Sytuacja powtarza się w małych jednostkach regularnie. Podmiot zobowiązany do stosowania ustawy nie ma zaplecza kadrowego ani doświadczenia proceduralnego, więc powierzenie przeprowadzenia postępowania trafia do gminy albo do innej jednostki, która takie procedury prowadzi na co dzień. Ustalenia zapadają szybko, pełnomocnictwo zostaje podpisane, a schody zaczynają się dopiero przy ogłoszeniu, bo trzeba wskazać zamawiającego, punkt kontaktowy, adres komunikacji elektronicznej i miejsce składania ofert.
Ustawa dopuszcza taki układ wprost. Zamawiający może powierzyć przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania własnej jednostce organizacyjnej albo osobie trzeciej w ramach pomocniczych działań zakupowych, a podmiot, który procedurę prowadzi, działa w imieniu i na rzecz zamawiającego jako jego pełnomocnik. Zamawiającym pozostaje ten, kto zamówienia udziela i kto zawrze umowę.
Pełnomocnik działa w imieniu zamawiającego, nie zamiast niego
Zakres umocowania wyznacza treść pełnomocnictwa oraz umowa łącząca strony, dlatego dokumenty te muszą rozstrzygać, czy powierzenie obejmuje samo przygotowanie, samo przeprowadzenie, czy oba etapy. Ustawa te dwie sfery rozróżnia, a piśmiennictwo przyjmuje, że zawarcie umowy w sprawie zamówienia nie mieści się już w postępowaniu, więc jeżeli pełnomocnik ma umowę podpisać, wymaga to odrębnego objęcia w treści umocowania.
Odpowiedzialność rozkłada się przy tym dwutorowo. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania odpowiada kierownik zamawiającego, a osoby, którym powierzono poszczególne czynności, odpowiadają w zakresie tego powierzenia. Przekazanie obsługi procedury nie zdejmuje więc ciężaru z jednostki, która zamówienia udziela, i ta jednostka nadal musi rozumieć, co dzieje się w jej postępowaniu.
Ogłoszenie unijne pokazuje nabywcę i usługodawcę osobno
Formularze stosowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej rozdzielają te role konstrukcyjnie. Osobne pole opisuje nabywcę i wypełnia się je danymi zamawiającego, a osobne pole opisuje usługodawcę wraz z rodzajem świadczonej usługi, przy czym instrukcja Urzędu Zamówień Publicznych traktuje tę pozycję jako fakultatywną.
Więcej praktycznej treści niosą pola dotyczące organizacji przyjmującej oferty oraz organizacji rozpatrującej oferty. Instrukcja wskazuje, że jeżeli oferty przyjmuje lub ocenia podmiot inny niż zamawiający w ramach pomocniczych działań zakupowych, w tych właśnie pozycjach podaje się dane tego podmiotu, po jego wcześniejszym zarejestrowaniu jako organizacji. Ogłoszenie w postępowaniu unijnym przekazuje zamawiający Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej i to zamawiający dokumentuje datę przekazania oraz przechowuje dowód, niezależnie od tego, czyje ręce wypełniały formularz.
Powierzenie przeprowadzenia postępowania w formularzu krajowym
Wśród praktyków krąży przekonanie, że w ogłoszeniu krajowym jedynym miejscem na informację o pełnomocniku pozostają informacje dodatkowe. Przepisy tego nie potwierdzają. Rozporządzenie określające zakres informacji w ogłoszeniach zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych wymienia dane podmiotu, któremu zamawiający powierzył prowadzenie postępowania, obejmujące nazwę, krajowy numer identyfikacyjny, adres oraz dane kontaktowe, a formularze zawierają odpowiadającą temu pozycję.
Czym innym pozostaje tryb przekazania ogłoszenia. Rozporządzenie wiąże go z zamawiającym zarejestrowanym w systemie teleinformatycznym, który przekazuje ogłoszenie po zalogowaniu się i wypełnieniu formularza. Rejestracja podmiotu, który zamówienia udziela, jest więc zadaniem do wykonania odpowiednio wcześnie, a nie przeszkodą, którą da się obejść opisem w treści ogłoszenia. Powierzenie przeprowadzenia postępowania porządkuje podział pracy, natomiast nie zastępuje formalności, jakie ustawa wiąże z osobą zamawiającego.
Zanim strony ustalą, kto wypełnia formularz, muszą ustalić rzecz wcześniejszą. Stowarzyszenie albo fundacja staje się zamawiającym publicznym dopiero po spełnieniu testu celu działalności oraz jednej z przesłanek dotyczących finansowania, nadzoru nad organem zarządzającym lub powoływania jego składu. Samo dofinansowanie zakupu ze środków publicznych statusu zamawiającego subsydiowanego nie tworzy, ponieważ ta kategoria obejmuje wyłącznie wskazane roboty budowlane oraz usługi z nimi związane, a dostawa poza nią pozostaje. Ustalenie, czy postępowanie w ogóle podlega ustawie, poprzedza wszystkie pytania o konta i pola formularza.
#noweprzetargi #zamowieniapubliczne #pzp #pelnomocnikzamawiajacego #ogloszenieozamowieniu
