Umowę podpisuje wydział merytoryczny, a odpowiedzialność za spóźniony wpis rozmywa się gdzieś między nim a zamówieniami publicznymi. Rejestr nie pyta, kto miał pamiętać.
Większość szkoleń o rejestrze umów kieruje się do osób zajmujących się zamówieniami publicznymi zawodowo. Tymczasem w typowej jednostce sektora finansów publicznych umowy powstają wszędzie. Podpisuje je wydział oświaty, dział techniczny, komórka promocji, sekcja gospodarcza. Każda z tych osób zawiera zobowiązania, które od pierwszego lipca podlegają publikacji, choć nikt z nich nie uważa się za specjalistę od procedur. Centralny rejestr umów dla merytorycznych staje się więc tematem, którego nie da się delegować w całości do jednej komórki.
Problem ujawnia się przy pierwszym opóźnionym wpisie. Umowa została zawarta w wydziale, informacja o niej dotarła do osoby odpowiedzialnej za publikację z tygodniowym poślizgiem, a termin biegnie od dnia zawarcia, nie od dnia, w którym ktoś sobie o niej przypomniał. Nikt nie działał w złej wierze. Po prostu pracownik merytoryczny nie wiedział, że jego drobna umowa w ogóle podlega zgłoszeniu, bo nie było w niej przetargu ani wysokiej wartości. Rejestr nie stosuje progu kwotowego, więc wpada do niego także to, co przez lata załatwiało się jednym pismem i fakturą.
Wiedza tam, gdzie powstaje umowa
Rozwiązaniem nie jest tworzenie kolejnej procedury wewnętrznej, której nikt nie przeczyta. Skuteczniej działa przekazanie konkretnej wiedzy tam, gdzie umowa faktycznie powstaje. Pracownik merytoryczny powinien rozpoznać, czy zawierane przez niego zobowiązanie podlega publikacji, wiedzieć jakie dane trzeba przekazać dalej i w jakim czasie zrobić to, żeby jednostka zmieściła się w terminie. Kiedy taką orientację ma osoba na początku łańcucha, obieg dokumentów przestaje być wyścigiem z kalendarzem.
Właśnie na tę potrzebę odpowiada szkolenie 15 lipca w Gdańsku, które prowadzi Michał Kunikowski. Zajęcia adresuje wprost do pracowników merytorycznych, więc język i przykłady krążą wokół ich codzienności, a nie wokół procedur przetargowych. Centralny rejestr umów dla merytorycznych zostaje rozłożony na proste instrukcje, co zgłosić, komu, kiedy i w jakim zakresie, bez zanurzania się w zawiłości, których ta grupa nie potrzebuje. Kto nie zdąży na Gdańsk, znajdzie ten sam temat 17 lipca w Szczecinie oraz 20 lipca w formule online, więc kalendarz daje kilka podejść do tego samego zagadnienia.
Warto potraktować to jako inwestycję w spokój całej jednostki. Kilka osób z komórek merytorycznych przeszkolonych dziś oznacza mniej telefonów z dopiskiem pilne w sierpniu, gdy urlopowe zastępstwa zaczną odsłaniać luki w obiegu informacji.
#noweprzetargi #centralnyrejestrumow #zamowieniapubliczne #szkoleniapzp #jsfp
