Postępowanie na usługę sprzątania. Siedem ofert, wszystkie na zbliżonym poziomie cenowym. I wszystkie o ponad 30% poniżej szacunku zamawiającego. Siedmiu niezależnych przedsiębiorców wyceniło zamówienie niemal identycznie, a jedyna rozbieżność dotyczy relacji ich cen do szacunku. To nie ceny są zbyt niskie. To szacunek był zbyt wysoki.
W zamówieniach publicznych przywykliśmy do odwrotnego problemu. Zwykle to niedoszacowanie spędza sen z powiek, bo prowadzi do obejścia progów, zastosowania łagodniejszego trybu albo braku ofert. O niedoszacowaniu pisze się dużo, bo jego konsekwencje są natychmiastowe. Przeszacowanie zdarza się rzadziej i dlatego jest słabiej rozpoznawane w praktyce, ale gdy już się pojawia, stawia zamawiającego w sytuacji proceduralnie kłopotliwej. Przepisy nakazują bowiem wezwać do wyjaśnień rażąco niskiej ceny każdego wykonawcę, którego oferta jest o ponad 30% niższa od szacunku. W opisanej sytuacji oznaczałoby to wysłanie siedmiu wezwań, analizę siedmiu kompletów wyjaśnień z dowodami i realne ryzyko, że któryś z wykonawców złoży wyjaśnienia uznane za niewystarczające, co zmusi zamawiającego do odrzucenia oferty, która była całkowicie rynkowa.
Tyle że problem nie leży po stronie wykonawców. Problem leży po stronie zamawiającego, który nie zrobił wystarczającego rozeznania rynku.
Najczęstszym powodem jest mechaniczne przenoszenie wartości z poprzedniej umowy. Zamawiający bierze kwotę z dotychczasowego kontraktu, powiększa o wskaźnik inflacji i traktuje wynik jako szacunek. Rynek usług sprzątania nie podąża jednak za ogólną inflacją — sektor przeszedł konsolidację, duże firmy osiągają efekty skali i oferują ceny niższe niż wynikałoby z prostego przeliczenia historycznych kwot. Drugim powodem jest zawyżona kalkulacja pracochłonności. Branża stosuje konkretne normy wydajnościowe, a zamawiający, który ich nie zna i przyjmuje dwukrotnie większe zapotrzebowanie kadrowe, automatycznie zawyża szacunek kosztów pracy. Trzecim powodem jest pozorne rozeznanie rynku, czyli wysłanie ogólnikowego zapytania cenowego bez opisu zakresu usługi. Wykonawca, który nie wie dokładnie czego się od niego oczekuje, wycenia z dużym zapasem, a zamawiający traktuje tę zawyżoną wycenę jako punkt odniesienia.
Na szczęście ustawa PZP przewiduje na to rozwiązanie. Art. 224 ust. 2 pkt 1, który nakłada obowiązek wezwania do wyjaśnień, zawiera jednocześnie klauzulę wyłączającą — zamawiający nie musi wzywać, jeśli rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia. Oficjalny eKomentarz Urzędu Zamówień Publicznych podaje przeszacowanie wartości zamówienia jako wprost modelowy przykład takiej okoliczności. Gdy siedmiu niezależnych wykonawców wycenia zamówienie na zbliżonym poziomie, oczywistość jest bezdyskusyjna — to szacunek był zawyżony, nie ceny zaniżone.
W praktyce zamawiający powinien sporządzić notatkę służbową, w której zestawia szacunek z cenami ofert, stwierdza okoliczność oczywistą i wskazuje przyczynę zawyżenia. Taka notatka jest wystarczającym zabezpieczeniem na wypadek kontroli. Samo przeszacowanie, w odróżnieniu od niedoszacowania, nie jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych, bo nie prowadzi do obejścia progów stosowania ustawy. Organy kontroli mogą co najwyżej podnieść zarzut braku gospodarności, ale to zastrzeżenie organizacyjne, nie sankcja. Znacznie poważniejszym ryzykiem jest paradoksalnie wezwanie do wyjaśnień tam, gdzie nie było to potrzebne, bo może skończyć się odrzuceniem prawidłowej oferty.
Gdy wszystkie oferty są poniżej szacunku, a jednocześnie spójne cenowo między sobą, zamawiający nie stoi przed problemem rażąco niskiej ceny. Stoi przed konsekwencją własnego niedostatecznego rozeznania rynku. Wniosek na przyszłość jest prosty — wstępne konsultacje rynkowe, analiza porównywalnych postępowań i kalkulacja kosztów oparta na aktualnych danych zamiast mechanicznego przenoszenia wartości z poprzedniej umowy.
#zamówieniapubliczne #przetargi #pzp #rażąconiskacena #szacowaniewartości #przeszacowanie #art224pzp #zamawiający #wykonawca #usługisprzątania #noweprzetargi #zamówienia2026 #okolicznościoczywiste #rozeznanierynku #niedoszacowanie
