Zamawiający przewiduje opcję do 30%. Wzór umowy chce dwóch kwot, osobno za zakres podstawowy i za opcję, a formularz ofertowy ma na cenę jedno okienko. Przy podpisywaniu umowy wychodzi na jaw, że jednej z tych kwot nikt nigdy nie podał. Takich historii jest sporo i prawie każda zaczyna się od tego, jak zamawiający zaprojektował prawo opcji w formularzu ofertowym.
Procent, który nic nie mówi
Ustawa wpuszcza opcję do umowy pod kilkoma warunkami. Dokumenty zamówienia muszą jasno określać jej rodzaj, maksymalną wartość i okoliczności, w których zamawiający po nią sięgnie, a sama opcja nie może zmienić ogólnego charakteru umowy. Procent nadaje się na górny limit i nic poza tym. Wykonawca, który czyta „opcja do 30%”, nie wie, czy chodzi o trzydzieści laptopów, pół roku serwisu, czy dodatkowy moduł systemu, więc wycenia ryzyko z naddatkiem. Za ten naddatek płaci zamawiający. UZP krytykował procentowe dosypywanie zakresu jeszcze za poprzedniej ustawy, o czym pisaliśmy przy opinii UZP o istocie prawa opcji. Źle opisana opcja mści się zresztą z opóźnieniem, bo zlecenie wydane na podstawie wadliwej klauzuli podlega unieważnieniu.
Prawo opcji w formularzu ofertowym, czyli kto naprawdę wygrał
Ustawa nie rozstrzyga, czy w kryterium ceny liczyć opcję. Zostawia to zamawiającemu, a Krajowa Izba Odwoławcza od lat nie ma nic przeciwko ocenie ceny łącznej. Dlaczego warto z tego korzystać, najlepiej widać na prostym przetargu na 100 laptopów z opcją na kolejne 30.
| Wykonawca A | Wykonawca B | |
|---|---|---|
| Laptop w zakresie podstawowym | 4000 zł | 3800 zł |
| Zakres podstawowy, 100 sztuk | 400 000 zł | 380 000 zł |
| Laptop w opcji | 4000 zł | 5500 zł |
| Opcja, 30 sztuk | 120 000 zł | 165 000 zł |
| Razem z pełną opcją | 520 000 zł | 545 000 zł |
Przy ocenie samej podstawy B wygrywa o 20 000 zł. Wystarczy, że zamawiający sięgnie po opcję, i zwycięska oferta wychodzi nagle o 25 000 zł drożej od przegranej. B wcale nie jest tańszy. Przeniósł tylko marżę tam, gdzie kryterium nie zagląda, a ocena ceny łącznej od razu stawia go na właściwym miejscu. Jeszcze sprytniej odebrać mu ten ruch na starcie. Materiał UZP o praktyce stosowania opcji podsuwa prosty zapis: cena jednostkowa w opcji taka sama jak w podstawie. Po takim zastrzeżeniu tabelka wykonawcy B traci cały urok.
Zdarza się też numer w drugą stronę. Opcja idzie za grosze, a jej koszty lądują w podstawie, bo zamawiający przecież pewnie z opcji nie skorzysta. W przetargu ZUS na łącza WAN jedna z ofert wyceniła dzierżawę urządzenia w opcji na 1,23 zł miesięcznie. Ani Izba, ani później Sąd Okręgowy w Warszawie nie dali się przekonać i uznali ofertę za wadliwą, między innymi przez błąd w obliczeniu ceny.
Stąd najprostsza recepta: prawo opcji w formularzu ofertowym dostaje trzy wiersze. Cena podstawy, cena opcji i suma, która idzie do punktacji. Rozbicie przyda się też wtedy, gdy któraś pozycja zacznie zalatywać rażąco niską ceną.
Budżetu za mało, a unieważnić nie wolno
Kwota za opcję przechodzi do umowy wprost z oferty. Sama cena podstawowa wystarczy tylko wtedy, gdy SWZ od początku przewiduje rozliczenie opcji po cenach jednostkowych z podstawy, bo wtedy wartość opcji to zwykłe mnożenie. Gdy prawo opcji w formularzu ofertowym kończy się na jednej kwocie, a cen jednostkowych brak, zamawiający zostaje z pustą rubryką w umowie i żadne liczenie na oko jej nie wypełni.
Z budżetem jest na odwrót. Kwota, którą zamawiający ogłasza przed otwarciem ofert, dotyczy co do zasady zakresu gwarantowanego, bo opcja nie jest jeszcze żadnym zobowiązaniem. Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego poznała tę zasadę w przetargu na system zarządzania wydrukiem, i to od mniej przyjemnej strony.
| Kwota | |
|---|---|
| Budżet podany przed otwarciem ofert | 1 976 989,25 zł |
| Najkorzystniejsza oferta, zakres podstawowy | 1 547 009,13 zł |
| Ta sama oferta, opcja | 693 906,96 zł |
| Cena łączna | 2 240 916,09 zł |
Uczelnia zestawiła budżet z ceną łączną, zobaczyła ponad ćwierć miliona brakującej kwoty i unieważniła postępowanie. Izba policzyła inaczej. Skoro zamawiający podał jedną kwotę bez rozbicia, dotyczy ona wyłącznie podstawy, a podstawa zmieściła się w niej z zapasem ponad 400 000 zł. Unieważnienie poszło do kosza.
Wyjątkiem jest opcja, która zakres zmniejsza. Wtedy zobowiązaniem jest od początku pełna umowa i na nią trzeba mieć pieniądze. Przy zwykłej opcji rozszerzającej całą tę historię załatwiłoby jedno zdanie w informacji o kwocie: tyle na podstawę, tyle na opcję.
#zamówieniapubliczne #prawoopcji #pzp #formularzofertowy #przetargi
