Piątek, godzina 10:00, otwarcie ofert w przetargu na utrzymanie zieleni miejskiej. Pięć ofert, pięć plików na platformie, pięć cen do odczytania i wpisania do zestawienia. Zamawiający publikuje informację na stronie internetowej postępowania i zamyka temat. Do poniedziałku, kiedy dzwoni wykonawca z trzeciego miejsca: „Dlaczego w waszej informacji moja cena to 487 320 złotych, skoro w ofercie wpisałem 488 780?”

Sprawdzenie trwa trzy minuty. Przy przepisywaniu ktoś zamienił dwie cyfry. Różnica wynosi niecałe półtora tysiąca złotych, niecałe 0,3% wartości oferty. Ranking się nie zmienia. Oferta nie ma żadnej wady. Ale na stronie postępowania wisi dokument z błędną ceną i zamawiający stoi przed pytaniem, na które w ustawie nie znajdzie gotowej odpowiedzi.

Bo Prawo zamówień publicznych nie reguluje procedury sprostowania informacji z otwarcia ofert. Nie ma przepisu, który by mówił: „zamawiający prostuje oczywiste omyłki w opublikowanym zestawieniu cen”. Nie ma wzoru, nie ma terminu, nie ma trybu. Jest za to ugruntowana linia orzecznicza, która mówi jedno bardzo wyraźnie: otwarcie ofert jest czynnością faktyczną, jednorazową i niepowtarzalną. Nie da się go cofnąć, powtórzyć ani anulować. Jeśli plik z ofertą się nie otworzył albo oferta w ogóle nie została odczytana podczas sesji otwarcia, mamy do czynienia z nieusuwalną wadą postępowania, która może prowadzić wprost do unieważnienia.

Tyle że nasz zamawiający od zieleni miejskiej nie ma problemu z samym otwarciem. Oferty zostały prawidłowo otwarte, ceny prawidłowo odczytane, wykonawcy prawidłowo zidentyfikowani. Problem polega wyłącznie na tym, że ktoś się pomylił przy wpisywaniu jednej liczby do dokumentu publikowanego po otwarciu. I tu jest fundamentalna różnica, której nie wolno przeoczyć: czym innym jest czynność otwarcia ofert, a czym innym dokument informacyjny sporządzany po tej czynności. Sprostowanie tego dokumentu nie jest powtórzeniem otwarcia. To korekta zapisu, nie ponowienie aktu. Tak samo jak sprostowanie protokołu rozprawy sądowej nie oznacza powtórzenia rozprawy.

Orzecznictwo Izby daje tu zresztą wyraźną wskazówkę. W jednej ze spraw wykonawca domagał się „sprostowania informacji z otwarcia” polegającego na dopisaniu oferty, która w rzeczywistości nie została otwarta, bo trafiła na niewłaściwy adres skrzynki. Izba odmówiła i stwierdziła, że niedopuszczalne jest sprostowanie informacji z otwarcia ofert w sposób niezgodny z rzeczywistością. Skoro oferta nie była otwarta, to wpisanie jej do zestawienia byłoby kreowaniem fikcji.

ODWRÓĆMY LOGIKĘ

Skoro zakazane jest sprostowanie niezgodne z rzeczywistością, to sprostowanie przywracające zgodność z rzeczywistością mieści się w granicach prawa. Poprawienie błędnie przepisanej ceny z 487 320 zł na faktyczną kwotę z oferty 488 780 zł nie kreuje nowego stanu faktycznego. Przywraca prawdziwy obraz tego, co zamawiający odczytał podczas sesji otwarcia.

Warto przy tej okazji uporządkować jeszcze jedną kwestię, która w dyskusjach praktyków zamówień publicznych regularnie się myli. Omyłka rachunkowa w ofercie to sytuacja, w której wykonawca źle policzył i zamawiający ma ustawowy obowiązek poprawić błąd arytmetyczny, a potem niezwłocznie o tym powiadomić. Błąd zamawiającego w przepisaniu ceny z oferty do dokumentu informacyjnego to zupełnie inna kategoria. Oferta jest bezbłędna. Nikt nie poprawia treści oświadczenia woli wykonawcy. Zamawiający koryguje własny dokument sprawozdawczy, bo źle go sporządził. Pierwsza sytuacja to domena przepisów o poprawianiu omyłek i ewentualnym odrzuceniu oferty. Druga to elementarna rzetelność w dokumentowaniu postępowania.

Praktyka rynkowa potwierdza tę wykładnię bez cienia wątpliwości. Państwowe Gospodarstwo Wodne Wody Polskie publikuje sprostowania do informacji z otwarcia ofert regularnie, w różnych regionach kraju. Sądy rejonowe robią to samo. Miasta, gminy, instytuty naukowe, uczelnie. Dokumenty noszą tytuł „Sprostowanie informacji z otwarcia ofert” i zawierają krótkie wskazanie: co było podane błędnie, jaka jest wartość prawidłowa, skąd wynika pomyłka. Nikt tych sprostowań nie kwestionuje, nikt nie wnosi odwołań, żaden organ kontrolny nie stawia za nie zarzutów.

Wróćmy więc do naszego zamawiającego. Ma na stronie postępowania dokument z błędną ceną. Wie, że pomyłka jest po jego stronie. Ranking się nie zmienia. Co powinien zrobić?

Przede wszystkim nie powinien udawać, że nic się nie stało. Pozostawienie błędnej informacji na stronie postępowania narusza zasadę przejrzystości, bo wprowadza w błąd każdego, kto tę informację czyta. Narusza też zasadę jawności, bo jawność oznacza dostęp do informacji prawdziwej, nie do informacji zawierającej pomyłki zamawiającego. Powinien więc opublikować na tej samej stronie krótkie sprostowanie, w którym wskazuje: w informacji z otwarcia ofert z dnia takiego, w pozycji dotyczącej wykonawcy X, podano cenę brutto 487 320,00 zł, podczas gdy prawidłowa cena brutto wynikająca z formularza ofertowego wynosi 488 780,00 zł. Pozostałe dane nie ulegają zmianie.

Żeby takie sprostowanie było bezpieczne, muszą być spełnione cztery warunki. Korekta musi prowadzić do zgodności z rzeczywistą treścią oferty, weryfikowalnej przez proste porównanie z formularzem ofertowym. Musi mieć charakter techniczny, czyli dotyczyć pomyłki w przepisaniu, nie merytorycznej zmiany danych. Musi być transparentna, czyli opublikowana jawnie z wyraźnym oznaczeniem, co i dlaczego się zmienia. I nie może modyfikować samej czynności otwarcia, bo ta jest jednorazowa i niepowtarzalna, a sprostowanie dotyczy wyłącznie dokumentu sporządzonego po otwarciu.

Trzeba natomiast wyraźnie odgraniczać taką korektę od czegoś zupełnie innego: od zmiany kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia, podawanej przed otwarciem ofert. Tu orzecznictwo jest bezlitosne. Zamawiający, który po zapoznaniu się z cenami ofert „koryguje” swoją kwotę budżetową z dwóch milionów na milion sześćset, naraża się na unieważnienie tej czynności. Kwota budżetowa to oświadczenie woli zamawiającego o charakterze gwarancyjnym, chroniące interesy wykonawców. Jej zmiana po otwarciu to manipulacja, nie korekta. Nasz zamawiający od zieleni miejskiej nie zmienia swojego budżetu. Poprawia jedną cyfrę w jednym wierszu tabeli z cenami ofert. To różnica nie do przeoczenia.

Na końcu warto zadać sobie jeszcze jedno pytanie: czy brak wyraźnego przepisu o sprostowaniu informacji z otwarcia to luka świadoma, czy przypadkowa? Wszystko wskazuje na to drugie. Ustawodawca przewidział mechanizm poprawiania omyłek w ofertach wykonawców, przewidział procedurę wyjaśnień, przewidział autokorektę zamawiającego przy wyborze oferty najkorzystniejszej. Nie przewidział natomiast najprostszej sytuacji: że ktoś pomyli się przy przepisywaniu liczby do tabelki. Powszechna praktyka rynkowa wypełniła tę lukę oddolnie, a orzecznictwo pośrednio ją zaakceptowało. Postulat na przyszłość jest prosty: jedno zdanie w ustawie wystarczyłoby, żeby zamawiający nie musieli szukać odpowiedzi w domysłach, analogiach i rozumowaniach a contrario.

A nasz zamawiający? Opublikował sprostowanie w poniedziałek po południu, powiadomił wszystkich wykonawców mailem, odnotował korektę w protokole postępowania. Wybrał najkorzystniejszą ofertę bez odwołań. Zieleń miejska ma się dobrze.

#sprostowanieinformacjizotwarcia #otwarcieofert #błądzamawiającego #zamówieniapubliczne #prawozamówieńpublicznych