Zamawiający, który przygotowuje przetarg powyżej progów unijnych, często sięga po wymóg certyfikatu i szuka gotowego brzmienia w specyfikacjach innych jednostek. Cudzy zapis bywa dobrym punktem wyjścia, jeśli pasuje do własnego zamówienia. Certyfikat ISO w przetargu może bowiem pełnić dwie zupełnie różne role. Od wybranej roli zależy, kiedy wykonawca składa dokument, czy da się go uzupełnić i jak Izba oceni sam wymóg, gdy ktoś go zaskarży.

Wymóg wobec firmy i wymóg wobec produktu

Wymóg dotyczący samego wykonawcy zamawiający formułuje jako warunek udziału związany ze zdolnością techniczną lub zawodową. Spełnienie warunku potwierdza zaświadczenie niezależnej, akredytowanej jednostki certyfikującej. W ofercie wykonawca składa jedynie oświadczenie w jednolitym europejskim dokumencie zamówienia, a zamawiający wzywa do przesłania certyfikatu tego wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona. Gdy wymaga tego sprawny przebieg postępowania, zamawiający może zażądać dokumentów wcześniej. Od lipca 2026 roku wykonawca może też w ich miejsce przedstawić certyfikat wykonawcy zamówień publicznych, o ile ten obejmuje dany zakres.

Brak albo błąd w zaświadczeniu zwykle nie przekreśla oferty. Zamawiający wzywa do jego uzupełnienia lub poprawienia także wtedy, gdy specyfikacja o tym milczy. Wezwania nie będzie, jeśli oferta i tak podlega odrzuceniu albo postępowanie trzeba unieważnić, a drugiej szansy wykonawca nie dostanie.

Gdy certyfikat ma potwierdzać cechy oferowanego sprzętu, materiału albo usługi, zamawiający żąda dokumentu przedmiotowego. Może to być certyfikat jednostki oceniającej zgodność, sprawozdanie z badań albo etykieta. Wykonawca dołącza taki dokument do oferty. Uzupełnić go wolno tylko wtedy, gdy zamawiający przewidział to w ogłoszeniu lub specyfikacji, i tylko w razie braku albo niekompletności. Dokument kompletny, który nie spełnia wymogu aktualności, nie podlega już uzupełnieniu, bo jego poprawienie oznaczałoby złożenie zupełnie nowego dokumentu. Certyfikat produktu potwierdzający punktowane kryterium oceny ofert musi trafić do oferty od razu, ponieważ tego dokumentu zamawiający nie pozwoli uzupełnić.

Najwięcej sporów rodzi pomylenie tych ścieżek. Norma ISO 9001 opisuje sposób zarządzania organizacją, a nie właściwości towaru. Gdy certyfikat ISO w przetargu ma potwierdzać jakość dostarczanego produktu, zamawiający opiera wymóg na dokumencie, który o samym produkcie mówi niewiele.

Proporcjonalność i miejsce na równoważne dowody

Certyfikat ISO w przetargu musi pozostawać w związku z przedmiotem zamówienia i odpowiadać jego skali. Izba oddaliła odwołanie firmy, która uznała za przesadę żądanie certyfikatów jakościowego, środowiskowego i bezpieczeństwa pracy albo równoważnych przy odbiorze odpadów medycznych. Zupełnie inaczej oceniła pakiet pięciu certyfikatów żądanych od drukarni dokumentów publicznych. Zamawiający nie potrafił wyjaśnić, czemu służy część z nich, a jedna z norm dotyczyła innej kategorii dokumentów niż te, które kupował. Izba nakazała wykreślić dwie normy i zostawiła jakościową oraz środowiskową. Zamawiający, który przed ogłoszeniem opisze w dokumentacji, do czego potrzebuje każdego certyfikatu, zyskuje mocny argument na wypadek odwołania.

Równoważność to obowiązek, a nie gest dobrej woli. Zamawiający przyjmuje certyfikat wydany przez inną równoważną jednostkę, także z innego państwa Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Wykonawca, który z przyczyn od siebie niezależnych nie zdążył uzyskać certyfikatu, może innymi dokumentami wykazać, że jego system zarządzania odpowiada wymaganej normie. Przy dokumentach dotyczących produktu taką rolę pełni zwykle dokumentacja techniczna producenta. Te zasady szczegółowo omawia komentarz Urzędu Zamówień Publicznych do przepisu o zdolności technicznej lub zawodowej.

Sama formułka „lub równoważne” niewiele daje, gdy specyfikacja milczy o tym, co zamawiający uzna za równoważne. Izba nakazała kolejowemu zamawiającemu, który wymagał certyfikatu branżowego dla zamawianej usługi, dopisać możliwość złożenia certyfikatu równoważnego i opisać, jak oceni równoważność. Ta zasada ma jednak swoje granice. Wykonawca, który złożył dokładnie taki dokument, jakiego żądano, tylko z niewłaściwą datą, nie obroni się argumentem o dowodzie równoważnym.

KIO 1322/21, wyrok z 26 maja 2021 r. Kolejowy zamawiający wymagał certyfikatu branżowego dla zamawianej usługi bez dopuszczenia równoważnego. Izba nakazała dopisać możliwość złożenia certyfikatu równoważnego i opisać zasady oceny równoważności.

KIO 3259/24, wyrok z 1 października 2024 r. Szpital wymagał od odbiorcy odpadów medycznych certyfikatów ISO 9001, ISO 14001 i ISO 45001 lub równoważnych. Izba oddaliła odwołanie wykonawcy, który kwestionował ten wymóg.

KIO 3902/24, wyrok z 12 listopada 2024 r. Zamawiający żądał od drukarni pięciu certyfikatów i nie przedstawił racjonalnych powodów części z nich. Izba nakazała usunąć z warunku ISO 14298 i ISO 45001, pozostawiając ISO 9001 i ISO 14001.

KIO 9/24, wyrok z 23 stycznia 2024 r. Kompletny dokument przedmiotowy, który nie spełnia wymogu aktualności, nie podlega uzupełnieniu. Wykonawca nie może też zastąpić go argumentem o dowodzie równoważnym.

Zapis w specyfikacji, który obroni się przed Izbą

Dobry zapis zaczyna się od wskazania, czego wymóg dotyczy. Przy warunku udziału zamawiający podaje normę, zakres certyfikacji powiązany z przedmiotem zamówienia i wymóg akredytacji jednostki. Obok dopisuje zgodę na certyfikaty równoważne i inne dowody równoważnych środków zarządzania jakością. Ten sam warunek musi znaleźć się w ogłoszeniu, bo wykonawców nie wolno oceniać według wymagań tam nieujawnionych. Roku wydania normy lepiej nie wpisywać na sztywno, ponieważ kolejne edycje norm zarządzania wchodzą z okresami przejściowymi.

Specyfikacja powinna też mówić, na jaki dzień certyfikat ma być ważny. Dokumenty dotyczące wykonawcy muszą być aktualne na dzień ich złożenia, a przy dokumentach dotyczących produktu najbezpieczniej wymagać ważności na dzień składania ofert. Obowiązek utrzymania certyfikatu przez cały czas realizacji lepiej przenieść do projektu umowy. Przy konsorcjum zamawiający może zastrzec, że certyfikat ma ten członek, który wykona część objętą systemem jakości, jeśli uzasadnia to charakter zamówienia. Gdy wykonawca opiera się na zasobach innego podmiotu, firma z certyfikatem powinna rzeczywiście realizować odpowiedni zakres prac.

Certyfikat wydany na papierze wykonawca składa jako cyfrową kopię poświadczoną za zgodność, a dokument w języku obcym razem z tłumaczeniem na polski, chyba że zamawiający dopuścił inny język.

Certyfikacja wykonawców zamówień publicznych, dostępna od lipca 2026 roku, to zupełnie inny instrument. Potwierdza brak podstaw wykluczenia albo zdolność do wykonania zamówienia i zastępuje dokumenty tylko w zakresie, który obejmuje. Certyfikaty zdolności dla robót budowlanych zależą od rozporządzenia planowanego na początek 2027 roku, a dla dostaw i usług ustawa otwiera tę drogę dopiero we wrześniu 2029 roku. Szczegóły opisujemy w tekście o tym, jak nowy system certyfikacji wykonawców zmienił pracę zamawiających.

#zamówieniapubliczne #przetargi #certyfikatiso #swz #pzp