Postępowanie rozstrzygnięte, umowa w drodze, a tu wpada wniosek jednego z wykonawców o udostępnienie wszystkich złożonych ofert. Wykonawca składa go przez platformę zakupową, ale dopisuje, że kopie chce dostać mailem i nie zamierza ich szukać w systemie. Zamawiający zaczyna się zastanawiać, czy taki dopisek go wiąże. Udostępnianie ofert ma własne zasady, odrębne od tych, które rządzą składaniem ofert czy wnoszeniem odwołań, a przepisy nie dają wnioskodawcy prawa do wskazania kanału. Zamawiającego ogranicza za to coś twardszego niż forma przesyłki, mianowicie czas.

Przepisy wymagają środka elektronicznego, ale nie wskazują jakiego

Oferty należą do załączników protokołu postępowania, a protokół jest jawny i zamawiający udostępnia go na wniosek. Z wnioskiem może wystąpić także podmiot, który w postępowaniu w ogóle nie startował. Sposób udostępnienia reguluje rozporządzenie w sprawie protokołów postępowania. Zamawiający przekazuje dokumenty w oryginale lub kopii, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, i robi to niezwłocznie.

Rozporządzenie nie wymienia ani platformy zakupowej, ani poczty elektronicznej. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, do której odsyła Pzp, definiuje środki komunikacji elektronicznej i wprost wymienia w tej definicji pocztę elektroniczną. Mail mieści się więc w wymaganiu tak samo jak platforma. Składanie ofert wymaga środka, który zamawiający wskazał w dokumentach zamówienia, a rozporządzenie o udostępnianiu protokołu do takiego wskazania nie odsyła.

Wybór zamawiającego przepisy zapisują wprost dopiero na wypadek, gdy udostępnienie elektroniczne jest utrudnione albo niemożliwe. Zamawiający informuje wtedy wnioskodawcę niezwłocznie i wskazuje wgląd w wyznaczonym miejscu, przesyłkę przez operatora pocztowego albo posłańca. W zwykłym trybie przepisy nie rozstrzygają, kto wybiera konkretny środek elektroniczny. W komentarzu Urzędu Zamówień Publicznych czytamy, że ustawa nie tworzy ograniczeń w sposobie udostępniania protokołu.

Izba ocenia zwłokę, nie kanał

Orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej pokazuje, gdzie zamawiający naprawdę ryzykuje. W jednej ze spraw zamawiający opublikował informację o wyborze najkorzystniejszej oferty w piątek o 14:55. Wykonawca złożył wniosek przez platformę w poniedziałek o 9:33, a termin na odwołanie mijał w środę 28 sierpnia 2024 roku. Zamawiający przesłał oferty w czwartek, dzień po upływie tego terminu, i bronił się tym, że ustawa daje mu 3 dni.

Izba tej obrony nie przyjęła. Wyjaśniła, że trzydniowa granica chroni czas zamawiającego na sprawdzenie, czy oferta nie zawiera informacji chronionych, a o terminie udostępnienia decyduje niezwłoczność. Wielostopniowy obieg dokumentów w dużej jednostce nie usprawiedliwił zwłoki. Izba dodała, że komunikacja przez platformę w założeniu powinna takie przeszkody usuwać. Nakazała unieważnić wybór najkorzystniejszej oferty i powtórzyć badanie oraz ocenę ofert.

W sprawach o udostępnianie ofert spór dotyczy zwykle zakresu, nie kanału. W innym wyroku zamawiający przesłał oferty pocztą elektroniczną, ale odmówił udostępnienia załączników objętych tajemnicą przedsiębiorstwa, a Izba badała wyłącznie zasadność tej odmowy. Formy przekazania nikt nie kwestionował. Wyroku, który rozstrzygałby spór o mail kontra platforma, brak.

Jak odpowiedzieć, żeby nie wpaść w spór

Udostępnianie ofert przez platformę spełnia wymaganie, jeśli wnioskodawca realnie może z niej pobrać pliki. Zamawiający najbezpieczniej odpowie bez zwłoki i przekaże komplet ofert ze wszystkimi załącznikami, które podlegają udostępnieniu. Izba nie podała liczby dni, po której udostępnienie staje się spóźnione, i oceniała okoliczności sprawy. W opisanym przypadku trzy dni od wniosku okazały się za długo. Mail bywa najprostszym gestem, który zamyka temat, choć nie jest obowiązkiem.

Gdy platforma nie pozwala przekazać plików, zamawiający sięga po pocztę elektroniczną. Dopiero kiedy żaden środek elektroniczny nie działa, rozporządzenie każe niezwłocznie poinformować wnioskodawcę i wskazać wgląd, przesyłkę pocztową albo posłańca. Datę i godzinę udostępnienia zamawiający odnotowuje w dokumentacji, bo to jedyny dowód, że dotrzymał terminu.

Wykonawca, który czeka na mail, ryzykuje tym samym co zamawiający, czyli czasem. Termin na odwołanie nie poczeka na spór o kanał, więc lepiej pobrać dokumenty z platformy od razu, niż upierać się przy formie. W opisanej sprawie odwołujący złożył wniosek rano w pierwszym dniu roboczym po wyborze i Izba uznała, że zachował należytą staranność.

Osobno trzeba potraktować wąski katalog zamówień, które od 29 maja 2026 roku ustawa o ochronie ludności i obronie cywilnej wyłącza spod Prawa zamówień publicznych. Dotyczy to robót, dostaw i usług bezpośrednio służących ochronie ludności, na przykład schronieniu w budowlach ochronnych, łączności czy systemom ostrzegania. Udostępnianie ofert nie podlega tam przepisom Pzp o jawności protokołu, a zamawiający ma zapewnić przejrzystość i równe traktowanie. Kto prowadzi taki tryb, znajdzie omówienie w tekście o zamówieniach na schrony poza przetargiem.

#zamówieniapubliczne #udostępnianieofert #pzp #przetargi #zamawiający