza. W jednym z tegorocznych sporów wykonawca źle policzył podatek przy stawce 23%. Izba uznała to za oczywistą omyłkę rachunkową i odrzuciła argument konkurenta, że zamawiający powinien liczyć wszystko od kwoty brutto.
Inne omyłki, polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, zamawiający poprawia wtedy, gdy nie zmieniają one istotnie treści oferty. Jeśli wykonawca w wyznaczonym terminie zakwestionuje poprawkę, jego oferta podlega odrzuceniu. Tam, gdzie komisja musiałaby zgadywać brakującą treść, mamy do czynienia z brakiem, a nie z omyłką, co pokazaliśmy szerzej przy okazji pięciu wyroków o odrzuceniu oferty.
Badanie i ocena ofert nie daje też zamawiającemu narzędzia do naprawiania własnych dokumentów. Miasto Stołeczne Warszawa zmieniło w specyfikacji relację światłowodową w jednej pozycji, ale nie poprawiło nieedytowalnego formularza na platformie. Wszyscy trzej wykonawcy wycenili więc relację z formularza. Zamawiający uznał to za inną omyłkę i przepisał pozycję w każdej ofercie. Dwie firmy się zgodziły, trzecia odmówiła i wypadła z postępowania.
Izba uznała, że warunki poprawienia omyłki w ogóle nie zaistniały, więc odrzucenie firmy, która nie przystała na poprawkę, nie miało podstaw. Formularz nie odpowiadał specyfikacji, a oferty stały się nieporównywalne. Izba nakazała unieważnić wybór oferty, a następnie całe postępowanie w tej części.
Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 24 października 2023 r., sygn. akt KIO 2939/23
Za niska cena broni się dowodami
Badanie i ocena ofert obejmuje także cenę. Gdy cena całkowita jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o podatek VAT albo od średniej arytmetycznej cen ofert, zamawiający musi wezwać wykonawcę do wyjaśnień. Do średniej nie wlicza ofert spóźnionych ani zawierających błąd w obliczeniu ceny. Z wezwania może zrezygnować tylko wtedy, gdy rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych. Niezależnie od progu komisja pyta zawsze, gdy cena albo jej istotna część składowa wydaje się rażąco niska.
Ciężar dowodu spoczywa na wykonawcy. Wyjaśnienia muszą pokazać, z czego wynika cena, a zapewnienia bez kalkulacji i dokumentów niczego nie dowodzą. Zamawiający nie może też sam dopowiadać argumentów, których wykonawca nie przedstawił. Okoliczności podniesione dopiero przed Izbą nie ratują oferty, bo ocenie podlega to, co trafiło do zamawiającego. Pomocne tezy zebrano w zestawieniu orzecznictwa przygotowanym przez Urząd Zamówień Publicznych.
Drugie wezwanie jest wyjątkiem. Służy doprecyzowaniu konkretnych informacji z pierwszych wyjaśnień, a nie ponownemu zadaniu tego samego pytania. Uniwersytecki Szpital Dziecięcy w Krakowie kupował ręczniki papierowe. Oferta za 606 082,50 zł brutto przeszła badanie ceny, a po pierwszym odwołaniu konkurenta zamawiający unieważnił wybór i wysłał wykonawcy niemal identyczne wezwanie.
Izba uznała, że ponowne wezwanie niczego nie doprecyzowywało, tylko dawało wykonawcy drugą szansę. Unieważnienie wyboru oferty nie uprawnia zamawiającego do ponownego wzywania w tym samym zakresie. Pierwsze wyjaśnienia nie obaliły domniemania rażąco niskiej ceny, więc Izba nakazała odrzucić ofertę.
Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 31 marca 2025 r., sygn. akt KIO 906/25
Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej dodał, że nawet oferty z ceną równą zeru nie można odrzucić automatycznie. Najpierw trzeba przeprowadzić procedurę wyjaśniającą.
Dokumenty podmiotowe uzupełnisz raz, przedmiotowych pilnuj od początku
Ostatni etap, przez który przechodzi badanie i ocena ofert, dotyczy dokumentów wykonawcy. Gdy podmiotowe środki dowodowe nie wpłynęły albo są niekompletne lub błędne, zamawiający wzywa do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia. Nie musi tego robić, gdy oferta i tak podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania. Ustawa nie mówi wprost o jednym wezwaniu. Orzecznictwo przyjmuje jednak, że wezwanie w sprawie danego uchybienia następuje tylko raz.
Jednokrotność dotyczy konkretnej wady, a nie samego dokumentu. Wojskowa Akademia Techniczna wymagała zdolności kredytowej na co najmniej 100 000 000 zł. Najpierw wezwała wykonawcę z powodu formy opinii bankowej, a potem z powodu jej treści. Izba nie dopatrzyła się naruszenia, bo chodziło o dwa różne uchybienia. Zamawiający nie może zresztą wezwać do usunięcia jednej wady, a potem odrzucić ofertę z powodu innej, którą przemilczał.
Przedmiotowe środki dowodowe rządzą się ostrzejszymi regułami. Zamawiający może wezwać do ich złożenia lub uzupełnienia tylko wtedy, gdy przewidział to w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia. Poprawić dokumentu zawierającego błąd nie można wcale. Nie uzupełnia się też dokumentu, który służy ocenie w kryteriach. Jeśli złożony dokument pokazuje niezgodność produktu z wymaganiami, oferta podlega odrzuceniu.
Data na uzupełnianym dokumencie może być późniejsza niż termin składania ofert. Wykonawca musi jednak wykazać, że spełniał warunki udziału już w tym terminie, a zaświadczenia składa aktualne na dzień ich przekazania.
#zamówieniapubliczne #pzp #przetargi #kio #ocenaofert
